Wpływ skutecznej archiwizacji na wypełnianie obowiązków dotyczących terminów przechowywania
Zarządzanie zgromadzonymi dokumentami powinno przebiegać zgodnie z określonymi przepisami prawa. Zwrócić uwagę należy tu przede wszystkim na rodzaj rozważanej dokumentacji, bo poszczególnych akt dotyczą inne terminy przechowywania.
Dla dokumentacji podatkowej czy faktur VAT okres ten wynosi pięć lat (czas ten liczymy od momentu zakończenia roku kalendarzowego, w którym należało zapłacić podatek). Szczegółowe informacje na ten temat znajdziemy m.in. w takich dokumentach jak:
1. Ustawa o rachunkowości;
2. Ustawa o ordynacji podatkowej.
Powyższe zagadnienia to tylko czubek góry lodowej, bo informacji, precyzujących przechowywanie akt jest znacznie więcej. Przedsiębiorca musi m.in. wiedzieć, w jaki sposób zająć się dokumentacją pracowniczą i innymi aktami. Brak wiedzy na ten temat prędzej czy później doprowadzi do konsekwencji natury prawnej i wizerunkowej.
Trudno wyobrazić sobie rzetelne przestrzeganie wszystkich tych przepisów, bez wcześniejszego uporządkowania zbiorów. M.in. w tym celu zleca się taką usługę jak archiwizacja dokumentów. To dzięki dokładności, doświadczeniu i wiedzy na temat zasad archiwizacji, specjaliści są w stanie zająć się tym zadaniem rzetelnie i zdjąć z barków swoich klientów ciężar samodzielnego realizowania tego obowiązku.
Archiwizacja dokumentów krok po kroku - na czym polega taka usługa?
Ważne dokumenty firmowe należy archiwizować w taki sposób, by gotowe archiwum było funkcjonalne, a więc:
1. ułatwiało przestrzeganie przepisów dotyczących terminu przechowywania;
2. usprawniało wykonywanie zadań przez zatrudnione osoby;
3. pozwalało trzymać w ryzach zgromadzoną dokumentację.
Aby osiągnąć takie efekty, należy przeprowadzić m.in. kwalifikację akt. Podczas tego etapu specjaliści decydują o tym, do jakiej kategorii zostaną przyporządkowane konkretne dokumenty. Kolejne kroki to opracowanie i porządkowanie akt. Jednostki zostają zatem uformowane chronologicznie i tematycznie.
Profesjonalne firmy, oferujące taką usługę jak archiwizacja dokumentów, proponują swoim klientom złożoną, wieloaspektowa pomoc. Takie przedsiębiorstwa, jak np. Rhenus Data Office Polska, oprócz wcześniej wspomnianych kroków, zajmują się także oznaczaniem dokumentów, nadawaniem dokumentacji właściwego terminu przechowywania i brakowaniem akt.
Czy archiwizacja dokumentów to coś, z czym poradzisz sobie samodzielnie?
Wszystko zależy od tego, jaki efekt pragniemy osiągnąć. Jeśli chcemy mieć pewność, że nie przechowujemy dokumentacji po upływie określonego czasu, zdecydowanie najlepszą opcją będzie zaufanie specjalistom. Na takie rozwiązanie decydują się także firmy, które nie chcą martwić się o ewentualne wycieki czy naruszanie integralności informacji. Właściwa archiwizacja dokumentów, przeprowadzona przez doświadczonych ekspertów ma jeszcze jedną zaletę. Chroni nas przed ponoszeniem niepotrzebnych kosztów operacyjnych, będących efektem przechowywania danych, które nie mają żadnej wartości dla firmy. Kompleksowa usługa archiwizacji jest więc rozwiązaniem przeznaczonym zarówno dla wielkich przedsiębiorstw, przetwarzających ogromne ilości dokumentów elektronicznych i fizycznych, jak też dla mniejszych podmiotów, które chcą zachować ład informacyjny.
