Postępująca cyfryzacja administracji państwowej sprawia, że wizyty w urzędach nie są już koniecznością. Możliwość zdalnego sfinalizowania spraw przez platformy typu e-Urząd Skarbowy, eZUS (do niedawna ZUS PUE) czy biznes.gov.pl to spore ułatwienie dla wszystkich przedsiębiorców. W najbliższych latach zaczną też obowiązywać e-Doręczenia, dzięki czemu odbiór listu poleconego będzie możliwy online.
Innym ważnym etapem ma być reforma KSeF, która wprowadza digitalizację faktur i nowy wzór – e-fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML. Faktury papierowe oraz dokumenty elektroniczne, np. pliki PDF, nie spełniają wymogów ustawy.
Nastąpiło jednak przesunięcie terminu wprowadzenia obowiązku KSeF, ponieważ nie wszystkie małe firmy były gotowe na tę zmianę. Ostatecznie KSeF wejdzie w życie w 2026 r. i nie ominie żadnego przedsiębiorcy, ale nowe przepisy już powinny motywować właścicieli firm i jednoosobowych działalności gospodarczych do podjęcia konkretnych kroków w zakresie cyfryzacji dokumentów księgowych.
Reforma KSeF jest nieunikniona, tymczasem znaczna część małych firm wciąż zwleka z wprowadzeniem jej założeń. Zmiany wiążą się z koniecznością dostosowania systemów informatycznych, a w szczególności oprogramowania księgowego do wymogów nowych przepisów. Firmy, które zrobią to przed 2026 rokiem, unikną chaosu, a nawet paraliżu.
Pomimo wydawać by się mogło odległego terminu wprowadzenia tej reformy, na rynku jest już kilka firm oferujących aplikację do wystawiania faktur przygotowanych na KSeF. Jako eksperci księgowi z wieloletnim stażem nie możemy pozwolić sobie na czekanie na ostatnią chwilę. Nasze systemy są już przystosowane i stale monitorujemy wszelkie zmiany w tym temacie, aby zapewnić klientom bieżącą aktualizację.
Digitalizacja dokumentów i wirtualne archiwa
Plusem planowanych zmian jest zwolnienie przedsiębiorców z obowiązku przechowywania faktur. Zadanie to przejmie wirtualne archiwum dostępne w ministerialnej chmurze, gdzie przesyłane faktury będą widoczne przez kolejne 10 lat. Jednocześnie z półek właścicieli firm i księgowych znikną ciężkie segregatory. Niezależnie od tego, małe firmy powinny digitalizować wszelkie dokumenty i przechowywać je w bezpiecznej lokalizacji już teraz.
Pożar, zalanie, czy nawet dewastacja biura to sytuacje, na które nie mamy większego wpływu, a mogą być powodem sporych kłopotów. Dostęp do ważnych umów i innych firmowych dokumentów zapewniają np. e-segregatory. Przedsiębiorca może określić, który pracownik ma do nich dostęp i dowolnie modyfikować te uprawnienia. Odnalezienie potrzebnego w danej chwili pliku odbywa się sprawnie i szybko. Każdemu przedsiębiorcy polecam to rozwiązanie.
Zdalna obsługa księgowa
Wraz z transformacją cyfrową zmienia się także oblicze polskiej księgowości. Małe firmy nie muszą korzystać z tradycyjnych biur rachunkowych. Zdalna obsługa księgowa pomału staje się standardem. Automatyzacja procesów księgowych i możliwość korzystania z narzędzi do zdalnego przesyłania dokumentów sprawia, że e-księgowość to wygodne i pewne rozwiązanie.
Zdalna obsługa księgowa jest korzystna dla małych firm, ponieważ wraz z opieką księgowego prowadzącego otrzymują także dostęp do nowoczesnego systemu. Oprócz wymiany dokumentów, jego użytkownicy zyskują też całodobowy podgląd online faktur, kosztów i deklaracji. Dostawca usługi dba nie tylko o prawną stronę proponowanych rozwiązań, ale także o ich aspekty techniczne. Wszelkie aktualizacje, np. te, które narzuca reforma KSeF, są na bieżąco wdrażane do takiego systemu.
