Automatyzacja to proces usprawniania i optymalizacji działań biznesowych poprzez zastąpienie prostych, powtarzalnych czynności czy zadań działaniami wykonywanymi automatycznie przez oprogramowanie lub maszyny.

Sercem automatyzacji jest oprogramowanie i algorytmy. Inżynierowie i programiści piszą kod, który określa, jak system lub maszyna powinna się zachowywać w różnych sytuacjach oraz kiedy i w jaki sposób należy wykonywać poszczególne zadania, zapewniając płynne i dokładne działanie automatyzowanego procesu.
 

10 powodów, dla których warto zautomatyzować procesy biznesowe w firmie
 

Właściciele, prezesi czy też osoby zarządzające najczęściej wskazują, jako powód podjęcia decyzji o rozpoczęciu procesu automatyzacji, poniższe argumenty.
 

1. Wzrost produktywności
 

Firmy często automatyzują powtarzalne, czasochłonne ręczne zadania, aby uwolnić pracowników od nudnych, rutynowych czynności i umożliwić im skupienie się na zadaniach generujących większą wartość dodaną. Badania pokazują, że automatyzacja może zwiększyć produktywność do 40 proc., pozwalając firmom zrobić więcej z mniejszym nakładem sił i środków.
 

2. Niższe koszty operacyjne
 

Automatyzacja procesów, zwiększając produktywność i ograniczając udział manualnej pracy, prowadzi do znacznego obniżenia kosztów operacyjnych firmy. Badania pokazują, że wdrożenie rozwiązań automatyzacyjnych skutkuje redukcją kosztów pracy o 30-50 proc., kosztów materiałów o 15-25 proc., a kosztów transportu i energii o 10-20 proc. Według Deloitte automatyzacja procesów może pomóc organizacjom obniżyć koszty o 59 proc., przy jednoczesnej poprawie jakości i dokładności o 90 proc.
 

3. Efektywniejsza alokacja zasobów
 

Automatyzacja procesów biznesowych pozwala firmom na optymalizację wykorzystania zasobów ludzkich i technologicznych. Dzięki zwiększeniu produktywności i usprawnieniu przepływów pracy pracownicy mogą skupiać się na bardziej strategicznych i kreatywnych zadaniach, podczas gdy powtarzalne i rutynowe zadania są przejmowane przez „automaty”. Prowadzi to do oszczędności w takich obszarach jak wynagrodzenia, świadczenia i koszty rekrutacji. Według firmy Boston Consulting Group automatyzacja może pomóc firmom obniżyć koszty związane z zatrudnieniem o 30-40 proc.
 

4. Zmniejszenie liczby błędów i ich negatywnych konsekwencji
 

Każdy z nas, pomimo najlepszych intencji, popełnia błędy. Automatyzacja pozwala na znaczące ograniczenie liczby popełnianych błędów, które mogą prowadzić do szeregu negatywnych konsekwencji dla firmy. Typowe błędy popełniane przez ludzi, takie jak wprowadzanie niepoprawnych danych, błędy w rozliczeniach czy pomyłki w wysyłkach, mogą powodować straty finansowe, opóźnienia w realizacji projektów, a nawet nadszarpnięcie reputacji firmy. W niektórych przypadkach błędy mogą prowadzić także do poważnych zagrożeń, np. dla bezpieczeństwa produktów lub danych. Automatyzacja radykalnie ogranicza ryzyko wystąpienia błędów w zautomatyzowanych procesach oraz związane z tym konsekwencje.

5. Usprawnienie procesu podejmowania decyzji

 

Firmy, które zautomatyzowały zarządzanie dokumentami, odnotowują średnio o 40 proc. krótszy czas potrzebny na podjęcie decyzji. Wynika to stąd, że automatyzacja eliminuje czasochłonne, ręczne procesy obiegu dokumentów i ułatwia pracownikom dostęp do dokładnych, a także aktualnych informacji potrzebnych do podejmowania trafnych decyzji.
 

