Od setek lat jednym z elementów wspierających komunikację interpersonalną, w tym także negocjacyjną, była umiejętność dawania i czytania sygnałów, budowania kapitału relacyjnego wynikającego z bezpośredniej interakcji. Najważniejsze było spotkanie twarzą w twarz.

Ludzki mózg jest zaprogramowany na bezpośrednie, fizyczne widzenie drugiej osoby. Wynika to z tysięcy lat ewolucji, podczas których człowiek, jako istota, miał dużo większe szanse przetrwać w niebezpiecznym świecie, będąc członkiem stada. Grupa w dużo bardziej efektywny sposób mogła zdobywać pożywienie, bronić się, wychowywać potomstwo. Osobniki odłączające się od stada najczęściej ginęły.

Dlaczego o tym piszę, poruszając temat procesu składania propozycji? Bo wyżej wymienione atawizmy, podczas coraz częściej zdarzającego się obecnie procesu negocjacji online, silnie wpływają na percepcję otrzymywanej propozycji. Sam proces jest postrzegany bardziej brutalnie, a ludzie mają mniej zaufania do drugiej strony. W takim przypadku tym ważniejsze jest, abyśmy się zastanowili nad szczegółami procesu składania propozycji.

Pierwsze pytanie, na jakie chciałbym odpowiedzieć w tym artykule, to: czy zaczynać negocjacje od „wysokiego C”, czy raczej bardziej realistycznie? Podczas większości treningów negocjacyjnych, które obecnie prowadzę dla biznesu, temat ten wzbudza naprawdę wiele emocji. Zastanówmy się nad plusami i minusami tych dwóch koncepcji negocjacyjnych.

Zacznijmy od „wysokiego C”

Jakie są plusy takiego podejścia? „Wysokie C” czasami rekomendowane jest w tzw. harwardzkiej koncepcji negocjacji. Według tej szkoły zaczynanie daleko od swojej oczekiwanej pozycji jest korzystne. Po pierwsze może nastąpić proces zwany „psychologicznym haczeniem”. Negocjując w ten sposób, już na wstępie ustawia się wysoko poprzeczkę i schodząc z własnych roszczeń, tworzy się wrażenie ustępstw.

Drugim plusem jest fakt, że jest „czym” negocjować, czyli mamy „negocjacyjną amunicję”. Jeżeli założymy, że negocjacje to wymiana, to zaczynając wysoko, mamy nasze „negocjacyjne naboje” i mamy z czego „strzelać”.

Czasami niektórzy powołują się na jeszcze jeden pozytyw. Jeżeli z jakichś względów chcemy pierwsi złożyć propozycję, to taka przestrzelona oferta jest dlatego bezpieczna, że nie ryzykujemy pomyłki (że zaczniemy za nisko i będzie ona niższa niż to, co mogliśmy uzyskać).

A jakie są wady tej koncepcji?

Jeżeli dogłębnie zastanowimy się nad procesem, to w miarę szybko powinniśmy dojść do wniosku, że w negocjacjach mamy ściśle określone pole, w jakim się poruszamy. Ani jedna, ani druga strona nie wyjdzie poza swoje limity, czyli poza minimum, jakie musi osiągnąć. Jeżeli tego nie uzyska, wejdziemy w impas i proces zostanie przerwany. W różnych koncepcjach ta strefa bywa różnie nazywana: ZOPA (czyli „zone of possible agreement”), w szkole anglosaskiej najczęściej występująca nazwa to „arena negocjacyjna”, w innych koncepcjach używa się określenia „pole negocjacji”. Nieważne, jak nazwiemy ten obszar, i nieważne, gdzie zaczniemy nasz proces – ostateczne uzgodnienia muszą znaleźć się w tym przedziale.

To oznacza, że jak zaczniemy dużo wyżej, wtedy cały proces, który będzie dotyczył obszaru poza „realnym polem negocjacji”, będzie… fikcyjny. Osobiście na tę część procesu wielokrotnie używam potocznego określenia: „chocholi taniec”. Nic nie wnosi, marnujemy czas i najczęściej obydwie strony wiedzą, że nie dotyczy on realnych negocjacji.

W tym miejscu pojawia się kolejny minus, moim zdaniem najgroźniejszy. Tracimy jedną z najcenniejszych wartości negocjacyjnych – wiarygodność. Jeżeli ktoś na początku procesu zada nam pytanie o szczegóły naszej propozycji, najprawdopodobniej będziemy mieli duży problem z argumentacją. Nie mogąc wyjaśnić podstaw swojej propozycji, negocjatorzy posuwają się do konfabulacji, które często można zdemaskować, co jeszcze pogarsza sytuację.

