W celu zarachowania wierzytelności nieściągalnych do kosztów uzyskania przychodów powinny być spełnione dwa warunki. Pierwszy z nich to wcześniejsze zarachowanie należności podatnika z tytułu dokonanej transakcji jako przychód należny. Ponadto nieściągalność wierzytelności musi zostać udokumentowana w określony w ustawie sposób.
Przychód należny
Warunek przychodu należnego wynika z zasady rozpoznawania przychodów na potrzeby podatkowe, zgodnie z którą do przychodów podatkowych zalicza się przychody należne, a nie faktycznie otrzymane. Innymi słowy, przychód z działalności gospodarczej podatnika podlega opodatkowaniu nawet w sytuacji, gdy nie otrzymał on zapłaty od kontrahenta.
Ustawodawca przewidział, że część kontrahentów nie będzie regulowała swoich zobowiązań, dlatego dał możliwość skorygowania przychodu należnego poprzez zaliczenie wierzytelności nieściągalnych do kosztów podatkowych. Opcja ta dotyczy wyłącznie przychodów należnych.
W przypadku więc przychodów powstających na zasadzie kasowej (np. związane ze spłatą odsetek od pożyczek), czyli w dacie wpływu należności, powyższa ulga nie ma zastosowania.
Kategoria przychodów należnych obejmuje przychody netto tj. bez podatku VAT, ponieważ należny podatek VAT nie stanowi przychodu podatkowego. Ta prosta reguła komplikuje się w sytuacji, gdy kontrahent częściowo uiści należność. W takiej sytuacji trzeba ustalić, jaka część kwoty netto i jaka część podatku VAT została zapłacona.
Nieściągalność wierzytelności
Drugi warunek skorzystania z ulgi i zaliczenia nieściągalnych wierzytelności w koszty polega na weryfikacji faktu nieściągalności. Ustawodawca przewidział określony katalog sytuacji skutkujący wystąpieniem nieściągalności wierzytelności oraz dokumentów je potwierdzających. Oznacza to, że nie każdy brak możliwości dochodzenia należności może zostać uznany za nieściągalną wierzytelność.
Pierwszym dokumentem jest uznane przez wierzyciela postanowienie o nieściągalności wydane przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego. W praktyce chodzi o postanowienie organu egzekucyjnego o umorzeniu egzekucji z uwagi na jej bezskuteczność. Przyczyny wydania takiego postanowienia mogą być różne, a w sentencji nie znajdziemy słów „postanowienie o nieściągalności”. Treść takiego postanowienia powinna być zatem jasna, żeby nie budzić żadnych wątpliwości.
Kolejnym dokumentem potwierdzającym nieściągalność wierzytelności jest postanowienie sądu o oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na pokrycie kosztów postępowania (art. 13 § 1 prawa upadłościowego i naprawczego), postanowienie o umorzeniu postępowania z przyczyn jak wyżej (art. 361 pkt 1 prawa upadłościowego i naprawczego) lub postanowienie o zakończeniu postępowania upadłościowego (art. 362 prawa upadłościowego i naprawczego).
Podatnik ma też możliwość sporządzenia protokołu we własnym zakresie, wskazującego, że koszty procesowe, a następnie egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe bądź jej równe. Jest to najmniej sformalizowany dokument potwierdzający nieściągalność wierzytelności.
Niemniej, biorąc pod uwagę charakter tego dokumentu, może on być przedmiotem sporu pomiędzy podatnikiem a fiskusem. W szczególności taki protokół powinien wskazywać okoliczności potwierdzające brak możliwości egzekucji wyższych kwot oraz kalkulację kosztów zestawioną z realnymi możliwościami egzekucyjnymi.
Ustawa o podatku od towarów i usług
Ustawa o VAT jest mniej sformalizowana w zakresie możliwości korekty podatku należnego w sytuacji wierzytelności nieściągalnych niż ustawy o podatkach dochodowych. W szczególności ustawa o VAT przyjęła koncepcję uprawdopodobnienia nieściągalności, co oznacza brak uregulowania wierzytelności w okresie 90 dni od daty upływu terminu płatności określonego na fakturze lub w umowie.
Kolejne warunki to konieczność dokonania dostawy lub świadczenia usługi na rzecz podatnika czynnego VAT oraz konieczność posiadania tego statusu na dzień dokonania korekty rozliczenia. Ponadto w tych dwóch datach dłużnik nie może być w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, postępowania upadłościowego lub likwidacji. Powyższej korekty można dokonać w okresie maksymalnie 2 lat od daty wystawienia faktury VAT dokumentującej dokonaną transakcję. Korekta następuje w rozliczeniu za okres, w którym uznano wierzytelność za uprawdopodobnioną, czyli po upływie 90 dni od daty upływu terminu płatności.
W sytuacji, gdy po dokonaniu korekty wierzytelność zostanie uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie, konieczne jest odpowiednie skorygowanie podatku należnego w okresie otrzymania płatności. O dokonanej korekcie należy poinformować właściwego naczelnika urzędu skarbowego, wypełniając odpowiednią pozycję pliku JPK VAT.
Wyrok TSUE
Sprawą ulgi na złe długi w przepisach VAT zajął się Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, który w orzeczeniu z 15 października 2020 r. (sprawa C-335/19; E. sp. z o.o. sp.k. przeciwko Ministrowi Finansów) stwierdził, że polskie przepisy uzależniające obniżenie podstawy opodatkowania od faktu posiadania przez dłużnika statusu podatnika VAT czynnego oraz braku toczącego się postępowania upadłościowego lub likwidacji w stosunku do niego, w dniu dokonania dostawy/świadczenia usługi oraz w dniu poprzedzającym dzień złożenia korekty deklaracji są sprzeczne z unijną Dyrektywą VAT.
Wyrok TSUE rozszerza możliwości podatników na skorygowanie VAT należnego w sytuacji problemów z dłużnikiem (stan upadłości/likwidacja) i nieuregulowania płatności
w terminie. Co więcej, wyrok ten może także otworzyć drogę do skorzystania z ulgi na złe długi w VAT także w stosunku do podmiotów niebędących podatnikami (np. osób fizycznych). Do końca roku możliwe jest składanie wniosków o stwierdzenie nadpłaty wstecz do grudnia 2014 r.
