Automatyzacja sprzedaży to termin powszechnie używany w świecie biznesu, ale co dokładnie oznacza? Podręcznikowa definicja mówi, że automatyzacja sprzedaży to wykorzystanie technologii do optymalizacji i usprawnienia różnych etapów procesu sprzedażowego. Wadą tej definicji jest to, iż jest bardzo ogólna i nie daje wskazówek, co warto w firmie zautomatyzować.
Dlatego ja w rozmowach z potencjalnymi klientami mówię, że automatyzacja sprzedaży sprowadza się do oddania przez handlowców w „ręce algorytmów” rutynowych i powtarzalnych działań, które nie wymagają interakcji międzyludzkiej. Zwrot „oddanie przez handlowców” jest kluczowy w tej definicji!
Dzięki automatyzacji sprzedaży handlowcy mogą skupić się na działaniach bezpośrednio wpływających na wynik sprzedaży np. poszukiwaniu nowych klientów, budowaniu z nimi relacji czy finalizowaniu transakcji, zamiast grzęznąć w administracyjnych działaniach. Rośnie ich produktywność oraz związane z nią prowizje od sprzedaży.
Po co automatyzujemy procesy biznesowe w sprzedaży
Generalnie rzecz ujmując, automatyzacja procesów znacząco zwiększa efektywność operacyjną firmy oraz umożliwia realizację jej celów biznesowych przy niższych kosztach operacyjnych. Schodząc niżej tj. do działu sprzedaży, można zaobserwować następujące korzyści:
- Zwiększenie efektywności sprzedaży – oszczędność czasu, redukcja błędów, możliwość wykonywania większej liczby zadań.
- Poprawa jakości obsługi klienta – szybsze odpowiedzi, spersonalizowane oferty, większa satysfakcja klientów.
- Wzrost sprzedaży – lepsze wykorzystanie danych, skuteczniejsze kampanie marketingowe, zwiększenie konwersji.
- Redukcja kosztów – optymalizacja zasobów, zmniejszenie wydatków na administrację.
- Zwiększenie satysfakcji pracowników – pracownicy uwolnieni od monotonnych czynności, mogą skoncentrować się na strategicznych i twórczych aspektach pracy.
Jakie procesy biznesowe automatyzować w sprzedaży
Nie można zautomatyzować całego procesu sprzedaży, ponieważ sprzedaż, szczególnie sprzedaż B2B, opiera się na interakcjach międzyludzkich. Można jednak pomóc handlowcom sprawniej realizować niektóre zadania np.:
- budowanie list potencjalnych klientów na podstawie określonych kryteriów,
- ocena potencjału zakupowego potencjalnych klientów,
- dzielenie klientów na grupy w zależności od ich zachowania, preferencji itd.,
- wysyłanie wybranych spersonalizowanych wiadomości e-mail,
- aktualizowanie bazy danych o klientach w CRM po każdej interakcji,
- generowanie raportów dotyczących sprzedaży, aktywności klientów itd.,
- badanie satysfakcji klientów z dokonanego zakupu produktu/usługi
- tworzenie spersonalizowanych ofert handlowych na podstawie szablonów,
- generowanie dodatkowych ofert w ramach sprzedaży krzyżowej i dosprzedaży,
- generowanie umów i wystawianie faktur po dokonaniu sprzedaży.
Poziom automatyzacji sprzedaży zależy od firmy. W przypadku dużych przedsiębiorstw konieczna jest większa automatyzacja, aby nadążyć za rosnącą bazą klientów bez nadmiernego zwiększania stanu osobowego działu sprzedaży. W małych firmach może być niezbędne zautomatyzowanie kilku zadań, aby zwiększyć szybkość reagowania na zapytania klientów.
Wyzwania i bariery związane z automatyzacją procesów biznesowych
W życiu rzadko zdarzają się sytuacje idealne. Nawet najpiękniejsze rzeczy mają swoje ograniczenia lub mogą wygenerować nieoczekiwane problemy. W przypadku automatyzacji procesów biznesowych najważniejsze ograniczenia to:
- Opór pracowników – wdrażanie automatyzacji może spotkać się z oporem pracowników, którzy mogą obawiać się utraty pracy lub zmiany zakresu swoich obowiązków.
