Ciągle pokutuje przeświadczenie, że transformacja cyfrowa to konieczność. Taka jednak, na którą mogą pozwolić sobie tylko koncerny i duże firmy. Sytuacja z COVID-19 uzmysłowiła wielu przedsiębiorcom, że zmienić może i powinno się wiele, i to nie tylko z powodu wszechobecnej pracy zdalnej. Warto zainwestować w nowe procesy biznesowe i znaleźć sposoby na efektywniejsze zarządzanie całą organizacją. Oto jak zrobiła to Amica.

Klucz do sukcesu: metoda procesu

Amica postawiła na trzy etapy cyfryzacji: określenie funkcjonalności ostatecznego rozwiązania (czyli „thing big”), walidację rozwiązań w małej skali (czyli „start small” oraz szybkie wdrożenie przyjętych rozwiązań we wszystkich spółkach należących do Grupy (czyli „escalate fast”). Dzięki temu w ograniczony kosztowo sposób można było zdefiniować potrzeby, następnie w równie ograniczony sposób (kontrola ryzyka) przeprowadzono test rozwiązań. Jeśli coś się sprawdziło, błyskawicznie się rozprzestrzeniało.

Firma przetestowała koncepcję aż na dziesięciu programach pilotażowych, które równomiernie wprowadziła w strukturach organizacji. Trzy dotyczyły kontaktów i współpracy z klientami, trzy miały na celu optymalizację łańcucha wartości produktowej, kolejne trzy automatyzowały procesy wewnętrzne, a ostatni z nich optymalizował infrastrukturę IT firmy. Firma bardzo przytomnie przy tym stawia na rezultaty.

Transformacja cyfrowa bez jasno określonego celu walidującego każde działanie to sztuka dla sztuki, dlatego Amica postawiła nie tyle na automatyzację, ile na badania konsumenckie i przetwarzanie pozyskanych w ten sposób informacji do podejmowania racjonalnych decyzji.
Amica zauważyła, że nastąpiło radykalne skrócenie cyklu życia produktu. Kiedyś jedna lodówka czy zamrażarka starczała klientowi na 15 lat. Teraz oczekuje on zmian co 3-4 lata, co wymusza nie tylko przeorganizowanie całego łańcucha produkcyjnego i planów marketingowych, ale także zbierania informacji o potrzebach. Oraz skutecznej ich implementacji. Co nie jest wcale łatwe z uwagi na diametralne zmiany w procesach technologicznych, które regularnie eliminują stare rozwiązania. Implementacja takich nowinek jak drukarki 3D szybko przestaje być „nowinką”, a staje się standardem przemysłowym.

Amica podkreśla, że razem ze skróceniem cyklu życia produktu pojawiło się też inne wyzwanie. Takie, które nieustannie podkreślam. Personalizacja, bo o niej mowa, to dzisiaj klucz do portfeli klientów i to w dowolnej branży. Firmy przemysłowe przestawiają się dzisiaj z produkcji masowej na hybrydową. Z jednej strony tworzą linie produkowanych jakościowo przedmiotów „od sztancy”, z drugiej muszą być zdolne do wypuszczania na rynek krótkich serii liczonych w dziesiątkach egzemplarzy. Czasem nawet pojedynczych sztuk, tworzonych na specjalne zamówienie klienta.
Tutaj przydają się nie tylko drukarki 3D, ale także idea „cyfrowego bliźniaka” (digital twin). Dzięki takiej cyfrowej reprezentacji fizycznie istniejącego obiektu, firmy szybko mogą przetestować dane rozwiązanie bez konieczności „pakowania się” w kosztowny proces produkcyjny. A jeśli projekt się sprawdzi, sprawnie mogą przesunąć produkt z kategorii „test” na produkcję.

Transformacja cyfrowa w sektorze M¦P

Dobrze, ale jak to się ma do Twojej firmy? Tutaj też nieustannie podpowiadam, że nie ma idealnego rozwiązania, bo każda organizacja jest inna. Bez względu na rozmiar firmy, charakter prowadzonej działalności, sprzedawane produkty. Możemy wziąć dwie firmy produkujące opony i każda z nich będzie miała inne wyzwania. Związane z procesem technologicznym, problemami kadrowymi, kompetencjami cyfrowymi pracowników, procesami komunikacji z dostawcami itp.
Nie ma jednego rozwiązania działającego dla każdej firmy. Nigdy. Dlatego tak istotne jest indywidualne podejście do problemu. Istnieją jednak pewne zasady, dzięki którym możesz przygotować się na zmiany w swoim przedsiębiorstwie bez względu na wszystko.

