Przypuszczam, że wiele małych i średnich przedsiębiorstw nie do końca ma świadomość, że wdrożenie nowych przepisów to również ich obowiązek w najbliższym czasie. Jako pracodawcy będą musieli opracować procedury umożliwiające dokonywanie zgłoszeń nieprawidłowości oraz zabezpieczające autorów tych zgłoszeń przed potencjalną zemstą przełożonych.
Kogo i od kiedy obowiązują nowe przepisy:

• 17 grudnia 2021 r. – podmioty prawne działające w sektorze publicznym,
• 17 grudnia 2021 r. – podmioty prawne działające w sektorze prywatnym zatrudniające od 250 pracowników,
• 17 grudnia 2023 r. – podmioty prawne działające w sektorze prywatnym zatrudniające od 50 do 249 pracowników,

Wdrożenie fakultatywne dotyczy podmiotów prywatnych zatrudniających poniżej 50 pracowników. Ta grupa nie musi wdrażać nowych regulacji, ale czy na pewno jest się z czego cieszyć? Wdrożenie skutecznego systemu whistleblowingu w niektórych branżach jest absolutnie wskazane, zaś Centralne Biuro Antykorupcyjne wręcz zaleca tworzenie kanałów do zgłaszania naruszeń w firmach z sektorów, które są szczególnie narażone na działania korupcyjne.

Szczególne podmioty

W przepisach, obowiązującej od 17 grudnia ub. dyrektywy Unii Europejskiej 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa tzw. dyrektywie o ochronie sygnalistów wymienione są szczególne podmioty – podmioty prawne działające w sektorze prywatnym, prowadzące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania prania pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska (podlegające pod ustawę AML), do których nie mają zastosowania progi zatrudnienia.

Co to oznacza w praktyce? Jeżeli nasza firma znajdzie się w wykazie szczególnych podmiotów, to nie zależnie od liczby zatrudnionych osób, musi opracować i wdrożyć przepisy dotyczące ochrony sygnalistów. Szczególne podmioty w sektorze prywatnym:

• instytucje kredytowe, w tym banki,
• zakłady ubezpieczeń i reasekuracji,
• dystrybutorzy ubezpieczeń (agenci i brokerzy ubezpieczeniowi),
• instytucje płatnicze,
• fundusze inwestycyjne,
• biegli rewidenci i firmy audytorskie,
• firmy pożyczkowe, domy maklerskie,
• firmy leasingowe, SKOK, biura rachunkowe, kantory, pośrednicy nieruchomości, notariusze, radcowie prawni, adwokaci – jeżeli podlegają ustawie AML,
• przewoźnicy drogowi, lotniczy, kolejowi i morscy, podmioty związane z gospodarką odpadami i emisją gazów cieplarnianych.

Donosiciel czy kanarek w kopalni?

Nazwa sygnalista pochodzi od angielskiego terminu whisteblower (dosłownie: osoba dmuchająca w gwizdek). Sygnalista to osoba, która identyfikuje nieprawidłowości w środowisku pracy, raportuje je przełożonym, działa w dobrej wierze chcąc poprawy sytuacji i nie działa w interesie własnym. Przepisy prawne zapewniają sygnaliście ochronę poufności tożsamości oraz pełną ochronę przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy.

W przypadku braku reakcji ze strony kierownictwa, sygnalista może daną nieprawidłowość zgłosić do następnej instancji np. organów ścigania. Wdrażanie systemów do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych jest w Polsce trudne ze względów kulturowych i historycznych, a ujawnienie tożsamości sygnalisty w wielu środowiskach jest jednoznaczne z nałożeniem łatki „donosiciela”.

Sygnalista = kapuś, donosiciel?

Ocieplając wizerunek sygnalisty, można jego rolę porównać do roli kanarka w kopalni. Kanarki służyły kiedyś jako biologiczny alarm wczesnego ostrzegania, informujący górników o niebezpiecznym stężeniu bezwonnych gazów takich jak metan, czy dwutlenek węgla. Kiedy kanarek umierał, trzeba się było ewakuować.

Statystyki jednoznacznie pokazują, że zgłoszenia od sygnalistów stanowią najważniejsze źródło pozyskiwania informacji o nieprawidłowościach w organizacji i często są jedynym możliwym kanałem, dzięki którym udaje się je wykryć.

