1. Wydajny i energooszczędny sprzęt biurowy
W kontekście kryzysu warto zastanowić się, czy obecne w biurze urządzenia są efektywne nie tylko ze względu na swoją wydajność, lecz także energooszczędność. Weźmy pod lupę drukarki – nawet w epoce cyfryzacji wciąż wiele dokumentów musi posiadać formę fizyczną. Szczególnie małe i średnie firmy nie zawsze potrzebują dużego urządzenia laserowego, kompaktowe sprzęty atramentowe mogą być równie funkcjonalne. Udowadnia to Brother, proponując wielofunkcyjne urządzenia z serii InkBenefit Plus – model DCP-T520W umożliwiający szybkie drukowanie, skanowanie i kopiowanie, a także MFC-T920DW dodatkowo wyposażony w m.in. w faks, druk dwustronny oraz ADF.
Seria InkBenefit Plus wyróżnia się wbudowanymi pojemnikami z tuszem, uzupełnianymi atramentem z buteleczek. To doskonały sposób na tanie drukowanie w małej firmie lub domu. Zapas tuszu w tych kompaktowych urządzeniach pozwala na wydrukowanie nawet 15 000 stron! Sprzęty posiadają także ergonomiczne przyciski i wyświetlacz LCD, oraz prędkość druku sięgającą 17 obrazów na minutę. W kontekście oszczędności trudno nie wspomnieć też o fakcie, że nieużywane automatycznie przechodzą w tryb czuwania, co ze względu na rosnące ceny prądu jest niezwykle przydatne.
2. Ograniczenie przestrzeni biurowej i praca hybrydowa
Wynajem bądź utrzymanie dużej przestrzeni biurowej to naprawdę ogromny koszt – coraz częściej całkowicie zbędny. Pandemia, która rozpoczęła kryzys, dowiodła, że praca w systemie hybrydowym może być naprawdę efektywna i nie ustępuje stacjonarnej. Stałe stanowiska biurowe można zastąpić hot deskami. Poszczególne zespoły mogą spotykać się w sali konferencyjnej. Biuro wciąż pozostanie centrum przedsiębiorstwa, ale nie oznacza to, że wszyscy pracownicy muszą przebywać w nim jednocześnie. Dzięki temu firma może przenieść się do lokalu o znacznie mniejszej powierzchni i wygenerować w ten sposób niebagatelne oszczędności.
3. Oszczędzanie energii
Kwestia oszczędzania energii została już poruszona, ale jej wpływ na budżet przedsiębiorstwa jest znacznie szerszy. Klienci biznesowi nie mogą liczyć na regulowane ceny prądu, a rynkowe przyprawiają o ból głowy. Dlatego warto dokonać audytu energetycznego, sprawdzając, czy obecna taryfa rzeczywiście jest optymalna. Oprócz tego opłaca się redukować zużycie poprzez z pozoru drobne kwestie, takie jak wydajne oświetlenie LED, czujniki ruchu czy wymianę firmowej infrastruktury na bardziej energooszczędną. Małe przedsiębiorstwa mogą stać się dzisiaj producentami energii, wytwarzając ją na własne potrzeby za sprawą fotowoltaiki.
4. Cyfryzacja
Nie bez powodu coraz więcej firm dostrzega korzyści związane z przechowywaniem danych w chmurze. Archiwa pełne dokumentów przechodzą już do lamusa, bo tylko niepotrzebnie powodują rozrost wykorzystywanej przestrzeni biurowej. Firmowe dokumenty znajdujące się w chmurze są dostępne przez 24 godziny na dobę z dowolnego urządzenia i miejsca na świecie, co ułatwia pracownikom wykonywanie swoich obowiązków. Jednocześnie dzięki szyfrowanym połączeniom i kopiom zapasowym są całkowicie bezpieczne. Awaria firmowych urządzeń, jak i uszkodzenie dokumentów w formie fizycznej nie stanowią zagrożenia.
Oczywiście część dokumentacji wciąż wymaga drukowania, ale przecież pobranie plików z serwera nie stanowi najmniejszego problemu. Dokumenty, które trafiają do wspomnianych urządzeń marki Brother, pozostają bezpieczne. Te sprzęty oferują wiele możliwości autoryzacji przy pomocy kart zbliżeniowych, kodów PIN lub haseł, a także pozwalają na wyłączenie nieużywanych interfejsów. Dzięki temu dane firmowe nie dostaną się w niepowołane ręce.
Okazuje się, że trwający trudny czas to paradoksalnie dobra okazja do przeprowadzenia reorganizacji przedsiębiorstwa, która nie tylko pozwoli redukować koszty, lecz także może podwyższyć jego wydajność!
