Potwierdzając opinię swego szefa Sherman Kent, amerykański historyk, pracujący w Centralnej Agencji Wywiadowczej, biorąc poprawkę na otwartość amerykańskiego społeczeństwa, stwierdził, że do 95 proc. informacji wywiadowczych pochodzi ze źródeł otwartych.

Aby udowodnić swoją rację, Kent poprosił pięciu profesorów z Yale University o przygotowanie raportu o stanie sił zbrojnych USA, liczbie jednostek i formacji bojowych na poziomie nie niższym niż poziom dywizji, o potencjale sił morskich USA i ich lotnictwie bojowym (z opisami okrętów i samolotów), z wykorzystaniem wyłącznie ogólnodostępnych źródeł informacji. Prace trwały około trzech miesięcy.

W rezultacie naukowcy przedstawili Kentowi kilkaset stron danych wraz z 30-stronicowym podsumowaniem. Ocena Kenta była następująca: 90 proc. informacji zamieszczonych w raporcie naukowców odpowiadało prawdziwemu stanowi rzeczy. CIA natychmiast utajniła wyniki tych prac, nazwane później „Raportem z Yale”.

Praca zawodowych dziennikarzy pod wieloma względami jest zbliżona do pracy funkcjonariuszy służb specjalnych i można, a nawet należy ją maksymalnie wykorzystać podczas gromadzenia informacji dla potrzeb firmy, przedsiębiorstwa lub korporacji. Dziennikarza, który stale pisze o podobnych problemach, można z powodzeniem uznać za eksperta w danej dziedzinie. Ponadto prasa daje wyobrażenie o istniejącej sytuacji politycznej lub rynkowej, o wydarzeniach, które mogą wpłynąć na koniunkturę gospodarczą.

Przedstawiając te informacje nie tylko w ramach materiałów analitycznych i statystycznych, ale odwołując się nawet do słuchów, plotek i wrażeń, co pozwala łączyć suche fakty i liczby w spójny obraz na temat stanu rynku. Materiały medialne pozwalają również porównać, doprecyzować i uszczegółowić dane pozyskane z innych źródeł, a także wskazać nowe kierunki dla bieżącej pracy związanej z wyszukiwaniem informacji.

Wywiad gospodarczy przedsiębiorstwa może również ze środków masowej informacji pozyskiwać informacje, dotyczące szerokiego zakresu zagadnień gospodarczych i biznesowych. Niezbędnym pozostaje nie tylko prawidłowe zorganizowanie ich wyszukiwania, ale co nie mniej ważne, ich profesjonalna analiza.

Metodologia pracy z mediami

Planując pracę nad analitycznym opracowaniem informacji prasowych, przede wszystkim należy określić cel takiego opracowania, następnie poznać potrzeby informacyjne zleceniodawców (w tym samej komórki WG), a dopiero potem przystąpić do wyboru źródła informacji. Jest oczywiste, że dla przekształcenia przypadkowej informacji w zorientowany problemowo zbiór danych, należy wykorzystać celowe podejście do aktywnego postrzegania stale napływających strumieni informacyjnych.

Wbrew powszechnemu przekonaniu nie trzeba spędzać 24 godzin na dobę na czytaniu materiałów. W większości małych i średnich firm, aby to zrobić, wystarczy przeznaczyć na to pół godziny, ze swojego dziennego czasu pracy. Najważniejsze w tej pracy jest dobranie odpowiednich źródeł informacji, ich opracowanie, w oparciu o zasadę „słów kluczowych” i wreszcie umiejętne zorganizowanie sortowania, klasyfikacji i przechowywania już wyselekcjonowanych informacji.

Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku wyspecjalizowanych organizacji, które tworzą codzienne podsumowania z oceną wartości analizowanych problemów, przetwarzające zbiory danych zawierające wiele milionów słów.

Do jakościowej analizy przydatności określonego czasopisma dla potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa wystarczy przez określony czas wziąć „pod lupę” kilka jego numerów i sporządzić listę wszystkich opublikowanych tam artykułów, według nagłówków. Praca jest dość nudna i żmudna, ale z czasem się zwróci. Prowadzi ona do tego, że z całej, szerokiej oferty dostępnej na rynku mediów wybierany jest właśnie ten jego segment (te czasopisma), który najlepiej odpowiada naszym potrzebom informacyjnym.

Bardzo często dane w różnych źródłach wielokrotnie się powtarzają. Dlatego prosty wzrost liczby wykorzystywanych źródeł prowadzi jedynie do przeciążenia analityka, bez widocznych efektów poprawy jakości jego pracy. Sytuacja z nadmiarem szumu informacyjnego w przetwarzanych zbiorach danych jest znacznie bardziej niebezpieczna niż tzw. głód informacyjny. Pracując z konkretną publikacją, ze wszystkich problemów w niej odzwierciedlonych, należy wybierać tylko te, które odpowiadają naszym potrzebom informacyjnym, a w przyszłości zwracać uwagę tylko na nie.

W zasadzie proponowane są dwa zasadniczo różne, ale równie wartościowe, organizacyjne podejścia do pierwotnego przetwarzania materiałów medialnych: wykorzystanie własnych możliwości firmy lub wykorzystanie outsourcingu.

