System ERP służy do planowania zasobów przedsiębiorstwa i wykorzystuje moduły powiązane z poszczególnymi działami firmy. Jeżeli chcemy nadążyć za konkurencją lub zyskać przewagę na rynku, to inwestycja w ERP wydaje się naprawdę dobrym rozwiązaniem. Wiele firm na rynku zastanawia się, ile finalnie będzie wynosiła całkowita inwestycja w taki system i czy będzie opłacalna?

Na całkowite koszty, związane z wyceną oprogramowania wspierającego wszystkie obszary działania organizacji, składają się koszty zakupu licencji i wdrożenia systemu ERP, wydatki sprzętowe wynikające z zapewnienia odpowiednich zasobów IT dla wdrażanego systemu, jak również opłaty wsparcia, utrzymania i bieżących aktualizacji.

Jak oszacować budżet na zakup i wdrożenie ERP?

Dla każdego przedsiębiorstwa wycena systemu ERP będzie inna, gdyż zależeć będzie od konkretnych potrzeb danej firmy. Dlatego dobrze jest poznać elementy, które składają się na taką inwestycję, a także wiedzieć, na co szczególnie zwrócić uwagę, aby koszty takiej inwestycji zmieściły się w zaplanowanym przez nas budżecie czy też znacząco go nie przekroczyły.

Wydatki związane z ERP w chmurze będą dotyczyły m.in. wysokości opłacanego miesięcznego abonamentu oraz ewentualnie opłat za transfer i przechowywanie danych. Kwoty te oscylują w zakresie od kilkuset do kliku tysięcy złotych miesięcznie w zależności od systemu i wybranych opcji. Można więc w przybliżeniu przewidzieć wydatki z tym związane w perspektywie np. najbliższych 6 miesięcy czy nawet roku. Jakie jeszcze elementy składają się na koszt związany z wyborem i wdrożeniem systemu ERP?
Są to m.in.:

• opłaty licencyjne oprogramowania ERP;
• okresowa aktualizacja oprogramowania (z reguły w przypadku subskrypcji jest już w cenie);
• wsparcie techniczne (infolinia, elektroniczne Biuro Obsługi itp.);
• analiza przedwdrożeniowa – powinien to być dokument, ukazujący koncepcję oraz koszty implementacji rozwiązania;
• integracja z innymi systemami (np. sklep internetowy itp.);
• konsultacje wdrożeniowe realizowane w siedzibie klienta bądź zdalnie;
• testowanie rozwiązania;
• szkolenia użytkowników;
• asysta – wsparcie w uruchomieniu oraz po starcie systemu.

Oczywiście nie zawsze wszystkie te elementy będą miały zastosowanie w każdym projekcie. Pełna identyfikacja procesów biznesowych i koszt wdrożenia są możliwe dopiero na etapie szczegółowego omówienie całego procesu i potrzeb firmy.

Tanie czy dobre?

Podczas przeglądania ofert od dostawców należy dokładnie porównać wysokość kosztów licencji oprogramowania i dopytać dostawcę o ewentualne koszty dodatkowe. Dowiedz się z czego mogą one wynikać, w jaki sposób są naliczane i czy w każdym przypadku są uzasadnione. Pamiętaj, że dobre przygotowanie organizacji na etapie przedwdrożeniowym pomoże uniknąć przykrych niespodzianek związanych z nieplanowanymi kosztami w czasie wdrożenia systemu. Tanie oferty zwykle przyciągają uwagę przedsiębiorców perspektywą niskich kosztów inwestycji, często jednak nie zawierają wszystkich potrzebnych elementów czy też modułów systemu, za które firma i tak będzie musiała zapłacić, aby osiągnąć zamierzone cele wdrożenia.

Nowy program wsparcia firm z sektora MSP

Optymistyczną wiadomością dla przedsiębiorców jest to, że teraz mogą ubiegać się o wsparcie finansowe na zakup i wdrożenie systemu ERP. Polski producent oprogramowania dla biznesu, Symfonia, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów, uruchomił Pakiet Wsparcia dla firm z sektora M¦P. Daje on możliwość preferencyjnego zakupu oraz wdrożenia oprogramowania. Z dofinansowania z puli 2 mln złotych mogą korzystać firmy, które ze względu na pandemię zwlekały do tej pory z decyzją o inwestycji w cyfryzację biznesu.

Pakiet Wsparcia dla Firm od Symfonii to kilka rodzajów pomocy dla małych i średnich przedsiębiorstw. Podstawową jest Bon Cyfryzacyjny, czyli preferencyjne warunki zakupu oprogramowania biznesowego w formie subskrypcji. Jego uzupełnieniem jest Bon Instalacyjny, który przedsiębiorcy mogą przeznaczyć na pokrycie kosztów związanych z prawidłową instalacją oprogramowania. Ponadto beneficjenci programu mogą uzyskać wsparcie w pozyskaniu dodatkowego zewnętrznego finansowania zakupu oprogramowania, m.in. w formie leasingu.
W ramach Pakietu przedsiębiorcy mają do dyspozycji oprogramowanie dostarczane przez Symfonię i obsługujące takie obszary jak:

• kadry i płace, w tym tzw. samoobsługę pracowników (np. składanie wniosków urlopowych online, wsparcie pracy zdalnej),
• finanse i księgowość wraz z obsługą elektronicznego obiegu dokumentów i komunikacją z klientem w przypadku biur rachunkowych,
• zarządzanie sprzedażą i magazynem, w tym powiązania działalności handlowej z kanałem e-commerce.

Istotną korzyścią Pakietu Wsparcia dla Firm są nie tylko preferencyjne warunki inwestycji, ale także bezpieczeństwo finansowe. W zależności od wybranej formy wsparcia przedsiębiorcy mogą bowiem skorzystać z odroczenia płatności – nawet do 9 miesięcy, a w przypadku trudnej sytuacji finansowej w ogóle zrezygnować z zakupionej subskrypcji.

Pakiet Wsparcia dla Firm jest dostępny od 21 czerwca i będzie oferowany aż do wyczerpania puli 2 milionów złotych przeznaczonych przez Symfonię na inwestycje w cyfryzację i oprogramowanie biznesowe.
Aby ubiegać się o skorzystanie z Pakietu Wsparcia, wystarczy wypełnić prosty formularz na stronie www.optymizacja.pl