Umowy o dzieło od dość dawna skupiają uwagę ZUS-u podczas kontroli. Bardzo często zdarza się, że w ich wyniku umowa o dzieło zostaje uznana za umowę-zlecenie. A ta, jak wiadomo, podlega już składkom ZUS. W ten sposób instytucja chce zagwarantować sobie dodatkowe źródło przychodów. Niestety faktem jest, że ogromna liczba umów o dzieło zostaje zawarta albo niepoprawnie, albo na podstawie czynności, które nie powinny być rozliczane w taki sposób.

Konieczność zgłoszenia takiej umowy do ZUS-u daje urzędowi możliwość zorientowania się, których przedsiębiorców należy skontrolować. Wychodzę z założenia, że właśnie temu ma służyć nowy obowiązek administracyjny. Istotne jest więc, aby każdy przedsiębiorca, zanim podpisze umowę o dzieło, zastanowił się, czy rzeczywiście jest to właściwa forma zatrudnienia. Dodatkowo należy się upewnić, czy można zastosować w niej 50-procentowe koszty uzyskania przychodu.

Czym różni się umowa-zlecenie od umowy o dzieło?

Niemal zawsze umowa o dzieło wydaje się bardziej atrakcyjna, ponieważ nie zobowiązuje do płacenia składek ubezpieczeniowych, a w przypadku 50-procentowych kosztów uzyskania przychodu jest nisko opodatkowana. Z kolei umowa-zlecenie, poza drobnymi wyjątkami, prawie zawsze podlega składkom ZUS i najczęściej zawiera podatek o standardowej wysokości.

Umowa o dzieło nazywana jest umową rezultatu. Oznacza to, że przedmiotem umowy powinien być rezultat działań (rzecz materialna bądź niematerialna), na który się umówiliśmy. Czas realizacji dzieła jest tutaj sprawą drugorzędną. Umowa-zlecenie jest umową o wykonywanie czynności.

W styczniu 2017 r. ustawodawca wprowadził obowiązek ewidencjonowania godzin pracy zleceniobiorcy oraz tzw. minimalną stawkę godzinową, która w roku 2021 wynosi 18,30 zł brutto.
Niektórzy przedsiębiorcy uważają, że zmiana formy rzeczownika określającego przedmiot kontraktu powoduje, że umowa-zlecenie zamienia się w umowę o dzieło. Jako przykład podam zapis z umowy-zlecenia: sprzątanie powierzchni. W błędnym rozumieniu niektórych osób zapisanie tego jako: posprzątanie biurek o powierzchni 100 m2 jest umową o dzieło. Jednak w tym wypadku inny zapis nie powoduje zmiany usługi, jaką zamówiliśmy. Nadal jest to czynność sprzątania. Nie zmienia się zatem forma umowy.

Jakie dane należy zgłaszać do ZUS-u?

Każdą umowę o dzieło należy zgłosić do ZUS-u w ciągu 7 dni od daty jej zawarcia. Służy do tego specjalnie przygotowany przez urząd formularz RUD, w którym należy podać: dane osobowe wykonawcy dzieła, dane ewidencyjne firmy, informację, jakiego okresu dotyczy umowa, oraz wskazać, co jest jej przedmiotem. Sądzę, że szczególnie to pole będzie kontrolował ZUS.
Umowa o dzieło jest ostatnią formą współpracy, która pozbawiona jest konieczności opłacania składek ZUS. Nie powinniśmy być zatem zaskoczeni, gdy właśnie te umowy zostaną poddane masowym kontrolom. Inspekcje te mają bowiem prowadzić do przekształcania umów o dzieło w umowy-zlecenia.

W jaki sposób taka zmiana może zaszkodzić przedsiębiorcom?

Wielu właścicieli firm, szczególnie spółek z o.o., wykorzystuje umowę o dzieło do optymalizacji podatkowej. Mam na myśli sytuację, w której przykładowy Kowalski przygotowuje kilka artykułów na blog firmowy. Z uwagi na to, że firma działa jako spółka z o.o., może ona na podstawie umowy o dzieło kupić przygotowane przez niego teksty. Dzięki takiemu rozwiązaniu bardzo często właściciele firm wypłacali legalnie pieniądze ze spółki.

Oczywiście nie ma nic złego w takim postępowaniu do momentu, kiedy nie zostanie przekroczona pewna granica. Dzieje się tak, kiedy czasami jeden wpis na blog kosztuje spółkę nawet kilka tysięcy złotych. Wielu przedsiębiorców bowiem bardzo mocno zawyża ceny swoich usług dla spółki. Do tej pory, gdy te umowy nie były nigdzie zgłaszane, prawdopodobnie żaden urząd nie mógł odkryć tego typu praktyk. Jednak wraz z nowym przepisem o konieczności zgłaszania umów o dzieło do ZUS-u wielu przedsiębiorców z pewnością będzie musiało spodziewać się kontroli. Nie wiadomo też, czy ZUS nie zechce zgłosić takich nadużyć do urzędu skarbowego, a ten z kolei do sądu jako działanie na szkodę spółki.

Czy można uniknąć kontroli? A jeśli nie, to jak się do niej przygotować?

W mojej ocenie kontrole są nieuniknione. Nie wierzę w cel ewidencyjny nowych przepisów. Sądzę, że przedsiębiorcy zawierający większą liczbę umów o dzieło mogą być długofalowo monitorowani przez ZUS. Nie mamy wpływu na ewentualne wypaczenia podczas inspekcji.

Jednak możemy zadbać o to, w jaki sposób ewidencjonujemy umowy o dzieło. Na pewno jednym z ważniejszych aspektów będzie posiadanie dowodu wykonania dzieła. W przypadku gdy na umowach o dzieło zamawiane są różnego rodzaju teksty, warto je po prostu wydrukować i podpiąć pod rachunek do umowy. Ale jeśli są to: grafiki, moduły programistyczne, skomplikowane projekty, prawdopodobnie konieczne będzie znalezienie miejsca na dysku, w chmurze lub na serwerze, gdzie w uporządkowany sposób zostaną one zarchiwizowane. Nawet jeśli na skutek kontroli ZUS będzie chciał przekształcić takie umowy w umowy-zlecenia, zaproponowana przeze mnie forma ewidencjonowania będzie głównym atutem podczas obrony w sądzie.

Elementem, na który w tym miejscu warto zwrócić uwagę, jest wycena dzieła. Gdy zamawiamy je u osób z zewnątrz, obowiązują zazwyczaj ceny rynkowe. Jednak w momencie gdy wykorzystujemy umowę o dzieło jako sposób do wypłacania sobie pieniędzy z własnej spółki, powinniśmy być zdecydowanie uważniejsi podczas szacowania kosztów. Bardzo często bowiem w takich sytuacjach stawki są sztucznie zawyżane. W przypadku konieczności zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS-u może okazać się, że tego typu postępowanie zadziała na naszą niekorzyść.
Podsumowując, wprowadzenie obowiązku zgłaszania umów o dzieło do ZUS-u jest kolejną formą zastraszenia przedsiębiorców, a także dodatkowym argumentem do częstszych i celowych kontroli. Nie potrafię przewidzieć, jak to się w praktyce skończy. Jednak z uwagi na doświadczenia we wprowadzaniu tego typu zmian przypuszczam, że najbardziej poszkodowani okażą się jak zwykle przedsiębiorcy.

Autorka: założycielka marki www.zustoniemus.pl, autorka i współautorka kilku pozycji książkowych dotyczących organizowania przedsiębiorstwa, przedsiębiorca, menedżer, trener biznesu