Elektroniczna wymiana dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów to nie nie tylko udogodnienie na linii podatnik – administracja państwowa czy firma – księgowy. Technologia EDI (electronic data interchange), czyli elektroniczna wymiana danych, ułatwia współpracę pomiędzy firmami. Przedsiębiorcy, którzy chcą skutecznie konkurować z większymi firmami, powinni wprowadzić odpowiednie standardy technologiczne. Ich zachowanie pozwala na wymianę danych pomiędzy firmami o różnej wielkości. Wiąże się także z oszczędnością czasu i większą wydajnością.
Przyspieszenie współpracy dzięki narzędziom online
Małe firmy muszą dostosować środowisko pracy do szybko zmieniających się wymagań rynku. W tym celu warto postawić na platformy do pracy zdalnej lub współpracy online, aby rozszerzyć swoje możliwości w tym zakresie. Ważne pliki warto udostępnić w chmurze, a pracownicy mogą korzystać z aplikacji ułatwiających zdalną współpracę z kontrahentami.
Co ważne, rozwiązania te są łatwo dostępne dla niewielkich firm, nieposiadających rozbudowanego działu IT. Nawet giganci technologiczni z Doliny Krzemowej udostępniają podstawowe funkcjonalności zupełnie za darmo bądź za niewielką opłatą. Wystarczy zadbać o podstawowe kompetencje zespołu, aby wdrożyć cyfrowe środowisko pracy u siebie w firmie, albo poszukać usługodawcy, któremu zleci się to zadanie.
Optymalizacja procesów biznesowych
Sztuczna inteligencja ma szereg różnych zastosowań. Pozwala pracować szybciej i wydajniej, co przydaje się w małych firmach zatrudniających mniejszą liczbę pracowników. Dzięki AI można m.in. zautomatyzować rutynowe zadania, np. odpowiadanie na zapytania klientów, generowanie treści marketingowych, czy analiza danych sprzedażowych i na podstawie wyników opracowywać nowe strategie.
Przemysł 4.0
Transformacja cyfrowa dotyczy również sfery produkcyjnej i wbrew obiegowej opinii nie ogranicza się jedynie do dużych zakładów czy korporacji. Automatyzacja procesów możliwa jest także w małych firmach. W dobie czwartej rewolucji przemysłowej firmy korzystają z technologii IoT (Internet of Things), pozwalającej na sterowanie systemem narzędzi elektronicznych zdalnie, bez ingerencji człowieka. Inteligentna produkcja to szansa na poprawę wydajności każdej firmy.
Przeszkody na drodze cyfryzacji
Obawy małych firm dotyczą najczęściej wysokich kosztów cyfryzacji. Z jednej strony przedsiębiorcy rozumieją konieczność zmian w tym zakresie, a z drugiej nie chcą inwestować w nowe rozwiązania. Z pomocą przychodzą fundusze europejskie. Małe firmy mogą skorzystać z unijnych programów wsparcia na lata 2021-2027.
W ich ramach finansowane są między innymi inwestycje na transformację cyfrową, w tym także na modernizację systemów informatycznych i zapewnienie cyberbezpieczeństwa. Dotacje na innowacje ulokowane są w programach wojewódzkich, lokalnych i krajowych.
Kolejnym zmartwieniem małych firm są niskie kompetencje cyfrowe pracowników, którzy nie mają wystarczających umiejętności, by wdrożyć bądź nawet korzystać z nowoczesnych technologii. Oznacza to, że niezbędne są szkolenia lub zatrudnienie odpowiednio wykwalifikowanej kadry.
Dlatego tak ważne jest uświadamianie właścicieli małych firm o konieczności wprowadzenia nowoczesnych technologii. Wdrażanie innowacji cyfrowych to proces, który może wydawać się skomplikowany, ale dzięki odpowiednim narzędziom możliwy do zrealizowania niewielkim nakładem i w krótkim czasie. Większa konkurencyjność na rynku i nowe możliwości rozwoju to wymierne korzyści cyfryzacji, o których musi pamiętać każdy polski przedsiębiorca.
Autor: Lider zespołu ekspertów ds. podatków i ubezpieczeń, CashDirector SA
