Błędy się zdarzają, więc trzeba je naprawiać. Ponadto pamiętać trzeba, że odprawiamy przewożony towar, a nie dokumenty do ładunku. One są dodatkiem i pozwalają uzyskać informacje niezbędne do odprawy celnej, której dokonujemy na faktycznym towarze.

Proces rozpoczyna się od zamówienia na określoną ilość towaru o określonej wartości. Wówczas magazyn wydaje towar do zamówienia, przesyłka zostaje przygotowana do przewozu i załadowana na pierwszy środek transportu. Jeśli w trakcie tego procesu nie uruchomiono kontroli wewnętrznej w celu weryfikacji wydania towaru, mamy do czynienia z pierwszą sytuacją, w której może dojść do nieprawidłowości. Przy czym najmniej bolesną dla przedsiębiorstwa.

Druga sytuacja, w której może dojść do nieprawidłowości, ma miejsce wówczas, gdy przewoźnik zgłosił się w wyznaczonym urzędzie celno-skarbowym do odprawy towaru w procedurze wywozu i, jak to często bywa, nie przeprowadzono rewizji celnej towaru. Tymczasem po odprawie celnej wywozowej towar zmienił status celny z unijnego na nieunijny i rozpoczął się proces transportowy wyprowadzenia towaru z terytorium UE.

Jeżeli kontrahent w trakcie procesu transportowego zorientował się, że nieprawidłowo wydano towar (scenariusz nr 1) lub nieprawidłową jego ilość (scenariusz nr 2) powinien natychmiast powiadomić o tym fakcie zarówno przewoźnika, jak i odbiorcę.
 

Inny towar w przesyłce, a inny w dokumentach handlowych
 

W przypadku błędnie wydanego towaru (w dokumentach towar A, w przesyłce towar B), kontrahent powinien natychmiast wstrzymać przewóz i zwrócić ładunek do miejsca załadunku oraz, w kolejnym kroku, złożyć wniosek do urzędu celno-skarbowego o anulowanie zgłoszenia celnego wywozowego, ze względu na brak opuszczenia towaru z terytorium UE.

Na podstawie tego zostanie wydana decyzja, która anuluje zgłoszenie celne – problem wówczas jest rozwiązany. Dla prawidłowego przewozu towaru należy rozpocząć ponownie wszystkie czynności, zwracając szczególną uwagę na sprawdzenie poprawności przygotowanego towaru do załadunku, jeszcze na magazynie.
 

Za mało towaru w przesyłce
 

W przypadku nieprawidłowej ilości towaru (lub jego braku), po powiadomieniu przewoźnika należy wystąpić z wnioskiem o rewizję przesyłki w urzędzie celnym granicznym. Wówczas, w trakcie takiej kontroli, zostaną odnotowane wszystkie nieprawidłowości w Systemie Kontroli Eksportu AES i zostanie dokonane potwierdzenie wyprowadzenia towaru zgodnie z art. 334 rozporządzenia 2447/2015, na którym widnieć będzie prawidłowa ilość towaru.

Należy wówczas w trybie pilnym wystawić korektę faktury handlowej i dostarczyć ją do odbiorcy, aby w miejscu odprawy celnej importowej odprawił on prawidłową ilość towaru.

Niestety, w tym przypadku również należy złożyć wniosek o rewizję celną, aby mieć urzędowe potwierdzenie rzeczywistej ilości towaru. Organ celno-skarbowy stwierdzi ilość towaru wynikającą zarówno z faktury handlowej, jak i wystawionej do niej korekty, natomiast odbiorca towaru będzie dysponować prawidłową odprawą celną na poprawną ilość towaru w przesyłce.

Na brakujący towar w przesyłce należy zrobić pełny proces sprzedaży, wraz z jego odprawą i procesem transportowym.
 

Za dużo towaru w przesyłce
 

W przypadku nieprawidłowej ilości towaru (nadmiar towaru), po powiadomieniu przewoźnika należy wystąpić z wnioskiem o rewizję towaru do urzędu celnego granicznego oraz dosłać korektę faktury na zwiększoną ilość towaru przed rewizją celną.

Można to zrobić w formie elektronicznej, np. wysłać kierowcy na telefon, aby ten mógł okazać dokument podczas kontroli. Wówczas w trakcie takiej kontroli zostaną wykryte nieprawidłowości i odnotowane w Systemie Kontroli Eksportu AES oraz zostanie dokonane potwierdzenie wyprowadzenia towaru zgodne z art. 334 rozporządzenia 2447/2015 na prawidłową ilość towaru.

