Kryteria doboru ze względu na opłacalność wdrożenia automatyzacji
Pierwszy etap wyodrębniania procesów nadających się do automatyzacji to oszacowanie opłacalności inwestycji wdrożenia systemu RPA w firmie. Na tym etapie koszty są poddawane szczegółowej analizie. Koszty związane z zakupem, wdrożeniem i przystosowaniem narzędzi RPA do istniejącego już procesu mają fundamentalne znaczenie. Potencjalne nakłady finansowe należy porównać z oszczędnościami, jakie firma osiągnie, weryfikując, jak wyglądało zaangażowanie i liczba pracowników, którzy dotychczas zajmowali się danym procesem.
Uwolnienie tych pracowników od wykonywania pracochłonnych i monotonnych czynności i przesunięcie ich do bardziej kreatywnych działów może wpłynąć na zmniejszenie kosztów oraz zwiększenie ich zaangażowania. Oszczędności można natomiast wykorzystać na zatrudnienie dodatkowych specjalistów IT, którzy będą stanowili wartość dodaną dla firmy. W procesie poszukiwania nowych pracowników warto zastosować Zwinne modele zatrudnienia- jak zamienić rekrutację w efektywne narzędzie HR. Dodatkowo Rekrutacja i outsourcing specjalistów IT | Mindworkers.pl umożliwi znalezienie najlepszych specjalistów, którzy spełnią potrzeby i wymagania każdego pracodawcy.
Kryteria doboru ze względu na specyfikę procesu
Wybór odpowiedniego procesu, który zostanie poddany automatyzacji, powinien być w głównej mierze uzależniony od rodzaju wykonywanych czynności, które wchodzą w jego skład, jego przebiegu i specyfiki. Jakie pytania powinny paść, by wstępnie zweryfikować, czy proces może zostać poddany robotyzacji?
- Czy proces jest wykonywany jedynie z użyciem zdigitalizowanych danych?
- Czy mapowanie procesu wykazało jasną, jednoznaczną ścieżkę procesu?
- Czy proces wymaga podejmowania osądów?
- Czy proces występuje w dużym natężeniu, czy ma charakter wolumenowy?
Narzędzia klasy RPA mogą z powodzeniem zastąpić pracownika przy wykonywaniu wielu czynności, jednak pod pewnymi warunkami. Proces powinien odbywać się jedynie na podstawie cyfrowych danych, do których zaprojektowany robot ma dostęp. W tym obszarze bardzo pomocna może okazać się technologia OCR, której zadaniem jest wyodrębnianie tekstu z obrazu (na przykład skanu dokumentu). Sam przebieg procesu ma mieć charakter jednoznaczny, a kryteria wyboru mają być jasne. W końcu proces nie powinien zawierać elementu osądów - to wymaga wiedzy i doświadczenia pracownika, której na ten moment nie sposób zaprogramować.
Istotne staje się zatem jasne i czytelne określenie ścieżek postępowania w maksymalnej liczbie wariantów, a procesy mające ich niewiele szczególnie nadają się do automatyzacji w pierwszej kolejności.
Kryteria doboru ze względu na stabilność procesu
Ostatni obszar, który należy poddać badaniu to stabilność procesu. Mowa tu o potencjalnych problemach związanych z częstymi zmianami ścieżki wykonywania procesu, a co za tym idzie, wymogiem modyfikacji działania robota. Każda zmiana wymaga czasu oraz dodatkowych nakładów finansowych, które w długim okresie mogą odbić się na niesatysfakcjonującej stopie zwrotu z inwestycji.
Jeśli proces jest stabilny, nie wymaga wprowadzania regularnych zmian, można uznać proces za odpowiedni do wdrożenia czynności związanych z robotyzacją.
Reguła pięciu jako prosta alternatywa skutecznego wyboru procesu do robotyzacji
Istnieje bardzo ciekawa alternatywa, która nie wymaga aż tak dogłębnej analizy procesu, a w równie skuteczny sposób może wyłonić procesy odpowiednie do zoptymalizowania pod kątem automatyzacji. Mowa tu o "regule pięciu". W jaki sposób zdefiniowane jest to podejście?
Każdy proces, który nadaje się do automatyzacji, musi zawierać nie więcej niż pięć punktów decyzyjnych. Ponadto, do zrealizowania ścieżki procesu nie może być wykorzystywanych więcej niż 5 systemów, a cały proces wykonany przez pracownika powinien zmieścić się w 500 kliknięciach myszką. Jeżeli nasz proces mieści się w sztywnych ramach reguły pięciu, możemy uznać, że jest to proces odpowiednio zoptymalizowany pod kątem wdrożenia narzędzi klasy RPA.
