Niestety pomimo potencjalnie dużo większej współpracy, należy negocjować podwyżkę ceny. Jest to związane ze znaczącym wzrostem cen półfabrykatów do produkcji i inflacji – przekładającej się przede wszystkim na wzrost płac. Najważniejszymi, najbardziej krytycznymi parametrami negocjacji, będzie więc obrót i cena.

Jest spora konkurencja na rynku, więc wszyscy na sali wiedzą, że od tego spotkania może sporo zależeć…
 

Scenariusz
 

Przygotowania idą pełną parą. Jan, jak zwykle, przy tego typu spotkaniach przejął pałeczkę. W końcu jest właścicielem. Po ustaleniu składu osobowego, limitów i negocjacyjnych widełek, przyszedł czas na przygotowanie strategii. Jan, ogólnie rzecz biorąc, jest zwolennikiem narzucania swojego stylu komunikacji. Nie tylko na spotkaniach wewnętrznych w swojej firmie, ale też, a raczej przede wszystkim, na negocjacjach z klientami. Dyrektywnym tonem proponuje więc swoistego rodzaju „scenariusz”. Słowa z jego ust padają jak strzały z karabinu maszynowego.

Po zakończeniu otwarcia spotkania, przedstawieniu uczestników, określeniu agendy spotkania, Damian, (który jest odpowiedzialny za współpracę z tym klientem) zacznie od podsumowania dotychczasowej współpracy, ale ani słowem nie wspomni o cenie. Następnie włączy się Jan, mówiąc o wzrostach cen surowców, wtedy kontynuować będzie Magda i jako dyrektor finansowy, szybko przełoży tę informację na realny wzrost kosztów firmy, a w konsekwencji proponowaną cenę. A dokładniej mówiąc – uzasadni jej wzrost. Jeżeli zaczną „atakować konkurencją”, znowu Jan przejmie pałeczkę. Powie o średnim wzroście cen na rynku. Jan jak przedstawiał ten plan, jego oczy aż błyszczały z zadowolenia i dumy. Taka dobra strategia, taki super scenariusz….

Mam dla Państwa złą wiadomość. To jest fatalny plan. Najprawdopodobniej te negocjacje skończą się spektakularną katastrofą. Już wyjaśniam dlaczego.
 

Sekwencja zdarzeń
 

Zacznijmy naszą analizę od stwierdzenia, że ten ciąg wydarzeń pod kątem profesjonalnej sztuki negocjacyjnej, wbrew pozorom nie jest bardzo zły. Co prawda nie jestem zwolennikiem narzucania swojej narracji w komunikacji, gdyż w ten sposób wchodzimy na pole minowe, nieprzewidywalnych reakcji drugiej strony na takie zachowania, począwszy od wycofania, na kontragresji skończywszy.

Prawdziwy problem jednak tkwi gdzie indziej. Jest nim „scenariusz”. W takim przypadku ludzki mózg przygotowuje się na pewną sekwencję działań. Jak my zrobimy to, to oni odpowiedzą tamto, wówczas my zrobimy to, a oni tamto. Wydawałoby się, że taki „szachowy” plan strategii możemy ciągnąć w nieskończoność. Tylko, negocjacje to nie szachy. Tam nie ma szachownicy, na której się poruszamy i konwencji, czy gambitów, według których działamy my i druga strona.

W większości przypadków, po zakończeniu otwarcia, przebieg procesu jest mało przewidywalny. Czasami znani nam, dobrzy kontrahenci, nagle zmieniają swoje zachowania, czasami ktoś wtrąci do rozmowy jakąś myśl i uwaga rozmówców skupi się akurat na tym wątku. W innych przypadkach pojawią się emocje lub ego, które zmieni całkowicie tory konwersacji. Jeżeli w naszej głowie istnieje ułożony scenariusz, mamy najczęściej ogromny problem, aby sobie poradzić. Powiem coś naprawdę kontrowersyjnego, wbrew pozorom taka sytuacja jest gorsza, niż przystąpienie do rozmów bez planu.

Jeżeli bowiem jesteśmy przygotowani na konkretną sekwencję wydarzeń, a ona się nie dzieje, bardzo często jesteśmy zagubieni, a w głowie pojawia się niepewność, podyktowana swoistego rodzaju chaosem.
 

Przygotuj się na nieznane
 

Wbrew pozorom lepiej jest być przygotowanym na „nieznane”. Jak to działa? Nasza strategia powinna być prosta i elastyczna. Po przeprowadzeniu otwarcia (które najczęściej udaje się zrobić w niezmienionej formie), powinniśmy elastycznie reagować na wydarzenia.

Jeżeli zastanowimy się, po co w ogóle nam scenariusz, szybko dojdziemy do wniosku, że chcemy być przygotowani, ponieważ bardzo trudno jest nam wymyślić coś, siedząc przy negocjacyjnym stole, rozmawiając z klientem przez telefon, czy negocjując online.

Takim „kołem ratunkowym” podczas negocjacji, w których mamy elastyczną strategię – są przerwy. Na wstępie powinniśmy wystrukturyzować oczekiwania drugiej strony, kontraktując (uprzedzając) przerwy. Jeżeli oni się tego spodziewają, w sytuacji, w której coś nas zaskoczy, otrzymamy informację, nad którą powinniśmy się zastanowić, chcemy złożyć kontrofertę, i w każdej innej sytuacji, po prostu bierzemy przerwę. Nie ma znaczenia, czy umawiamy się na kolejne spotkanie za tydzień, czy na dziesięć minut podczas spotkania wychodzimy na korytarz (aby przedyskutować nasze rozterki), czy chcemy do kogoś zadzwonić po radę lub zgodę na jakieś ustępstwo. Jesteśmy wówczas w stanie na bieżąco reagować, podejmując racjonalne, przemyślane decyzje.

Ktoś z Państwa mógłby pomyśleć, ale przecież mogę przygotować sobie scenariusz, a jak nie będzie się realizował po mojej myśli – zrobić sobie przerwę i zmienić strategię. Teoretycznie tak. Ale tylko teoretycznie.

W praktyce bowiem będziemy mieli ogromną, często nieuświadomioną pokusę, aby tak długo jak się da, realizować nasz scenariusz. A wówczas nici z naszej elastyczności. Jak wynika z moich praktycznych doświadczeń, niestety tak jest najczęściej.

Podsumowując. Negocjacje to nie film, to nie partia szachów. Nie pisz scenariuszy. Pamiętaj, że cel to nasza destynacja w tej negocjacyjnej podróży, natomiast strategia to droga do jej osiągnięcia. Jaka więc powinna być strategia? „Nie drzwiami to oknem”, czyli powinna być prosta i elastyczna.
 

Autor: negocjator i certyfikowany trener umiejętności negocjacyjnych, mediator, mentor biznesowy. Audytor procesów komunikacji negocjacyjnej w firmach. Ekspert w zakresie zarządzania, sprzedaży, budowania zespołów handlowych, zwiększania efektywności sprzedaży