6. Wzrost zaangażowania i motywacji pracowników
 

Wykonywanie powtarzalnych, rutynowych zadań może prowadzić do nudy, frustracji i wypalenia zawodowego wśród pracowników, co negatywnie wpływa na ich motywację, zaangażowanie i efektywność. Automatyzacja tych zadań pozwala pracownikom skupić się na bardziej wartościowych i kreatywnych zadaniach, co zwiększa ich satysfakcję z pracy, poczucie autonomii i wpływu na wyniki biznesowe firmy. Badania pokazują, że firmy, które zautomatyzowały rutynowe zadania, odnotowują średnio o 20 proc. wyższy poziom zaangażowania pracowników (BCG). Zmniejsza się także ich rotacja oraz poprawia zaangażowanie.
 

7. Wzmocnienie konkurencyjności
 

Wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych jest strategiczną decyzją wzmacniającą konkurencyjność firmy w dynamicznym otoczeniu rynkowym, ponieważ znacząco ułatwia dostosowywanie się do zmieniających się trendów, technologii i oczekiwań klientów. Firmy, które świadomie wykorzystują potencjał automatyzacji, zyskują znaczącą przewagę nad rywalami i osiągają długoterminowy sukces, ponieważ mogą szybciej wprowadzać nowe produkty i usługi na rynek, szybciej reagować na zmiany popytu oraz dostosowywać się do nowych trendów.
 

8. Lepsza obsługa klientów
 

Dzięki automatyzacji procesów pracownicy są w stanie poświęcić więcej czasu na indywidualne, spersonalizowane interakcje z klientami. Szybciej i proaktywnie mogą reagować na ich pytania, postulaty i potrzeby. Ułatwia to budowanie relacji, lepsze zrozumienie potrzeb klientów oraz oferowanie bardziej spersonalizowanych rozwiązań. To z kolei prowadzi do poprawy satysfakcji klientów, zwiększenia lojalności i budowania pozytywnego wizerunku firmy.
 

9. Wzrost skalowalność
 

Zautomatyzowane procesy biznesowe są łatwe do skalowania w miarę wzrostu firmy lub zmian na rynku, ponieważ można je modyfikować, rozszerzać lub integrować z nowymi systemami, aby sprostać rosnącym potrzebom biznesowym. I najważniejsze, automatyzacja eliminuje ograniczenia związane z manualną pracą, umożliwiając firmom obsługę większej liczby klientów lub zleceń bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników. Zautomatyzowane systemy mogą bowiem pracować 24/7, zapewniając ciągłą obsługę, skracają także czas realizacji poszczególnych zadań.
 

10. Zwiększenie innowacyjności
 

Współczesny dynamiczny rynek wymaga od firm nieustannej innowacyjności, aby móc się wyróżniać i skutecznie konkurować. Wdrażając automatyzację, firmy nie tylko zwiększają produktywność i obniżają koszty, ale także tworzą wewnątrz organizacji środowisko sprzyjające innowacjom, ponieważ pracownicy mają więcej czasu i przestrzeni na kreatywne myślenie oraz dyskusje. Są też bardziej skłonni do generowania nowych pomysłów i rozwiązań, które będą napędzać wzrost i sukces firmy w długoterminowej perspektywie. Na dodatek, chętniej angażują się w rozwój nowych innowacyjnych produktów i usług, które w przyszłości będą generowały większą wartość dodaną dla firmy.
 

Podsumowanie
 

Automatyzacja procesów to kluczowy element transformacji cyfrowej firmy. Przygotowuje firmę do przyszłości, w której technologie będą odgrywać jeszcze ważniejszą rolę niż obecnie. Dlatego też Twoja inwestycja w automatyzację zadecyduje o sukcesie Twojej firmy zarówno dziś, jak i w przyszłości. Nie odkładaj tej decyzji na jutro.

Ale uwaga. Nie zaczynaj od automatyzacji wszystkich procesów naraz, bo rewolucja najczęściej przeradza się w rewoltę. Zacznij od jednego, dwóch procesów i stopniowo zwiększaj skalę automatyzacji.

Jak planować i wdrażać automatyzację procesów biznesowych w firmie opiszę w kolejnych artykułach. Pozostańmy w kontakcie.
 

Autor: praktyk i mentor sprzedaży B2B, pasjonat automatyzacji procesów. Planujesz automatyzacje procesów biznesowych w swojej firmie?
Umów się na darmowe konsultacje: tadeusz.woronowicz@flowdog.io