Właśnie, efektywność! Z tym połączona jest, chociażby terminowość, a co kiedy nasz członek zespołu wykazuje postawę, która jest odzwierciedleniem myśli kotłujących się w jego głowie „nie chce mi się”, „później”, „zrobię to jutro”, a potem przekłada swoją pracę na… później.

Każdy menedżer wie, że o ile takie sytuacje zdarzają się sporadycznie, nie ma w tym nic niepokojącego – jest to zupełnie naturalna reakcja organizmu na zmęczenie. Problem powstaje, gdy takie przekładanie zadań na później stanowi trwały i powtarzający się mechanizm działania. Mamy wtedy do czynienia ze zjawiskiem określanym jako prokrastynacja, a to jest już niepożądane zjawisko dla niego, zespołu i całej firmy.
 

Czym jest prokrastynacja?
 

Z czym mamy do czynienia – z lenistwem czy czymś innym? Prokrastynacja to celowe i dobrowolne zwlekanie z realizacją zaplanowanych czynności, mimo świadomości pogorszenia swojej sytuacji. Dlaczego nie jest tym samym co lenistwo? Otóż lenistwo to robienie czegoś na minimum albo nierobienie niczego. Może mieć charakter przewlekły lub epizodyczny, a osoba leniwa nie ma wyrzutów sumienia związanych z opóźnieniami.

Prokrastynacja to natomiast intensywna praca… tyle że wykonywana na ostatnią chwilę. Przesuwanie zadań na później, odraczanie i praca tuż przed deadlinem, ze świadomością, że można było to zrobić szybciej, efektywniej i lepiej. Prokrastynacji towarzyszy silny stres i uczucie wyrzutów sumienia, które z kolei obniżają zdolność koncentracji i powodują dalsze opóźnienia w realizacji planów. I tak koło się zamyka. Prokrastynacja jest zjawiskiem stosunkowo częstym, szacuje się, że dotyka około 20 proc. dorosłych ludzi.

Jakie są przyczyny prokrastynacji? Z fizjologicznego punktu widzenia, za zjawisko odpowiada rywalizacja pomiędzy układem limbicznym w mózgu (odpowiedzialnym za odczuwanie emocji i przyjemności) z korą przedczołową (odpowiedzialną za procesy planowania). Powodów, dla których prokrastynujemy jest wiele, często są to zaburzenia osobowości, zaburzenia depresyjne, lękowe, ADHD, ale też problemy w życiu prywatnym i zawodowym.
 

Pięć lęków
 

Psychologia wyróżnia pięć lęków odpowiedzialnych za prokrastynację:

• przed porażką – odkładanie obowiązków do momentu, kiedy jest za późno, aby je wykonać, co traktuje się jako usprawiedliwienie na wypadek niepowodzenia; osoba w takiej sytuacji nie potrafi zabrać się do pracy bez myślenia o tym, że będzie oceniany; takie zachowanie przejawiają osoby, które nie wierzą w siebie,
• przed sukcesem – odkładanie obowiązków związane jest z obawą, że sukces pociągnie ze sobą oczekiwania, którym będzie trudno sprostać lub wywoła zazdrość u innych ludzi, przez co osoba wykazująca taki lęk stara się nie wyróżniać,
• przed bezradnością – odkładanie obowiązków związane jest z potrzebą kontrolowania wszystkiego, a takie zachowanie może wynikać z chęci rewanżu, autonomii, potwierdzenia swojej niezależności,
• przed izolacją – odkładanie obowiązków związane jest z potrzebą ciągłego doradzania, opiekowania się, kierowania; taka osoba lubi, kiedy ktoś podejmuje za nią decyzje,
• przed intymnością – osoba z takim lękiem odkłada obowiązki z obawy przed samotnością, jest przekonana, że ludzie nie będą wystarczająco obecni w jej życiu, jeśli będzie dobrze sobie radził, bądź z obawy przed bliskością, bo uważa, że ludzie zobaczą jej wady i ją odrzucą.

Do przyczyn problemów należą też:

Niewłaściwe planowanie
Dzieje się tak, gdy na wykonanie danego zadania przeznaczono za dużo czasu i ze względu na odległy termin realizacja zadania odkładana jest co chwila na później, bo przecież „jest jeszcze czas”.

Trudność zadania
Zbyt duże lub ambitne zadania są częściej odkładane na później, niż mniejsze i prostsze, ponieważ pojawia się obawa, czy damy sobie z tym radę. Ci, którzy rozbijają duże zadanie na mniejsze części i krok po kroku chcą je zrealizować, rzadziej ulegają pokusie odłożenia go w czasie.

Brak wiary we własne możliwości
Brak wiary w siebie lub zbyt krytyczne podejście do własnej osoby sprawia, że wielu z nas boi się przystąpić do próby realizacji zadania i odkłada je w nieskończoność.

Surowe wychowanie
Prokrastynacja może być pasywno-agresywną formą buntu, jeśli w dzieciństwie obowiązywały kogoś sztywne i surowe zasady, którym nie można było się sprzeciwić. W tym przypadku prokrastynacja to próba wyłamania się z zasad, które kiedyś zbyt mocno uwierały.

