Rekrutacja jest procesem złożonym i kosztownym. W wielu miejscach brakuje ludzi do pracy, dlatego proces wdrożeniowy jest bardzo istotny – by nie przepalać kosztów i nie tracić tych, których z trudem wyselekcjonowaliśmy.
Przez jakiś czas panowała nawet moda, że jeśli nie możemy czegoś zrobić sami, dajmy to nowej osobie, która nie wiedząc o problemach znajdzie rozwiązanie. Niestety rzadko to w praktyce dobrze funkcjonowało – często zdemotywowało na starcie i wiązało się ze stratą – szczególnie dla firm. Powiedzmy sobie szczerze – czy chciałbyś być tak „brany pod włos”. Tym bardziej że informacje krążą po firmie i wcześniej czy później trafią do tej osoby. Chodzi też o skuteczność.
Każdy chce się pokazać, szczególnie na początku – z bardzo dobrej strony – jeśli więc dostaje zadanie, któremu trudno sprostać już na początku, traci motywację do pracy lub ją zmienia.
Onboarding, czyli proces wdrażania nowych pracowników, jest więc kluczowym elementem strategii zarządzania zasobami ludzkimi w każdej organizacji. Skuteczny onboarding nie tylko przyspiesza adaptację nowego pracownika, ale także zwiększa jego zaangażowanie i wpływa na długoterminowe zatrzymanie w firmie. W końcu zarówno kiedyś, jak i dziś pracownicy, którzy już otrzymali pracę, nadal byli w toku różnych procesów rekrutacyjnych. Istnieje więc duże ryzyko, że niezaopiekowany pracownik, zmieni firmę, jeszcze zanim dobrze się w niej rozgości i wykaże.
Zapraszam Cię więc do mojego praktycznego artykułu o błędach i dobrych praktykach – w końcu chcesz na pewno stosować te najlepsze.
Najczęstsze błędy w procesie onboardingowym
1. Brak dobrych procedur onboardingowych
Wiem, słysząc po raz kolejny o procedurach – czujesz niechęć. Tymczasem, to dobre schematy pomagają Ci jako managerowi czy przedsiębiorcy zwolnić swój cenny czas i gwarantować jakość procesów (szerzej o tym jakie w każdej firmie powinny być procedury, pisałam o tym TUTAJ).
Jednym z najczęstszych błędów jest więc brak wyraźnie zdefiniowanego i strukturyzowanego planu onboardingowego. Złe wprowadzenie powoduje szereg nieporozumień w przyszłości. Nie ma się co oszukiwać, frustruje obie strony.
To, że zatrudniasz specjalistę z innej firmy, nie znaczy, że szybko odnajdzie się u Ciebie i zagwarantuje takie wyniki, jakie deklarował w rozmowie rekrutacyjnej, czy osiągał u poprzedniego pracodawcy.
Udzielenie wskazówek co, jak i dlaczego ma robić, jest niezmiernie ważne. To jak przy procesie delegowania - porządek daje poczucie bezpieczeństwa i przewidywalność, a to z kolei daje miejsce na kreatywność i innowacje.
2. Niewystarczająca komunikacja
Nowi pracownicy często czują się zagubieni, jeśli nie otrzymują jasnych informacji o swoich obowiązkach, oczekiwaniach oraz o kulturze i wartościach firmy. Wierz mi, dzieje się tak niezależnie od rodzaju czy stanowiska zatrudnienia. Niewystarczająca komunikacja może prowadzić do nieporozumień i błędów w początkowym okresie pracy, generującym konkretne koszty.
To nie nowy pracownik za to odpowiada – to Ty zaprosiłeś go do wspólnej podróży, więc trasę i kierunek wyznaczasz na początku Ty.
To sami managerowie opowiadają mi, ile nerwów kosztuje ich to, że o istotnych sprawach firmy, struktury, procedur dowiadują się od swoich pracowników. Każdy lubi być dobrze poinformowany, by nie popełniać błędów, bo choć są one naturalne w każdym rozwoju, głupotą jest popełniać te, których można było w prosty sposób uniknąć.
3. Ograniczone wsparcie od przełożonych i współpracowników
Wsparcie ze strony przełożonych i nowych kolegów jest kluczowe dla szybkiego i skutecznego wdrożenia oraz chęci do pracy. Dziś pracując zdalnie, hybrydowo i przy braku rąk do pracy – naprawdę jest to wyzwanie. Brak takiego wsparcia może sprawić, że nowy pracownik poczuje się izolowany i mniej zmotywowany do pracy. Często zrezygnuje albo nie wykorzysta swojej wiedzy, doświadczenia i potencjału – bo nie wie, czego może się spodziewać (a większość z nas lubi stabilizację, przynajmniej na tym etapie).
Dodatkowo wdrożenie, to dobry czas na budowanie dobrych relacji zespołowych, zbierania dodatkowych informacji o mocnych stronach i punktach motywacyjnych. Warto ten czas dobrze wykorzystać.
4. Zaniedbywanie szkoleń i rozwoju
Często firmy skupiają się na szybkim wdrożeniu pracownika do wykonywania zadań, pomijając szkolenia i rozwój kompetencji, co może ograniczać jego efektywność i satysfakcję z pracy. Tu, choć sama jestem trenerem – uważam, że wszystko musi być przemyślane i zrobione z głową.