1. Określ cel transformacji cyfrowej. Musisz znać powód, dlaczego chcesz implementować zmiany. Jakie problemy zmiana ma rozwiązywać? Jaką wartość ma tworzyć?
2. Dostosuj swoje zasoby do przyjętej strategii. Przed zmianami warto uporządkować zarówno finanse, inwestycje, jak i strukturę organizacji. Powinieneś posiadać zarówno odpowiednie ilości pieniędzy do zabezpieczenia inwestycji, jak i pracowników gotowych do wdrożenia zmian oraz pracy w nowych okolicznościach.
3. Upewnij się, że kluczowi pracownicy są świadomi zmian, rozumieją ich znaczenie i popierają je. Bez tego inni pracownicy w firmie nie będą tak skłonni do poparcia nowych procesów, a w skrajnych przypadkach odejdą z organizacji. Nikt nie lubi radykalnych zmian. Niektórzy boją się ograniczenia kompetencji, redukcji płacy, całkowitego zastąpienia. Wyjaśnij swojemu zespołowi na czym polegać mają korzyści.
4. Buduj i promuj liderów. Transformacja cyfrowa to doskonała okazja do tego, aby w firmie ujawniły się nowe talenty. Przywódcze, organizacyjne, innego rodzaju. Uważnie obserwuj ludzi i zobacz kto pomaga innym odnaleźć się w nowej sytuacji, kto aktywnie promuje nowe rozwiązania, kto widzi możliwość usprawnienia nawet tego, co już zostało nakreślone, lub nawet wprowadzone do organizacji. Jeśli takich talentów w firmie brakuje, skorzystaj z usług zewnętrznego konsultanta, który pomoże Ci zoptymalizować procesy.
5. Pilnuj, aby komunikacja stała się podstawą codziennej działalności firmy. Nie chodzi tutaj ani o przedłużające się zebrania (nawet w mniejszych firmach potrafią czasem być niepotrzebnie rozwleczone), ile przede wszystkim o kuluarowe rozmowy. Na korytarzu, przerwie na kawę czy papierosa. Ludzie większość swoich problemów rozwiązują nie mailowo, ale ustnie. Jeśli szybko trzeba coś wyjaśnić albo rozwiązać jakiś problem, najlepiej jest po prostu pogadać. Temu sprzyja jednak kultura komunikacji w firmie i poczucie, że dowolny pracownik może porozmawiać o wszystkim i z każdym. Ludzie muszą czuć się bezpiecznie, a temu sprzyja kultura firmowa, którą powinieneś u siebie wprowadzić.
6. Zaimplementuj i promuj zwinne metody zarządzania. Dzisiaj technologia i potrzeby konsumentów zmieniają się w zawrotnym tempie. Musisz mieć możliwość szybkiej reakcji na zmieniające się potrzeby i możliwości. Metoda agile i inne sprawdzają się w każdej organizacji, nawet w mikrofirmach.
7. Zapewniaj szkolenia pracowników i zwiększaj ich kompetencje. Nie tylko te cyfrowe; dzisiaj liczy się każda dodatkowa umiejętność, jaką Twoi pracownicy mogą posiadać. Na przykład w ramach design thinking, co pomoże Ci usprawnić procesy projektowania innowacji.

Liczy się Twoje USP, reszta to tło

Wciąż zbyt wiele organizacji skupia się na konkurencji, zamiast na sobie. Twoja unikalna propozycja sprzedaży (Unique Selling Point, USP) to coś, co odróżnia Cię od konkurencji. To cecha produkowanego produktu, sposób podejścia do procesu jego wytwarzania, obsługa klienta. To coś namacalnego, wykraczającego poza marketing (co jednak marketing znakomicie może wykorzystać).

Monitoring konkurencji jest istotny, ale najważniejsze jest co, jak TY reagujesz na zmieniające się okoliczności rynkowe. Transformacja cyfrowa to jedno, transformacja charakteru organizacji to drugie.

Autor zajmuje się brandingiem, marketingiem, skalowaniem firm, optymalizacją procesów i contentem. Tworzy i rozwija marki, buduje wizerunek i komunikację. Podchodzi holistycznie do sprzedaży, marketingu, public relations, human resources i employer branding. W pracy opiera się na Customer-centric Selling i Design Thinking. Ekspert ekonomii wartości, mającej realne przełożenie na zyski firmy, jej wizerunek oraz relacje z partnerami i pracownikami. Autor kilku książek, pierwszą napisał na zamówienie jeszcze na studiach. Na co dzień pisze na blogu www.scislak.com