1. Wykorzystanie własnych możliwości firmy

Wszystkie materiały medialne otrzymane przez podmiot gospodarczy, w tym informacje medialne pozyskiwane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej mogą być przetwarzane przez osobę za to odpowiedzialną, a następnie zgodnie z opracowanym schematem działania, odpowiednio sortowane i przechowywane.

Jeśli organizacja gospodarcza (firma) nie ma możliwości wydzielenia osobnego pracownika do pracy z prasą, pracownicy komórki wywiadu gospodarczego (WG) powinni rozpocząć dzień pracy od jej przestudiowania. Każdemu z nich przypisywane są do przestudiowania dwie lub trzy gazety centralne lub lokalne, a na porannym spotkaniu operacyjnym każdy pracownik tej komórki powinien dokonać krótkiego przeglądu najciekawszych publikacji prasowych z jego obszaru odpowiedzialności.

W czasie tych swego rodzaju codziennych odpraw, dochodzi do wymiany poglądów, kładzione są akcenty na dokładne rozpracowanie sygnalizowanych w prasie, problemów. Każdy pracownik komórki WG tworzy dla siebie przybliżony plan działań wywiadowczych, który będzie musiał realizować „w terenie”. W ciągu dnia, na spotkaniach ze swoimi źródłami, w rozmowach półoficjalnych lub nieformalnych, informacje medialne są doprecyzowywane i ponownie sprawdzane, zyskując niezbędną wiarygodność.

Ze względu na łatwość obróbki i przechowywania, materiały medialne powinny być gromadzone w formie elektronicznej. Gazety okręgowe i wielkonakładowe, które nie mają wersji elektronicznej, powinny być zeskanowane. Centralne i regionalne gazety i czasopisma, posiadające własne strony internetowe, można za darmo pobrać z Internetu lub kupić stosunkowo niewielkim kosztem w redakcji wydawnictwa (dziś gazety, agencje informacyjne bardzo często mają oddziały, w których można uzyskać dossier na temat konkretnych firm, przedsiębiorstw lub ludzi na podstawie różnych wydarzeń i publikacji na ich temat).

Przechowywanie materiałów w formie elektronicznej ma pewne niuanse. Dane te można wprowadzać do bazy danych zintegrowanego banku danych przedsiębiorstwa, ale ze względu na złożoność i znaczne koszty czasowe, ma to znaczenie tylko w przypadku szczególnie istotnych zdarzeń.

Zasadniczo do pracy z obszernymi niestrukturyzowanymi zbiorami danych wykorzystywane są programy do wyszukiwania pełnotekstowego. Programy tej klasy są szeroko stosowane przez działy analityczne wywiadów lub przedsiębiorstw podczas pracy z dużymi ilościami informacji tekstowych i innych (elektroniczne kanały informacyjne, archiwa prasowe, artykuły, streszczenia, raporty).

2. Wykorzystanie outsourcingu

Czasami zdarza się, że taniej jest zakupić ważne informacje medialne poprzez stronę internetową danego wydawnictwa, a pierwotną obróbkę materiałów medialnych przekazać podmiotom trzecim, niż wykonywać ją siłami własnych pracowników. W pierwotnym opracowaniu informacji prasowych znaczącą pomoc mogą zapewnić bibliotekarze, którzy stosunkowo tanio i dość profesjonalnie mogą monitorować potrzebne danej firmie publikacje, w tym zagraniczne.

W niedawnej przeszłości streszczenia prasowe były w większości przygotowywane w ramach tzw. pracy nakładczej (chałupniczej). Takie rozwiązanie organizacyjne znacznie odciążało personel operacyjny komórki WG, zwalniając go z monotonnej i niewymagających wysokich kwalifikacji pracy.

Dostawa materiałów do osób rozpracowujących wskazane czasopisma, w przeszłości realizowana była za pomocą kurierów, nadzorowanych przez dyspozytora. Kurier realizował zadania stawiane przez dyspozytora, czyli: odebranie gazet/czasopism, dostarczenia ich pod wskazane adresy, wyjaśnienie, co należy zrobić (jakie informacje pozyskać z opracowywanej gazety lub czasopisma), a po pewnym czasie odebranie opracowanych materiałów i dostarczenie ich do dyspozytora.Obecnie wszystkie te czynności realizowane są za pomocą Internetu.

Inną formą outsourcingowego gromadzenia i obróbki danych dla potrzeb wywiadu gospodarczego, w tym danych pochodzących z mediów, może być infobrokering. Infobrokering to kompleksowe usługi z zakresu pozyskiwania, selekcji oraz analizy informacji. Zgromadzone i poddane analizie dane przedstawiane są przez infobrokerów w profesjonalnych raportach oraz zestawieniach.

Dzięki dobrej znajomości różnych źródeł danych oraz specjalistycznych technik ich wyszukiwania, specjaliści tej branży, potrafią szybko dotrzeć do pożądanych informacji. Infobroker jest pośrednikiem (information intermediary) pomiędzy zasobami informacyjnymi a ludźmi i organizacjami, którzy informacji potrzebują. Swoje usługi oferuje odpłatnie i na zlecenie. Sprzedaje NIE informację (w sensie – wiadomość, treść) – ale usługę informacyjną.