1. Czy po wejściu w życie specustawy zatrudnianie obywateli Ukrainy będzie łatwiejsze?

Tak, jednym z głównych założeń specustawy w sprawie pomocy obywatelom Ukrainy jest otwarcie dostępu do rynku pracy i maksymalne uproszczenie procedur związanych z legalizacją zatrudnienia. Projekt przewiduje, że pracodawcy zatrudniający obywateli Ukrainy legalnie przebywających na terenie Polski będą zobowiązani jedynie do powiadomienia powiatowego urzędu pracy o podjęciu pracy przez obywatela Ukrainy. Powiadomienie będzie składane online i pracodawca będzie miał na jego złożenie 7 dni.

2. Obywatel Ukrainy, którego chcę zatrudnić, ma ważną Kartę Polaka. Czy z zatrudnieniem muszę czekać na specustawę?

Nie, posiadacz ważnej Karty Polaka jest już teraz (na podstawie obowiązujących przepisów), zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, więc można go zatrudnić od razu, nie czekając na wejście w życie specustawy i nie korzystając z aktualnie obowiązujących procedur uzyskania zezwolenia na pracę.

Karta Polaka jest dokumentem potwierdzającym przynależność do Narodu Polskiego (przede wszystkim ze względu na polskich przodków). Nie potwierdza obywatelstwa ani nie jest dokumentem podróży jak paszport. Z jego posiadaniem wiąże się natomiast kilka uprawnień. Jednym z nich jest właśnie możliwość podejmowania pracy w Polsce bez konieczności uzyskania pozwolenia na pracę.

3. Na jakich zasadach mogę zatrudnić cudzoziemca, który uciekł z Ukrainy, ale nie ma obywatelstwa ukraińskiego?

Zasady zatrudnienia cudzoziemca uciekającego przed wojną, ale nieposiadającego obywatelstwa ukraińskiego zależeć będą od tego, jakie obywatelstwo posiada. W przypadku obywateli Unii Europejskiej i państw EOG nienależących do UE przy zatrudnieniu obowiązują takie same zasady, jak przy zatrudnieniu polskich obywateli.

Obywatele Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Rosji mogą być zatrudnieni na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Okres zatrudnienia w takim wypadku nie może przekroczyć 24 miesięcy, a powierzona praca nie może być pracą sezonową, do której potrzebne jest zezwolenie.

Oświadczenie trzeba złożyć przed powierzeniem pracy i dopiero wówczas, gdy właściwy powiatowy urząd pracy je zarejestruje w ewidencji oświadczeń, cudzoziemiec może rozpocząć pracę. Na rejestrację czeka się zwykle do 7 dni. Sprawę można załatwić online, przez portal praca.gov.pl

W pozostałych przypadkach, jeśli nie zachodzi wyjątek zwalniający z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę (np.: ważna Karta Polaka), powierzenie pracy jest możliwe tylko na podstawie zezwolenia na pracę.

4. Zamierzam powierzyć rekrutację pracowników – obywateli Ukrainy, firmie zewnętrznej. Jakich formalności muszę dopełnić?

W pierwszej kolejności trzeba zapewnić, aby warunki współpracy z agencją zatrudnienia zostały potwierdzone – najlepiej w umowie, która określi zapotrzebowanie pracodawcy (liczbę poszukiwanych kandydatów do pracy), termin realizacji usługi, wynagrodzenie agencji oraz sposób prowadzenia rekrutacji.

Jeśli agencja będzie wyszukiwać kandydatów w imieniu pracodawcy, to w relacji między pracodawcą a agencją zatrudnienia dojdzie do powierzenia przetwarzania danych osobowych. To wymaga, aby pracodawca, jako administrator danych osobowych potwierdził, czy agencja daje rękojmię bezpieczeństwa danych oraz zawarł z nią umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Trzeba też uzgodnić, w jaki sposób pracodawca będzie realizował wobec kandydatów obowiązek informacyjny o tym, że jest administratorem ich danych i jakie prawa im przysługują.

5. Moje oświadczenie o powierzeniu pracy zostało zarejestrowane. Czy muszę dopełnić jeszcze jakichś formalności?

Tak. Podmiot, którego oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zostało zarejestrowane, ma obowiązek powiadomić właściwy powiatowy urząd pracy o:

• podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń,
• niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń.

6. Czy pracowników z Ukrainy obowiązują takie same zasady powołania do czynnej służby wojskowej jak pracowników z Polski?