- Koszty wdrożenia – uruchomienie systemów automatyzujących procesy może wymagać znacznych początkowych inwestycji.
- Integracja systemów – połączenie nowych rozwiązań z istniejącą infrastrukturą IT często generuje problemy.
- Bezpieczeństwo danych – automatyzacja procesów znacząco zwiększa ryzyko cyberataków i wycieków danych.
- Problemy z jakością – źle wdrożona automatyzacja może wywołać poważne konsekwencje na dużą skalę.
W sprzedaży najgroźniejszym zagrożeniem może być depersonalizacja sprzedaży, ponieważ automatyzacja czasami może doprowadzić do zmniejszenia stopnia osobistego kontaktu handlowców z klientami. W rezultacie klienci zaczną się czuć jak kolejny numer w systemie.
Dlatego tak ważne jest znalezienie właściwej równowagi między automatyzacją sprzedaży a personalizacją. Ważne jest, aby handlowcy nadal budowali i rozwijali prawdziwe relacje z klientami oraz zapewniali im spersonalizowane doświadczenia.
Jak wdrażać automatyzację procesów w sprzedaży
Bazując na moim doświadczeniu, odpowiem krótko – POWOLI, z namysłem. Tak powoli, ponieważ rewolucja zazwyczaj lubi przekształcić się w rewoltę. Dlatego zawsze rekomenduję, aby automatyzację sprzedaży zaczynać od procesów administracyjnych. Przykładem takiego procesu jest proces tworzenia spersonalizowanych ofert handlowych oraz generowanie faktur i umów.
Praktyka pokazuje, że handlowcy potrafią spędzić godziny na przygotowywaniu spersonalizowanej oferty. Czasami dlatego, że lubią wymyślać koło od nowa, a czasami dlatego, że muszą „sklejać” ofertę z różnych PDF-ów znajdujących się gdzieś na firmowym dysku. W efekcie każda oferta jest inna, co niestety rujnuje profesjonalny wizerunek firmy.
Z podobną sytuacją mamy do czynienia w przypadku generowania umów handlowych. Zazwyczaj proces ich przygotowywania rozpoczyna się od szukania na dysku najbardziej aktualnej wersji umowy, wklejania do niej danych klienta oraz parametrów sprzedaży. Jak łatwo sobie wyobrazić w takim procesie jest wiele miejsc, że coś może pójść nie tak. I będzie katastrofa. Klient dostanie umowę z błędami, które później trzeba będzie „odkręcać”.
Zautomatyzowanie tych procesów minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów ludzkich w ofertach i umowach oraz sprawi, że będą zgodne z aktualną strategią marketingową i komunikacyjną firmy. Wzrośnie także konkurencyjność firmy, ponieważ w dynamicznym środowisku B2B, szybkość i trafność ofert oraz umów często decyduje o sukcesie. Automatyzacja procesów generowania ofert i umów pozwala na szybkie reagowanie na zapytania klientów.
Podsumowanie
Celem automatyzacji sprzedaży nie jest chęć wyeliminowania handlowców z procesu sprzedaży. Sprzedaż jest i będzie biznesem bardzo skoncentrowanym na człowieku, bo ludzie cenią sobie interakcje międzyludzkie, zwłaszcza jeśli chodzi o relacje biznesowe B2B. Dlatego głównym celem automatyzacji sprzedaży jest uwolnienie handlowców od monotonnych powtarzalnych zadań, aby mieli więcej czasu na działania, które generują większą wartość dla firmy np. szukanie nowych klientów, budowanie i rozwijanie relacji z obecnymi oraz zwiększanie średniej wartości transakcji.
Tak więc odpowiedź na tytułowe pytanie „Czy automatyzacja sprzedaży może zwiększyć zyski firm i zadowolenie klientów?” moim zdaniem jest jak najbardziej pozytywna. A Twoim? Napisz do mnie, proszę. Chętnie omówię z Tobą Twoje przemyślenia i problemy związane z automatyzacją sprzedaży. Może czymś nawzajem się zainspirujemy.
Autor: praktyk i mentor sprzedaży B2B. Pasjonat automatyzacji procesów. Planujesz automatyzację procesów biznesowych w swojej firmie? Szukasz inspiracji na rozwój swojej firmy? Umów się ze mną na darmowe 30-minutowe konsultacje: tadeusz.woronowicz@flowdog.io
