Często nie zdajemy sobie sprawy, jak w rzeczywistości wygląda obieg dokumentów w naszej firmie. Niby istnieją odgórnie przyjęte reguły, jednak przez lata zaniedbań działy, a nawet i pojedyncze osoby wypracowały swoje własne sposoby. Nie ma nic złego w takim podejściu, dopóki nie zaczyna ono generować coraz większej liczby problemów.

Jak obecnie wyglądają procesy związane z obiegiem dokumentów?

Papierowo
Wiele firm do dziś wykorzystuje wyłącznie papierowy obieg dokumentów. Jest on nie tylko mało wydajny, ale niesie ze sobą również największe ryzyko popełnienia błędu. Dlaczego? Wszystkie dane są wielokrotnie przepisywane ręcznie.

Obieg kancelaryjny
Są również firmy, w których funkcjonuje usystematyzowany obieg dokumentów, tzw. obieg kancelaryjny. Może on mieć formę zarówno papierową, jak i elektroniczną. Charakteryzuje się usystematyzowaną strukturą, jednak punktem krytycznym jest wyszukiwanie dokumentów oraz często występujący chaos w nadawaniu odpowiednich numerów/indeksów.

Dyski googlowskie
W niektórych firmach funkcjonują dyski Google. Jest to świetne rozwiązanie, jednak sprawdza się tylko w małych organizacjach. Przy większej liczbie użytkowników zaczyna być problematyczne.

Wysyłanie plików mailem
Wysyłanie dokumentów mailem wewnątrz firmy jest najgorszym z możliwych rozwiązań. Każdy mail powiela wybrany dokument, przez co często dochodzi do zagubienia jego oryginalnej lub aktualnej wersji.

Jakie informacje są dla nas kluczowe?

Nadmiar informacji, podobnie jak ich brak, jest niedobry. Dlatego ważne, aby każdy pracownik miał dostęp do kompletu potrzebnych danych. W tym celu przed wyborem i wdrożeniem programu DMS w firmie należy przeprowadzić analizę i zdefiniować wszystkie procesy.

Dzięki temu możemy z łatwością określić, kto i do jakich danych powinien mieć dostęp, a podczas wdrożenia programu DMS odpowiednio zdefiniować uprawnienia, co przełoży się bezpośrednio na znaczny wzrost bezpieczeństwa danych.

W których miejscach i jak często zdarzają się przestoje?

Analiza jest świetnym momentem na wyszukanie tzw. wąskich gardeł i wprowadzenie zmian w wybranych procesach. Dlaczego? Jeśli wdrażając system, odwzorujemy nieefektywnie działające procesy w naszej firmie, nie odniesiemy sukcesu.

Co jest dla nas najważniejsze podczas wdrożenia programu DMS?

Przed wyborem rozwiązania DMS powinniśmy zdefiniować, co chcemy dzięki niemu osiągnąć. Wdrożenie nowego systemu jest stosunkowo długim procesem, podczas którego bardzo łatwo jest odejść od wyznaczonych celów. Już na początku warto zadbać o stworzenie kompleksowego planu działania. Dzięki temu przez cały proces będziemy mogli kontrolować realizację naszych założeń.

Czy ze względu na prowadzoną działalność firma podlega dodatkowym regulacjom prawnym?

Często spotykamy się z tym że firma musi zarządzać nietypowymi dokumentami lub prowadzić dokumentację w specyficzny sposób. Najczęściej uwarunkowania te nie wynikają bezpośrednio z przepisów prawa, jednak na firmy jest np. nałożony wymóg certyfikowania produktów zgodnie z określonymi normami.

Branża budowlana, architekci, deweloperzy muszą natomiast przetrzymywać duże ilości dokumentów przez bardzo długi czas, dlatego podczas wyboru systemu ważną kwestią jest również możliwość archiwizacji wielu formatów dokumentów oraz sposób i miejsce ich przechowywania.

Czy firma posiada rozproszoną strukturę?

Od odpowiedzi na to pytanie będzie zależeć, jakiego rodzaju systemu powinniśmy
szukać. Rozwiązania webowe mają zazwyczaj mniejsze możliwości dopasowania, zaś rozwiązania desktopowe posiadają większy próg wejścia.

Jeśli odpowiemy sobie na wszystkie powyższe pytania, możemy śmiało zacząć poszukiwania optymalnego rozwiązania dla naszej firmy.