Należy wówczas w trybie pilnym wysłać wystawioną korektę faktury handlowej z poprawną ilością i wartością towaru do odbiorcy, aby ten w miejscu odprawy celnej importowej mógł odprawić poprawną ilość towaru.

Uwaga, jeżeli tak się nie stanie, to czyn ten nazywa się nielegalnym wprowadzeniem towaru na terytorium państwa (przemyt).

Niestety, w tym przypadku również trzeba złożyć wniosek o rewizję celną, aby mieć urzędowe potwierdzenie nadwyżkowej ilości towaru. Organ celno-skarbowy stwierdzi realną ilość towaru wynikającą zarówno z faktury handlowej, jak i z korekty do niej wystawionej, natomiast odbiorca towaru będzie posiadać dokument prawidłowej odprawy celnej, na prawidłową ilość towaru w przesyłce.

Należy wówczas podjąć negocjację z odbiorcą czy nadwyżka towaru zostaje u niego (czy odbiorca go nabędzie), czy też chce go zwrócić do dostawcy (ma takie prawo). Jeśli zostanie wybrane rozwiązanie pierwsze, wówczas towar zostaje u odbiorcy, należy więc dokonać płatności za towar w wyznaczonym terminie, a wówczas proces zostaje zamknięty.
 

Prawo do zwrotu towaru
 

Jeżeli jednak odbiorca nie zechce skorzystać z prawa do nabycia tego towaru, należy rozpocząć proces zwrotu towaru do dostawcy. Chcąc przeprowadzić ten proces w prawidłowy sposób, należy rozpocząć od wystawienia korekty faktury (uwaga: będzie to korekta korekty wcześniej wystawionej faktury). Dokument ten należy przekazać swojemu odbiorcy.

Zwrot towaru musi się odbywać na tym dokumencie, który później musi towarzyszyć towarowi w procesie transportowym w powrotnym przywozie. Odbiorca z pierwotną odprawą celną wraz z nową fakturą-korektą przygotowuje tę część towaru do wysyłki, która podlega zwrotowi.

Wraz z towarem do odprawy celnej przedstawia się pierwotną odprawę celną, dopuszczającą towar do obrotu oraz korektę-fakturę.

Uwaga, odbiorca będzie miał prawo wnioskować o zwrot cła i VAT-u od tej części towaru, która zostanie zwrócona. Warunkiem takiej możliwości jest powiązanie zgłoszenia celnego przywozowego z wywozowym, aby było jednoznacznie wskazane, że ten towar wraca. Inaczej mówiąc, bardzo ważna jest identyfikacja towaru.

W kraju przeznaczenia towaru robimy odprawę celną z pierwotnym zgłoszeniem celnym wywozowym wraz z korektą faktury – jest to procedura dopuszczenia do obrotu towaru powracającego. Pod warunkiem zapewnienia identyfikacji towaru mamy prawo do zwolnienia z cła. VAT niestety należy zapłacić w stawce, jaka należy się za dany towar.
 

Podsumowując
 

Prawie każdy błąd da się naprawić. Czasami trzeba tylko poświęcić na to dużo pracy i czasu. Należy pamiętać zatem o narzędziach, które wspierają w wykrywaniu błędów, do których należy druga para oczu – „sprawdzaj dwa razy” – oraz rewizja wstępna, czyli rewizja przed zgłoszeniem towaru do procedury.

Często również bywa tak, że nieprawidłowości są wykrywane po fakcie, czyli po odprawach celnych np. przy przyjęciu towaru do magazynu. Postępowanie wówczas jest analogiczne, ale zabiera więcej czasu, gdyż prostowanie nieprawidłowości będzie kończyło się wydanymi decyzjami przez organ celno-skarbowy, a czas na wydanie takiej decyzji wynosi nawet do 120 dni.

W takiej sytuacji zmuszeni jesteśmy czekać na decyzję po stronie importu towaru u naszego odbiorcy, aby móc skorygować eksport. W tej sytuacji należy również zwrócić uwagę na przepisy krajowe dotyczące podatku VAT, które nie pozwalają odliczyć należnego podatku od naliczonego, dopóki w zgłoszeniu celnym mamy błędy dotyczące np. wartości towaru.
 

Autorka: ekspert ds. ceł, prawa celnego, handlu zagranicznego. Zajmuje się doradztwem z zakresu przepisów prawa celnego, importu i eksportu towarów i usług, analizą finansowo-ekonomiczną kontraktów międzynarodowych www.ekspertcelny.pl