Swoisty precedens

Kolejny problem, jaki występuje w takim przypadku, to ryzyko swoistego precedensu. Jeżeli zaczynamy negocjować bardzo wysoko, to nie dość, że się narażamy na adekwatną reakcję drugiej strony, co powoduje powstanie olbrzymiej przepaści pomiędzy pozycjami stron, to najczęściej na początku procesu schodzimy o stosunkowo duże wartości. Spore ustępstwa dezawuują je (jeśli tak dużo schodzę, to znaczy, że są one mało warte), ale często może wystąpić jeszcze jedno zagrożenie. Jak już taki „rozpędzony” negocjator zacznie zbliżać się do swojego limitu, będzie gwałtownie zwalniał. To znaczy, że zacznie używać dużo mniejszych ustępstw. Druga strona może nie rozumieć, dlaczego jeszcze przysłowiowe parę minut temu otrzymywała ustępstwa o wartości X, a teraz problemem jest tylko część z tego X.

Inna koncepcja to zaczynanie realistycznie. Zyskujemy wiarygodność, druga strona powinna nas traktować jako poważnych i sensownych negocjatorów. Nie tracimy czasu na bezsensowne schodzenie z negocjacyjnych pozycji, które i tak nie są realne. W każdej chwili możemy argumentować naszą propozycję, używając konkretnych danych.

Wadą jest to, że musimy mieć w zanadrzu inną, dużo trudniejszą do zdobycia „negocjacyjną amunicję”. Nawet jak zaczniemy realistycznie, powinniśmy założyć, że druga strona będzie chciała negocjować.
W przypadku zaczynania wysoko mogliśmy negocjować w obszarze od góry do ZOP-y, teraz jesteśmy blisko naszej areny negocjacyjnej.

Co robić?

Po pierwsze powinniśmy zmienić skalę. To dobry negocjator kreuje postrzeganie tego, co znaczy „dużo”, a co „mało”, co znaczy „drogo”, a co „tanio”. Powinien więc tak zdefiniować oczekiwania, aby druga strona przyjęła, że jeżeli odpowiednikiem dużego ustępstwa w przypadku „wysokiego C” było 100, to w realistycznych negocjacjach jest to 10. Wbrew pozorom, jeżeli jesteśmy postrzegani poważnie, bardzo łatwo to przychodzi.

Po drugie musimy mieć inną amunicję. Już podczas przygotowań do negocjacji powinniśmy stworzyć długą listę dodatkowych wartości negocjacyjnych, o które poprosimy w zamian za nasze ustępstwa (nawet gdy jesteśmy już w naszej ZOP-ie). Takie negocjacje opierają się najczęściej na procesie opartym o negocjacje wartością. Prawidłowe zwartościowanie takich zmiennych powoduje, że obydwie strony procesu mogą go zakończyć ze 120-130 proc. spełnionych celów.
I na tym polega największa różnica pomiędzy tymi koncepcjami. Albo zaczynamy z „wysokiego C”, sprowadzamy proces do pojedynczej zmiennej, na której pracujemy (najczęściej jest to cena, co – tak na marginesie – jest bardzo niebezpieczne), albo idziemy trudniejszą drogą, przypisaną bardziej doświadczonym negocjatorom, którzy negocjują wartościami. Jest to wyższa szkoła jazdy, ale gwarantująca dużo większą stopę zwrotu z procesu i zadowolenie ze spełnienia celów dwóch stron.

Artykuł ten zacząłem od opisania działania naszego „gadziego mózgu”. Klamrując go na koniec, chciałbym wrócić do tej myśli. Sytuacja pandemiczna i brak kontaktu bezpośredniego budują negatywne emocje.

W przypadku wyższego poziomu emocji, niestety najczęściej negatywnych – strachu, zniecierpliwienia, obaw – zaczynanie „wysoko” niesie za sobą większe ryzyko impasu. Ludzie będą bowiem reagowali bardziej nerwowo, gwałtownie, uznając ten typ negocjacji za nieetyczny w tak trudnych czasach.

Dlatego ta druga formuła składania propozycji, oparta o realizm, jest bardziej bezpieczna, a jak zauważyłem podczas konsultowanych przeze mnie procesów, często wzbudza więcej pozytywnych reakcji niż przed pandemią.
I z tą myślą Państwa zostawiam.

Autor: negocjator i certyfikowany trener umiejętności negocjacyjnych, mediator, mentor biznesowy. Audytor procesów komunikacji negocjacyjnej w firmach. Ekspert w zakresie zarządzania, sprzedaży, budowania zespołów handlowych, zwiększania efektywności sprzedaży