Więcej, dalej, lepiej, wyżej, mocniej… to są określenia, które najczęściej towarzyszą planowaniu celów dla biznesu na kolejne okresy. Czasem pojawia się „utrzymanie na obecnym poziomie” traktowane jako minimalne oczekiwanie od siebie i przychodzącej rzeczywistości. A co z „wystarcza-jąco”, a co z „maksymalnie”? 
 
Dobrostan pracodawcy
 
Czy wśród Waszych planów dotyczących biznesu znalazł się Wasz dobrostan?

W małych i średnich firmach w polskiej rzeczywistości właściciele firm najczęściej aktywnie w nich pracują. Zarządzają całą organizacją pracy i podejmują wszystkie kluczowe decyzje. Cała firma spoczywa na ich barkach. Każdy z pracowników potrzebuje konsultować bardziej i mniej ważne decyzje. Kluczowi klienci zwracają się często do nich bezpośrednio bez względu na porę dnia (a czasem i nocy).

Nest Bank przygotował raport oparty na badaniu prawie 1.000 przedsiębiorców (źródło https://nestbank.pl/zdrowie). Raport z badania wskazuje, że prawie wszyscy mikroprzedsiębiorcy (96 proc.) czują się przeciążeni pracą. Pracują bez przerw na chorowanie (60 proc. nie idzie na zwolnienie mimo choroby) i na odpoczynek (56 proc. nie bierze dłuższych urlopów z obawy o sytuację w firmie). Prawie 50  proc. z nich jest pod telefonem przez całą dobę, a 43 proc. odbiera telefony i odpisuje na służbowe maile, będąc na wakacjach. 39 proc. właścicieli mikrofirm zaniedbuje sen ze względu na konieczność realizacji zadań.

Według raportu 70 proc. właścicieli mikroprzedsiębiorstw uważa, że jako szefowie odpowiadają za wszystko, a 68 proc. uważa, że nikt nie wykona lepiej obowiązków od nich.  Odpowiedzialność za przyszłość firmy, a więc swoją i zatrudnianych pracowników towarzyszy im cały czas. A to wywołuje poczucie stresu, obciążenie lękiem i obniżony nastrój.

Ogromny wpływ na to poczucie ma niepewność dotycząca systemu prawnego i zmian w przepisach, które w naszej rzeczywistości, spotykają nas prawie codziennie. W takiej sytuacji i z takim obciążeniem trudno działać efektywnie i realizować bardzo ambitne plany.
 
Jak zadbać o siebie
 
Jak wobec tego właściciel mikro, małej lub średniej firmy może zadbać o siebie?

Każdy, kto kiedykolwiek interesował się zagadnieniem efektywności, planowania czy też zarządzania czasem wie, że najważniejsze to zaplanować. Szefie, szefowo, jeśli Twojego dobrostanu nie ma na liście priorytetów to zawsze zadbanie o siebie i odpoczynek będą „spadać” z harmonogramu, wypierane przez to czemu priorytet świadomie nadałaś/nadałeś.

Pracując z właścicielami małych i średnich firm, często słyszę, że są zmęczeni ciągłym byciem w pracy, byciem dostępnym. Co ciekawe, coraz częściej, Ci sami właściciele mówią o konieczności organizacji pracy w firmie w taki sposób, aby ich pracownicy nie czuli się przeciążeni i mieli zapewnioną możliwość zadbania o siebie nie tylko na polu zawodowym, ale również prywatnym.

Często działania na rzecz przyjaznego środowiska pracy w firmie wymusza rynek pracy. Brak lub niedobór w określonych grupach pracowników wymusza na organizacjach przedstawianie konkurencyjnych warunków pracy dla nich. A dziś ta konkurencyjność często opiera się na działaniach z obszaru wellbeingu. Zamiast jednak przekładać się to na całą kulturę pracy w firmie, często dotyczy tylko części pracowników.

A co gdyby tak w planie na 2025 uwzględnić również dobrostan właściciela firmy? Co musiałabyś/musiałbyś zrobić jako przedsiębiorca, żeby pozwolić sobie na komfort pracowania krócej. Żeby mieć czas na swój własny rozwój, odpoczynek i zajęcia poza zawodowe?

W pierwszym etapie warto zastanowić się, jak Twoja firma ma wyglądać za kilka lat. I czy na pewno potrzebujesz, żeby z każdym rokiem rosła liczba pracowników, usług czy klientów? Jaki przychód będzie dla Ciebie satysfakcjonujący? Do czego potrzebujesz dojść jako przedsiębiorca, żeby móc powiedzieć, że odniosłaś/odniosłeś sukces. Innymi słowy, jak zarabianie na Twoim biznesie, przełoży się na Twoje cele prywatne. Co chcesz zrealizować dzięki zarabianiu na swoim biznesie? Co, oprócz Twojej firmy, jest Twoim celem w życiu? To szereg pytań, na które warto odpowiedzieć sobie i przejrzeć jeszcze raz cele na 2025 r.
 
Zarządzanie czasem
 
Kiedy już będziesz wiedzieć, co poza pracą, jest dla Ciebie ważne, łatwiej Ci będzie postawić granice np. czasu, który przeznaczysz na realizację zadań zawodowych. Wyznacz sobie konkretne godziny pracy i przerwy. Staraj się nie odbierać telefonów od klientów i współpracowników poza ustalonym czasem.

Wprowadź do swojego kalendarza, w godzinach przeznaczonych na pracę czas na pracę własną, koncepcyjną. Jeśli tego nie zrobisz, zawsze te zadania będą zostawać na wieczór lub wczesny poranek, czyli czas, który powinien być przeznaczony na relaks i ładowanie akumulatorów.

