Jeszcze do niedawna powszechna była opinia, że multitasking jest konieczną umiejętnością pracownika, a w szczególności menedżera. Multitasking, czyli wielozadaniowość, utożsamiany czasami z elastycznością, stał się typowym zachowaniem w miejscu pracy. Mam dzisiaj wiele zadań do wykonania więc na koniec dnia muszę się uporać z każdym z nich, a jeśli nie jestem w stanie tego zrobić, to znaczy, że nie ogarniam... Nic bardziej mylnego.
Iluzja multitaskingu
Dave Crenshaw, autor książki „Mit multitaskingu”, dowodzi, że w rzeczywistości powinniśmy mówić raczej o „switch taskingu”, czyli przeskakiwaniu między zadaniami. Zawsze bowiem jedna rzecz odciąga naszą uwagę od drugiej. Co więcej, jak wynika z badań naukowców z Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) w Paryżu, w przypadku dwóch różnych zadań, poszczególne strony mózgu działają niezależnie.
Powoduje to problemy z zapamiętywaniem szczegółów oraz popełnianie aż trzykrotnie większej liczby błędów. Takie przeskakiwanie, często związane ze zbyt dużą ilością bodźców staje się rzeczywistością: czytamy raport, jednocześnie kątem oka patrzymy na telefon, uczestniczymy w spotkaniu i patrzymy jednocześnie na otrzymanego maila od szefa.
Badania pracowników Yale School of Management potwierdzają, że multitasking może wpływać pozytywnie na poziom realizacji zadań, jeśli są one bardzo do siebie podobne. To tak zwana „iluzja multitaskingu”. Błędy i brak koncentracji pojawiają się wtedy, gdy wykonujemy dwie bardzo się różniące czynności – np. jedziemy samochodem i czytamy książkę.
A jak ta sprawa wygląda w Polsce? Według drugiej edycji badania „Praca, Moc, Energia w polskich firmach” – 36,2 proc. badanych deklaruje wielozadaniowość – robienie kilku zadań w tym samym czasie. Raport podkreśla także, że wielozadaniowość może być przyczyną m.in.: stresu, wypadków w pracy, mniejszej produktywności, może mieć wpływ na nasze związki, a nawet powodować depresję.
Wielozadaniowość może być także przyczyną FoMO – fear of missing out – lęku, że ominie nas coś ważnego, dlatego sprawdzamy cięgle pocztę oraz inne kanały komunikacji
i informacji. Rzeczywistość jest jednak taka, że są i będą tak zwane stanowiska wielozadaniowe.
Jak sobie radzić?
Pozostaje więc pytanie: jak radzić sobie na stanowisku wielozadaniowym?
- Planuj i grupuj zadania: zaczynaj każdy dzień z planem, najlepiej, jeśli zadaniom na dany dzień przydzielisz priorytety i je pogrupujesz, możesz do tego celu używać macierzy Eisenhowera i podzielić zadnia wykorzystując na skali dwie wartości: ważne i pilne, ale też możesz opracować własny system, używając kolorowych mazaków, karteczek lub korkowej tablicy.
- Jedna rzecz na raz – ćwicz nieodrywanie się od tego, czemu w danym momencie poświęcasz uwagę. Być może będzie to wymagać wyłączenia skrzynki mailowej i sprawdzania jej tylko pomiędzy zadaniami albo ustawienia statusu – nie przeszkadzać.
- W przypadku pracy nad bardzo ważnymi zadaniami używaj techniki POMODORO, systemu pracy polegającego na intensywnym skupianiu się na jednym zadaniu np. przez 20 czy 30 minut z określoną ilością przerw na przewietrzenie głowy, po 4 blokach idziesz na dłuższą przerwę – bez komputera.
- Stosuj Mindfulness – trening uważności polegający na nauce doświadczania tego, co tu i teraz. Do pozytywnych skutków należą m.in.: wzmocnienie koncentracji, redukcja stresu, łatwiejsze zasypianie, umiejętność bycia w danej chwili i niewybiegania myślami w przyszłość.
- Deleguj – doba nie jest z gumy i nieraz najlepszym sposobem na wyzwolenie się spod dyktatu multitaskingu jest… oddanie części swoich obowiązków innym osobom.
- Stosuj granice i sprawdź, czy nie jesteś przypadkiem osobą, na którą spadają w organizacji same trudne tematy.
- Unikaj rozpraszaczy takich jak media społecznościowe, telefony do bliskich, czy small talki na open space.
Multitasking daje nam poczucie wszechmocy, ale to tylko złudzenie. Współcześni badacze nazywają multitasking permanentnym stanem rozproszenia uwagi, który nie sprzyja naszej karierze, zdrowiu i życiu. Pamiętajmy o tym, że im bardziej rozproszymy swój mózg podczas multitaskingu, tym dłuższy będzie czas odpoczynku i powrócenia do równowagi.
Autor: Trener Wellbeing W&W Consulting