Nie. Sytuację pracownika – obywatela Polski w sytuacji powołania do czynnej służby wojskowej reguluje ustawa o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej. Nie ma w polskim porządku prawnym przepisów, które określałyby status pracownika – obywatela innego kraju, który został powołany do służby.

W konsekwencji, w przypadku pracowników – obywateli Ukrainy, musimy stosować ogólne zasady związane z udzielaniem zwolnienia od pracy i kontynuowania zatrudnienia.

7. Pracownik chce wrócić do Ukrainy, żeby walczyć w jej obronie. Jak pracodawca może udzielić mu zwolnienia od pracy?

Jeżeli pracownik deklaruje, że chce wyjechać, aby walczyć w obronie swojego kraju, na czas jego nieobecności Pracodawca może udzielić urlopu bezpłatnego. Co do zasady, wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego powinien mieć formę pisemną. W obliczu jednak nadzwyczajnych okoliczności uznać należy, że również mail lub sms pracownika wystarczy, aby udokumentować wniosek.

Problematyczne może być wskazanie, na jaki okres urlop jest udzielany. Jeśli okaże się, że strony źle oceniły, na jak długo zwolnienie będzie potrzebne, będą w przyszłości mogły ten okres albo skrócić, albo wydłużyć. Tu również należy uznać, że elektroniczna forma komunikacji będzie wystarczająca do udokumentowania ustaleń. Pracownik może też wskazać pełnomocnika, który w jego imieniu w okresie nieobecności będzie w kontakcie z pracodawcą i będzie upoważniony do czynienia z nim ustaleń dotyczących stosunku pracy pracownika.

8. Czy pracodawca i pracownik mogą zawrzeć porozumienie o tymczasowym rozwiązaniu
stosunku pracy?

W drodze porozumienia można rozwiązać stosunek pracy i skutek w postaci zakończenia stosunku pracy ma definitywny charakter. Nie ma jednak przeszkód, żeby na przykład pracodawca zagwarantował pracownikowi, który wyjeżdża teraz do Ukrainy, że po jego powrocie będzie czekało na niego miejsce pracy. Taka gwarancja może przyjąć postać zobowiązania do zawarcia kolejnej umowy o pracę, gdy pracownik zgłosi swoją gotowość do pracy po powrocie.

9. Czy cudzoziemiec posiadający status uchodźcy może pracować w Polsce?

Tak. Zarówno cudzoziemiec, który posiada status uchodźcy nadany w Rzeczypospolitej Polskiej, jak i cudzoziemiec, któremu udzielono ochrony uzupełniającej w Rzeczypospolitej Polskiej, może wykonywać pracę bez konieczności uzyskiwania pozwolenia na pracę. W konsekwencji, pracodawca może zatrudnić taką osobę dokładnie tak samo, jak obywatela Polski.

Na pracodawcy spoczywa jednak obowiązek zweryfikowania dokumentów potwierdzających status cudzoziemca. W szczególnym wypadku, gdy postępowanie w sprawie udzielenia ochrony międzynarodowej przedłuża się ponad 6 miesięcy nie z winy wnioskodawcy (cudzoziemca), wnioskodawca może wystąpić do Urzędu ds. Cudzoziemców o wydanie zaświadczenia, które wraz z tymczasowym zaświadczeniem tożsamości cudzoziemca uprawnia tę osobę do wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

10. Czy pracownikom – obywatelom Ukrainy, pracodawca może przyznać zapomogę?

Pracodawcy mogą przyznawać pracownikom zapomogi w sytuacjach losowych, zarówno ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jak i ze środków obrotowych. W przypadku przyznania świadczenia z ZF¦S powinny zostać spełnione warunki pomocy określone w Regulaminie Funduszu.

11. Czy można w zakładzie pracy zorganizować zbiórkę gotówki na pomoc ofiarom wojny?

Tak. Pracownicy mogą zorganizować koleżeńską zbiórkę w zakładzie pracy. Jeśli uczestnikami zbiórki będą tylko pracownicy (a nie przypadkowe osoby), takiej zbiórki nie trzeba rejestrować. Jeśli zasięg zbiórki miałby być większy niż tylko zakład pracy, pracownicy powinni powołać komitet społeczny i zarejestrować zbiórkę na stronie http://zbiorki.gov.pl/zbiorki/index.

Autorka: adwokat w Kancelarii Brzezińska Narolski Adwokaci w £odzi, ekspert z zakresu indywidualnego i zbiorowego prawa pracy oraz ochrony danych osobowych, trener i szkoleniowiec