Pracodawcy są świadomi potencjału wiedzy swoich pracowników, którzy o nadużyciach i nieprawidłowościach w firmie wiedzą dużo. To, co powstrzymuje ich przed zgłaszaniem to m.in. obawa przed reakcją środowiska zawodowego i przełożonych. Dlatego należy wdrożyć rozwiązania pozwalające pracownikom zgłaszać swoje wątpliwości w poczuciu bezpieczeństwa o ich własną sytuację zawodową. Ochroną objętą są także osoby pomagające w zgłoszeniu oraz osoby powiązane ze zgłaszającym, jeżeli pozostają w stosunku pracy z pracodawcą zatrudniającym zgłaszającego.

Kto może być sygnalistą?

Osobami zgłaszającymi lub ujawniającymi informacje o naruszeniu prawa mogą być:

• pracownik, były pracownik, stażysta, wolontariusz,
• osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji przed zawarciem umowy,
• osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą,
• osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• wspólnicy, akcjonariusze,
• członkowie organów spółek,
• osoby pracujące dla wykonawców, podwykonawców, dostawców.

Katalog zgłaszanych naruszeń

Zgodnie z dyrektywą sygnalista może zgłaszać naruszenie prawa, czyli działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem, lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

• zamówień publicznych,
• usług, produktów i rynków finansowych,
• zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
• bezpieczeństwa transportu,
• ochrony środowiska,
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
• bezpieczeństwa żywności i pasz,
• zdrowia i dobrostanu zwierząt,
• zdrowia publicznego,
• ochrony konsumentów,
• ochrony prywatności i danych osobowych,
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
• interesów finansowych Unii Europejskiej,
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

Katalog nie jest zamknięty i ustawodawca krajowy na etapie implementacji dyrektywy do porządku prawnego może go rozszerzyć o np. mobbing czy zasady etyki.

Wewnętrzne kanały zgłaszania nieprawidłowości

Przedsiębiorca będzie musiał opracować i wdrożyć bezpieczny kanał gwarantujący ochronę poufności tożsamości zarówno sygnalisty, jak i osób biorących udział w zgłoszeniu oraz umożliwiający komunikację ze zgłaszającym w celu poinformowania go o przyjęciu zgłoszenia oraz rezultatach prowadzenia działań wyjaśniających.

Przykłady sposobów dokonywania zgłoszeń:

• zgłoszenia pisemne (przekazywane drogą pocztową, wrzucane do specjalnych, dedykowanych w tym celu skrzynek na zgłoszenia w miejscu pracy),
• zgłoszenia elektroniczne (za pośrednictwem platform online, internetowych, specjalistycznych aplikacji, specjalnych adresów e-mail),
• zgłoszenia ustne (za pośrednictwem gorącej linii lub innego systemu komunikacji),
• zgłoszenia podczas bezpośrednich spotkań z sygnalistą,
• zgłoszenia anonimowe.

Wyniki przeprowadzonych badań wskazują, że tylko zapewnienie pracownikom komfortu anonimowego zgłaszania nieprawidłowości sprawi, że system będzie działał efektywnie. Katalog sposobów zgłaszania jest otwarty, a konkretny pracodawca może w swojej organizacji ustanowić inne tryby zgłaszania.

W przypadku, jeżeli decydujemy się na rozwiązanie informatyczne, należy zabezpieczyć zarówno transmisję danych, jak i proces ich przetwarzania, a potem przechowywania oraz sam dostęp do aplikacji.

Na czym polega ochrona sygnalisty?

Ochrona sygnalistów dotyczy zapobieganiu działaniom odwetowym, czyli represjom za takie zgłoszenia. Chodzi o to, by sygnaliści nie bali się zgłaszać nieprawidłowości w obawie o to, że czeka ich odwet ze strony szefa w postaci zwolnienia z pracy, pogorszenia warunków pracy i płacy itd. Na przykład niewypłacenie premii może być sposobem ukarania za zgłoszenie. Nowe przepisy będą chroniły pracowników przed takimi działaniami.