Perfekcjonizm
Także perfekcjoniści, którzy kochają robić wszystko dobrze, doświadczają prokrastynacji. Perfekcjonizm, chcąc wykonać dane zadanie jak najlepiej, odkłada je, obawiając się, że jeszcze nie jest na nie wystarczająco przygotowany.

Problemy z koncentracją
One również mogą przyczyniać się do odkładania wykonania zadania na później.
 

Te sposoby myślenia sprzyjają prokrastynacji!
 

To jest trudne!
Zakładając, że coś jest trudne mamy tendencję do zwlekania i odkładania tego na później.
To jest łatwe!
Odwrotna sytuacja. Jeżeli uważamy coś za łatwe, wpadamy w pułapkę myślenia, że zrobimy to szybko i przyjemnie, można więc zostawić to na później.
Nie zrobię tego dobrze!
Takie myślenie wiąże się z chęcią uniknięcia porażki.
Zamiast wykonać zadanie, wolimy je odkładać, by nie musieć konfrontować się z lękiem przed porażką.
Muszę zrobić to idealnie!
To myślenie podobne do wcześniejszego, gdy boimy się porażki, jednak w tym przypadku perfekcjonizm i chęć wykonania zadania jak najlepiej utrudniają lub uniemożliwiają jego wykonanie.
Nie mam siły/nie mogę się skupić!
Problemy z koncentracją i skupieniem są częstym powodem odkładania rzeczy na później.

W mechanizmie prokrastynacji można zaobserwować następujące elementy:

• odłożenie działania na później przynosi poprawę samopoczucia, ulgę i radość związaną z niepodejmowaniem go od razu,
• pojawia się myśl, że zaoszczędzony czas można przeznaczyć na bardziej przyjemne zadania, złudzenie, że jutro będzie lepiej wykonać odłożone obowiązki,
• uświadomienie sobie konieczności realizacji zadania wywołuje nerwowość, strach i jest źródłem stresu; pojawia się poczucie, że zostało za mało czasu na wykonanie planowanej czynności tak, jak należy.

Jak walczyć z prokrastynacją?
 

Prokrastynacja to niejako nawyk, który powielamy przez dłuższy czas. Nie możemy więc spodziewać się, że uda nam się go pokonać w ciągu kilku dni. Walka z prokrastynacją to trudne i pracochłonne zadanie. Przede wszystkim musimy uświadomić sobie nasz wzorzec funkcjonowania. Warto na tym etapie sprawdzić nasze priorytety życiowe i zastanowić się, czy prokrastynacja pomaga nam w ich realizacji, czy zatrzymuje nas przed życiem zgodnym z naszymi wartościami.

W walce z prokrastynacją pomocne może być zorganizowanie sobie harmonogramu pracy i ustalenie priorytetów. Warto rozpisać wszystkie obowiązki w perspektywie tygodnia lub miesiąca i nadać im poziom trudności oraz priorytet. Zaczynając pracę, zacznij od najtrudniejszego zadania. Nie jest to przyjemna perspektywa, ale jeśli kilka razy zaczniemy od zadania, które wymaga od nas największego wysiłku, wyrobimy nowy nawyk i coraz rzadziej będziemy odkładać je w czasie.

Poza planowaniem można jeszcze:

• podzielić zadania na mniejsze części – pomaga to uniknąć poczucia przytłoczenia zadaniem i ułatwia skupienie się na jego realizacji,
• ograniczyć sobie czas – wyznaczenie sobie ograniczonego czasu na wykonanie zadania,
• skupić się na celu – skupienie się na celu, który ma być osiągnięty, a nie na samym zadaniu,
• wyeliminować rozpraszacze – wyłączenie telefonu, komputera i innych czynników, które mogą rozpraszać uwagę,
• obiecać sobie nagrodę – nagrody po wykonaniu zadania, mogą być skutecznym motywatorem do działania,
• znaleźć wsparcie – znalezienie osoby, która pomoże w trudnych momentach, może być bardzo pomocne.

Można też skorzystać z tzw. publicznej deklaracji, czy publicznego zobowiązania się do realizacji jakiejś czynności. Wycofanie się z jej wykonania będzie znacznie trudniejsze, a więc może to stać się czynnikiem motywującym do działania.

W walce z prokrastynacją pomocne jest również wsparcie specjalisty, które opiera się m.in. na znalezieniu przyczyny tego zjawiska i stopniowej walce z nim.

Nawiązując do początku artykułu, prokrastynacja jest koszmarem w pracy zarządczej menedżera, gdy występuje u któregoś z jego ludzi, ale nie możemy zapomnieć, iż może ona też wystąpić u niego samego. Medal ma dwie strony, pamiętajmy o tym dla swojego dobra, zespołu i całej firmy.
 

Autor: EMBA, CEO w VICTORY Business Training&Consulting, konsultant biznesowy, trener zarządzania, Coach ICF, DISC D3 Consultant