Zarządzanie czasem to określenie bardzo złudne. Nie mamy wpływu na to jak szybko biegnie, a upychanie coraz większej ilości zadań w 6 czy 8 godzinach rzadko przynosi oczekiwane korzyści.

Dlatego, w kolejnym etapie, warto zastanowić się nad strukturą organizacyjną firmy. Dokonać analizy wszystkich procesów, które w niej przebiegają i kompetencji, które są niezbędne do ich właściwego obsłużenia. Wtedy możesz zastanowić się jakie zadania można zautomatyzować, a które oddelegować.
 
Automatyzacja
 
Automatyzacja procesów w małej firmie może znacznie zwiększyć efektywność, ograniczyć błędy oraz pozwolić jej właścicielowi skupić się na strategicznych aspektach działalności. Jest wiele obszarów, w których można użyć prostych i często bezpłatnych narzędzi, które wykonają za Ciebie rutynowe czynności.  

1. Zarządzanie klientami (CRM) – wybierając odpowiednią aplikację, możesz w łatwy sposób automatyzować: kontakty z klientami (np. wysyłka przypomnień o usługach, fakturach), śledzić historię kontaktów z klientami i planować kolejne działania. A dzięki temu usprawnić proces sprzedaży.
2. Fakturowanie i finanse –  możesz automatycznie generować faktury i wysyłać je do klientów, zintegrować z systemami płatności online i księgowością, ustawić przypomnienia o zaległych płatnościach.
3. Zarządzanie projektami i zadaniami  – jest wiele aplikacji, dzięki którym zorganizujesz zadania w formie tablic, list lub kalendarzy. Automatycznie przypiszesz zadania do pracowników i będziesz mógł śledzić postępy. Ustawisz powiadomienia o nadchodzących terminach.
4. Komunikacja wewnętrzna i z klientami – szereg rozwiązań pomoże Ci usprawnić przepływ informacji w zespole. Możesz ustawić automatyczne odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania klientów. Możesz zaplanować komunikację cykliczną (np. wysyłka ofert i przypomnień o terminach w określonym czasie).
5. Obsługa zapytań i rezerwacji – klienci mogą samodzielnie rezerwować terminy usług, co oszczędza Twój czas. Możesz ustawić automatyczne przypomnienia o terminach i zintegrować je z kalendarzem firmowym.

Wymienione obszary, to przykłady tego co można zautomatyzować. W zależności od profilu działalności można zaoszczędzić wiele czasu dzięki ułożeniu procesów. Bardzo pomocna w tym zakresie staje się sztuczna inteligencja oraz narzędzia nią wspierane. Już dziś, żeby dobrać narzędzie najlepiej dopasowane do swoich potrzeb, nie musisz przeszukiwać wielu stron internetowych i spotykać się na prezentacjach różnych rozwiązań. Wystarczy, że dobrze opiszesz swoje potrzeby, a chat GPT pomoże Ci wybrać jedno lub dwa najlepiej dopasowane narzędzia.
 
Delegowania
 
Automatyzacja to delegowanie rutynowych zadań aplikacji lub robotowi, który zrobi te zadania dokładnie tak, jak je zaplanujesz, w czasie jaki na to wybierzesz. Zadania wymagające kreatywności i podejmowania bardziej skomplikowanych decyzji warto delegować pracownikom.

Delegowanie zadań może być wyzwaniem z wielu powodów, zarówno dla właścicieli firm, menedżerów, jak i samych pracowników. Jak już wspominałam wcześniej, wielu właścicieli firm jest przekonana, że jeśli coś ma być zrobione dobrze, to muszą to zrobić sami. Dodatkowo często mają poczucie, że szybciej i sprawniej będzie wykonać zadanie samodzielnie, niż tłumaczyć je komuś innemu. W konsekwencji, krótkoterminowo być może oszczędzają swój czas, ale długoterminowo odczuwają przeciążenie pracą. Często również właściciele zatrzymują decyzje dla siebie, ponieważ delegowanie ich na pracowników postrzegają jako ryzyko utraty wglądu w bieżące działania firmy.

Ryzyko związane z delegowaniem zadań jest rzeczywiste jeśli:

• brakuje precyzyjnego określenia, co, jak i kiedy ma być wykonane,
• nieuwzględniane są kompetencje i mocne strony pracowników,
• brakuje narzędzi do monitorowania zadań.

Jak sobie z tym radzić?

• rozwijaj zaufanie: zaczynaj od delegowania mniej ryzykownych zadań i stopniowo zwiększaj poziom odpowiedzialności pracowników,
• twórz jasne procedury: ustal standardy wykonania zadań, aby uniknąć nieporozumień,
• inwestuj w rozwój pracowników: zapewnij szkolenia i wsparcie, aby zwiększyć kompetencje i pewność siebie.
• ustalaj oczekiwania: komunikuj jasno, co chcesz osiągnąć i w jaki sposób będziesz mierzyć efekty.
• monitoruj postępy: korzystaj z narzędzi do śledzenia zadań, ale unikaj mikrozarządzania.

Delegowanie to umiejętność, którą można rozwijać, a jej opanowanie jest kluczowe, aby zredukować przeciążenie pracą i skupić się na najważniejszych celach firmy. A wśród tych celów powinno się znaleźć zadbanie o najważniejszy zasób firmy – czyli jej właściciela. Sprawdźcie, czy macie taki cel na 2025 r.

Autorka: ekspertka ds. HR w małych i średnich organizacjach. Buduje zdrowe i efektywne środowiska pracy. Wraz z zespołem konsultantów w Lu-Bi Outsourcing HR www.lu-bi.pl wspieramy właścicieli i zarządy w planowaniu i realizacji polityki zarządzania ludźmi. Układamy procesy HR do potrzeb MŚP