Ochrona sygnalisty obejmuje w szczególności strefy:

• praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy,
• kształcenia zawodowego,
• warunków pracy, wymagań dotyczących efektywności zawodowej,
• wynagrodzenia i świadczeń dodatkowych,
• oceny zawodowej oraz systemu awansowania,
• odpowiedzialności dyscyplinarnej,
• zmiany warunków pracy i płacy,
• rozwiązania stosunku pracy.

Pamiętajmy jednak, że sygnaliście przysługuje ochrona, o ile:

• działał w dobrej wierze, czyli w oparciu o fakty i inne obiektywne motywacje z wyłączeniem względów osobistych, np. poczucia niesprawiedliwości, chęci odwetu lub osobistych interesów,
• posiadał uzasadnione przekonanie, że ujawniona informacja, a także zawarty w niej zarzut są prawdziwe,
• nie dokonywał ujawnienia w celu osiągnięcia własnych korzyści.

Sankcje za brak wdrożenia przepisów

Sankcje są bardziej dotkliwe niż za naruszenie przepisów rozporządzenia RODO. Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa przewiduje:

• grzywnę – maksymalna wysokość 1.080.000 zł, a w niektórych przypadkach 1.620.000 zł.
• karę ograniczenia wolności,
• karę pozbawienia wolności do trzech lat.

Prawidłowo funkcjonujący system whistleblowingu z jednej strony pełni funkcję represyjną poprzez możliwość podjęcia wewnętrznych działań mających na celu ochronę organizacji i pracowników przed negatywnymi konsekwencjami nieprawidłowości, z drugiej zaś pełni funkcję prewencyjną, poprzez odstraszanie, a tym samym zmniejszenie liczby naruszeń. Istotną korzyścią jest również zwiększenie wiarygodności organizacji na rynku, a co za tym idzie zwiększenie konkurencyjności podmiotu.

Na koniec nie można również zapomnieć o wartości dodanej, jaką jest zaufanie, lojalność i świadomość pracowników, jak również możliwość eliminacji z organizacji osób, które przez swoje nieetyczne zachowanie stanowią ryzyko dla całego przedsiębiorstwa.

O ile samo wdrożenie nowej polityki nie wydaje się być trudnym zadaniem, o tyle wypracowanie kultury organizacyjnej, w której dokonywanie zgłoszenia naruszenia przez sygnalistę, nie będzie się negatywnie kojarzyło z donosicielstwem, może okazać się żmudnym i długotrwałym procesem wymagającym solidnego nakładu pracy.

Nowe możliwości dla firmy

Podkreślić należy, że przepisy o ochronie sygnalistów, to nie tylko kolejny przykry obowiązek biurokracji i wdrożenia dodatkowej procedury w organizacji, ale również nowe możliwości, które otwierają się przed firmą.

Cały system przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych powinien funkcjonować w cyklu Deminga (zaplanuj, wykonaj, sprawdź, działaj). Prawidłowy przebieg procesu zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów gwarantuje wdrożenie przez pracodawcę następujących elementów:

• prawidłowej dokumentacji,
• odpowiednich rozwiązań informatycznych,
• przygotowanego zespołu do obsługi i realizacji zgłoszeń,
• wykaz działań mających wpływ na zmianę mental-ności pracowników w ocenie dokonywanych nieprawidłowości.

Czynnikiem niezbędnym przy wdrożeniu, a potem przy utrzymaniu systemu przyjmowania zgłoszeń i podejmowanie działań następczych jest trójstronne zaufanie – pracodawca, pracownik, osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń i prowadzenie działań następczych. Zaufanie pozwala bowiem na komunikację, która jest niezbędna, by system skutecznie działał. Dlatego bardzo ważna jest wiarygodność osób przyjmujących zgłoszenia i prowadzących działania następcze oraz stałe wsparcie najwyższego kierownictwa.

W efekcie organizacja otrzyma więcej informacji na temat wewnętrznych problemów i będzie mogła im sama zaradzić. Dodatkowo w ten sposób zmniejszy ryzyko, że sygnaliści będą zgłaszać nadużycia do organów państwowych czy mediów. To może wiązać się z różnymi przykrymi konsekwencjami – stratami wizerunkowymi, utratą klientów i partnerów, czy karami zarówno finansowymi, jak i pozbawienia wolności.