Z jednej strony część firm ma nadzieję, że wszystkie potrzeby szkoleniowe załatwi wewnątrz – tymczasem spojrzenie z boku i konkretne warsztaty naprawdę wiele dają. Z drugiej strony istnieje też kult rozwoju i zarzucenie pracownika szkoleniami i informacjami, które na danym etapie nie są mu potrzebne, albo ilość wiedzy jest po prostu przytłaczająca.
Tak – nasz mózg wcale nie lubi, gdy niepotrzebnie tracimy energię – dostosuj więc plan rozwoju do pracowników, celów i poziomów rozwoju pracownika (tu model Blancharda zawsze jest bardzo pomocny).
Najlepsze praktyki w procesie onboardingowym
1. Opracowanie szczegółowego planu onboardingowego
Nie ma się co oszukiwać – onboarding jest zwykle procesem odtwarzalnym, więc i powtarzalnym. Stworzenie strukturyzowanego planu, który uwzględnia zarówno ogólne wprowadzenie do firmy, jak i specyficzne szkolenia techniczne, jest kluczowe. Plan powinien być dostosowany do różnych stanowisk i zawierać jasne cele oraz oczekiwania.
To nie tylko kwestia poukładania i standaryzacji, ale też pokazaniu firmy jako stabilnej i uprocesowionej. Dzięki temu, przy wdrażaniu nie wpadamy w pułapkę „klątwy wiedzy” (u nas wszyscy to wiedzą, więc to jasne -pisałam o tym TUTAJ). Przypomnij sobie, jak wyglądało Twoje wdrożenie w różnych firmach – jak się z tym czułeś i co opowiadałeś w domu.
2. Utrzymanie otwartej i ciągłej komunikacji
Dobre przedstawienie pracownika, tak by poczuł się zaopiekowany i potwierdził własny dobry wybór pracodawcy, regularne spotkania z nowymi pracownikami oraz stworzenie otwartego kanału komunikacji pomaga rozwiać wątpliwości i zapewnia wsparcie w trakcie wdrażania. Dzięki temu pracownicy szybciej adaptują się do nowego środowiska pracy. £atwiej o zespołowość, dzielenie się wiedzą (w końcu nowe osoby na świeżo zauważą wiele rzeczy i dzielą się wiedzą i doświadczeniem z zewnątrz).
Pomaga to też rozwijać firmę, jej struktury, ulepszać procedury i realnie wiedzieć jak jesteśmy postrzegani, co możemy usprawnić.
3. Budowanie relacji z zespołem
Zorganizowanie spotkań integracyjnych oraz zachęcanie do budowania relacji między nowymi pracownikami a zespołem może znacząco poprawić atmosferę i współpracę. W końcu jesteśmy zwierzętami stadnymi, a przez pandemię trochę jednak zatracamy te naturalne zdolności. Dziś budowanie zespołów jest jednym z kluczowych elementów dobrego lidera – więc rób to dobrze od początku, kiedy też każdy ma jeszcze motywację, by się wykazać i pokazać z jak najlepszej strony.
4. Szkolenia i rozwój
Inwestycja w szkolenia zarówno ogólne, jak i specjalistyczne dla nowych pracowników jest niezbędna. Powinna ona obejmować zarówno wiedzę merytoryczną, jak i umiejętności miękkie, takie jak zarządzanie czasem czy komunikacja interpersonalna. Nie chodzi tu tylko o szkolenia wewnętrzne czy zewnętrzne, ale także o jasną ścieżkę zawodową i zadania, które obiecaliśmy danej osobie.
Stąd często na etapie rekrutacji, aby przyciągnąć pracowników, są opowiadane niesamowite historie o danym stanowisku. Tymczasem – wieje nudą, bieżączką i problemami. Nikt tego nie lubi, ale nie ma nic gorszego niż rozczarowanie swoim stanowiskiem i pracą, w której spędzamy mnóstwo czasu z naszego życia.
Jeśli więc obiecujemy rozwój – dawajmy go zgodnie z talentami, możliwościami, predyspozycjami i sytuacją danej osoby.
5. Monitorowanie postępów i zbieranie feedbacku
Regularne monitorowanie postępów oraz zbieranie opinii od nowych pracowników pozwala na dostosowanie procesu onboardingowego do indywidualnych potrzeb i poprawę efektywności. To także okazja do wczesnego rozpoznania ewentualnych problemów i szybkiej reakcji. Nie udawajmy idealnych- chodzi o to, aby procedury były proste i nam służyły, a nie tylko robiły wrażenie (zwykle nienajlepsze).
Podsumowując, skuteczny onboarding wymaga dobrze zaplanowanego i zorganizowanego procesu. Kluczowe jest również wsparcie, komunikacja i rozwój nowych pracowników. Firmy, które stosują te najlepsze praktyki, mogą liczyć na szybszą adaptację pracowników, wyższą efektywność pracy i lepsze wyniki w dłuższej perspektywie. Tyle się mówi o motywacji – a my ją mamy zawsze – albo do pracy, albo aby jej unikać. Zrób więc co w Twoje mocy, by od początku, był to proces motywujący. Warto więc zrobić to dobrze.
Jeśli potrzebujesz w tym mojego wsparcia – serdecznie zapraszam!
Autorka: Monika Skrodzka – ekspert ds. kreowania relacji w biznesie
www.linkedin.com/in/monika-skrodzka/
www.monikaskrodzka.pl/
