1. Wymiana podpisanych dokumentów

Podpisanie umowy w zwykłej formie pisemnej nie musi wiązać się z jednoczesnym złożeniem podpisów przez strony pod umową – mogą być one złożone w różnym czasie i w różnych miejscach. Oznacza to np., że jedna strona może podpisać umowę wcześniej w dwóch egzemplarzach i przesłać je drugiej stronie. Z kolei druga strona może podpisać umowę później (na tym samym dokumencie) i odesłać kontrahentowi jeden egzemplarz. Może być również tak,
że każda ze stron podpisze swój egzemplarz umowy, a następnie strony wymienią się podpisanymi dokumentami. Komplet tych dokumentów będzie dowodem zawarcia umowy określonej treści.

Jeśli podpisy nie są składane jednocześnie, to w celu uniknięcia wątpliwości przy każdym podpisie powinna pojawić się data. Umowa będzie zawarta z datą złożenia ostatniego podpisu. W takim przypadku można też w umowie wskazać datę, od której zaczyna ona obowiązywać.
Jeśli kontrahent naniesie zmiany w treści umowy, to przy akceptowaniu ich warto sporządzić listę zmian do umowy, pod którą obie strony złożą podpisy – wtedy umowa obowiązuje w wersji ze zmianami.

Bez jednoznacznego potwierdzenia, w przypadku sporu będziemy dysponować dwiema różnymi wersjami umowy, bez rozstrzygnięcia, która wersja jest wiążąca. Jeśli zmian nie akceptujemy niezwłocznie, sprzeciwiamy się włączeniu ich do umowy. Sprzeciw musi być zgłoszony przez osobę uprawnioną do reprezentacji strony umowy, a adresatem musi być osoba uprawniona do reprezentacji drugiej strony. Sprzeciw powinien być złożony przynajmniej w treści wiadomości mailowej. Aby zawrzeć umowę, należy ustalić jej ostateczną treść akceptowaną przez obie strony.

2. Podpisanie umowy elektronicznym podpisem kwalifikowanym

Przepisy prawa przewidują możliwość podpisania umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który został zrównany z podpisem własnoręcznym. Odbywa się to w ten sposób, że treść umowy, w postaci elektronicznej, jest podpisywana przez strony przy użyciu kwalifikowanych podpisów elektronicznych (tj. podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, zgodnie z art. 131 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej). Należy pamiętać, że opatrzona podpisem musi zostać cała umowa znajdująca się w jednym pliku (np. PDF).Ponadto zasadne jest wskazanie w umowie z imienia i nazwiska osób uprawnionych lub upoważnionych do jej podpisania, tak aby można było łatwo porównać te dane z danymi podpisu elektronicznego.

Weryfikacja podpisu elektronicznego, którym dokument został już opatrzony, jest możliwa dzięki aplikacjom udostępnianym przez podmioty dostarczające podpisy elektroniczne albo przez innych dostawców usług zaufania wpisanych na listę prowadzoną przez NBP, albo instytucję prowadzącą taki rejestr w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej. W aplikacji można sprawdzić, m.in. dane osoby, która złożyła podpis, rodzaj podpisu (certyfikowany, niecertyfikowany), ważność podpisu oraz to, czy dokument nie został zmodyfikowany po podpisaniu.Rejestr kwalifikowanych dostawców usług zaufania znajduje się na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji (https://www.nccert.pl/uslugi.htm).

Jeśli strony lub przepisy prawa zastrzegają dla zawarcia umowy formę pisemną, pod rygorem nieważności, umowa będzie ważnie zawarta, zarówno jeśli strony złożą własnoręczne podpisy pod umową, jak i w przypadku kiedy opatrzą umowę podpisami kwalifikowanymi.
Nie każdy jednak dysponuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ponadto osoby upoważnione do zawierania umów często pracują w trybie home office, oddalone o wiele kilometrów od siedziby firmy czy też siedziby kontrahenta. Co zrobić, jeśli nie wszystkie osoby, które powinny podpisać umowę, dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Najprostszym rozwiązaniem jest złożenie na umowie podpisów własnoręcznych (przez osoby, które nie posiadają kwalifikowanego podpisu elektronicznego) oraz podpisów elektronicznych (przez osoby, które takie podpisy posiadają).

W tym przypadku zawarcie umowy potwierdzają łącznie dwa jej egzemplarze – jeden w formie pisemnej z własnoręcznymi podpisami osób, które takie podpisy składają, oraz drugi egzemplarz w formie elektronicznej (np. PDF) opatrzony kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Dla zawarcia umowy strony wymieniają się egzemplarzami umów, tak aby każda ze stron posiadała egzemplarz opatrzony wszystkimi podpisami, które miały być złożone własnoręcznie, i egzemplarz opatrzony wszystkimi podpisami, które miały być złożone elektronicznie. Dopiero komplet wymienionych dokumentów potwierdza zawarcie umowy określonej treści.

Należy pamiętać, że podpisanie egzemplarza umowy podpisem e-PUAP nie wywołuje tych samych skutków co złożenie podpisu za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Podpis e-PUAP nie jest zrównany w skutkach ze złożeniem własnoręcznego podpisu, tak jak to jest w przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

3. Wymiana e-maili – forma dokumentowa

Skuteczne zawarcie umowy może być dokonane również w wyniku wymiany wiadomości e-mail lub za pośrednictwem komunikatora internetowego, pod warunkiem że na podstawie wymienionych wiadomości będzie możliwe ustalenie, kto zawarł umowę (dane stron) oraz jakie są istotne postanowienia tej umowy. Mamy wtedy do czynienia z zawarciem umowy w formie dokumentowej.

Dla uniknięcia wątpliwości, po ustaleniu warunków umowy najlepiej załączyć do wiadomości plik, np. w formacie PDF, zawierający treść umowy i poprosić drugą stronę o potwierdzenie, że wyraża zgodę na zawarcie umowy o treści zgodnej z załącznikiem. Następnie wiadomości e-mailowe,
wymieniane w ramach negocjacji oraz dotyczące zawarcia umowy, należy zapisać i zachować (lub nawet wydrukować), aby na wypadek sporu posiadać dowód na zawarcie umowy określonej treści. Opisanego sposobu bezwzględnie nie można stosować do zawarcia umowy, dla której przepisy prawa zastrzegają formę pisemną lub inną formę pod rygorem nieważności, a więc do:

• umowy zawierającej postanowienia dotyczące przeniesienia praw autorskich (spotykane np. w umowach z architektem na wykonanie projektu),
• umowy o ustanowienie zastawu rejestrowego,
• umowy leasingu,
• umowy o przejęcie długu,
• umowy o zakazie konkurencji w umowie agencyjnej,
• umowy dotyczącej zbycia lub wydzierżawienia przedsiębiorstwa lub ustanowienia na nim użytkowania wieczystego,
• umowy o dział spadku, w skład którego wchodzi przedsiębiorstwo,
• umowy przeniesienia własności nieruchomości,
• umowy o przedłużenie wieczystego użytkowania,
• umowy o dział spadku, w skład którego wchodzi nieruchomość.

Autorka: aplikant adwokacki w Kancelarii Brzezińska Narolski Adwokaci. Specjalizuje się w obsłudze korporacyjnej, rozwiązywaniu sporów w procesie budowlanym oraz w windykacji należności i postępowaniu egzekucyjnym