Proces rekrutacji generuje określone koszty, na które nakładają się straty biznesowe wynikające z wyboru niewłaściwego kandydata. Skutkiem błędnej rekrutacji są nie tylko bezpośrednie finansowe obciążenia, ale też zaburzenia w funkcjonowaniu firmy, negatywne konsekwencje wizerunkowe, czy niekorzystny wpływ na morale zespołu.

W procesie zachodzącym od momentu podjęcia decyzji o poszukiwaniu nowego kandydata do jego skutecznego zatrudnienia (za takie należy uznać trwałe i trafne obsadzenie stanowiska), można wyodrębnić i przeanalizować konkretne działania i wskaźniki oraz oszacować ich koszt.

Rekrutacja własnymi zasobami

Wyobraźmy sobie sytuację, w której w ciągu półtora roku firma musi już po raz trzeci zatrudnić nowego dyrektora lub kierownika sprzedaży. Kierownictwo w pierwszej kolejności powinno się zastanowić, z jakich powodów rozstano się z dwojgiem poprzednich pracowników. Niezależnie od przyczyn nieudanej współpracy czy tego, kto podjął decyzję o jej zakończeniu, pierwotnego źródła problemu należy upatrywać w błędnej rekrutacji.

Jakie elementy warto przeanalizować, by ocenić opłacalność samodzielnego rekrutowania pracowników?

Czas wolnego wakatu – jest to czas potrzebny, by obsadzić stanowisko. Może być mierzony od momentu, w którym dział kadr został poinformowany o wakacie, od czasu umieszczenia ogłoszenia o poszukiwaniu nowego pracownika, bądź jako okres, w którym stanowisko było nieobsadzone (szacunkowa wartość to 30.000 zł).

Otwarte wakaty versus zatrudnienie (ang. open vacancies vs positions filled) – to wskaźnik pokazujący efektywność działu kadr w kontekście skutecznie prowadzonej
rekrutacji. Tu wyliczenia wymagają indywidualnych badań całorocznych i mapowania wszelkich, nawet najmniejszych procesów w firmie.

Wskaźnik skuteczności metod rekrutacyjnych – to procent zatrudnionych wykwalifikowanych pracowników w porównaniu do zastosowanych w procesie rekrutacyjnym metod aplikacji oraz ich kosztów. W początkowej fazie procesu rekrutacji należy brać pod uwagę czas pracownika działu kadr poświęcony na stworzenie profilu idealnego kandydata oraz zaangażowanie biznesu, czyli klienta wewnętrznego, z którym należy ustalić szczegóły. Przy kolejnej rekrutacji na to samo stanowisko, występującej w krótkim czasie, ten wskaźnik można pominąć.

Koszty narzędzi rekrutacyjnych – przygotowanie ogłoszenia (140 zł), koszt jego publikacji (od 600 do 1.200 zł), koszt wykorzystania narzędzi do rekrutacji, np. ATS – Applicant Tracking System, czyli system śledzenia aplikacji (około 600 zł miesięcznie).

Czas potrzebny na selekcję otrzymanych aplikacji – im większa precyzja merytoryczna ogłoszenia i celność pytań selekcyjnych, tym więcej wartościowych CV otrzymamy. I odwrotnie – im bardziej ogólne ogłoszenie i mniej celne pytania, tym więcej będzie przypadkowych CV.

Czas poświęcony przez dział kadr na kontakt z kandydatami – wstępne rozmowy telefoniczne (około 140 zł za godzinę), umawianie i przeprowadzenie spotkań w biurze, w terenie lub online ze względu na pandemię – średnio 5–7 spotkań tygodniowo (około 500–700 zł), przygotowanie raportów (około 150 zł za raport) oraz ewentualnie ponowne spotkania z kandydatami wraz z zainteresowanym działem merytorycznym, tzw. klientem wewnętrznym (około 200 zł za każde spotkanie).

Onboarding – to wdrożenie nowego pracownika w obowiązki służbowe, dopełnienie formalności administracyjnych (podpisanie umowy, badania medycyny pracy, szkolenie BHP), przekazanie spraw organizacyjnych (około 2.000 zł + czas poświęcony nowemu pracownikowi przez innych członków personelu) oraz szkolenia (średnio 1000 zł). Warto podkreślić, że 91 proc. pracowników pozostaje w firmie dłużej, gdy zapewni się im właściwe przyjęcie w nowej organizacji. Wpływa to również na ich szybszą adaptację i samodzielność.

Okres próbny – to kluczowy okres, w którym nowy pracownik usamodzielnia się w organizacji (koszt utrzymania zależy od poziomu stanowiska, średnio należy przyjąć 25.000 zł). Według badań The Wynhurst Group w ciągu pierwszych czterdziestu pięciu dni zatrudnienia występuje rotacja 22 proc. nowo przyjętych pracowników, a połowa osób odchodzi w ciągu pierwszych czterech miesięcy pracy.

Czas, jaki upływa od momentu zatrudnienia pracownika do chwili, kiedy osiąga optymalny poziom produktywności – upraszczając, wskaźnik ten wskazuje, ile potrzeba czasu, aby nowy pracownik pracował sprawnie, był samodzielny i produktywny. Jest to czas pełnego wdrożenia, który najczęściej pokrywa się z okresem próbnym. W tym okresie można ocenić trafność rekrutacji. Niestety ocena ta często wypada negatywnie. Wówczas dział kadr i kierownictwo stają przed pytaniem: „Jak to się stało, że nowy pracownik się nie sprawdza, skoro merytorycznie wydawał się strzałem w dziesiątkę (odpowiednie doświadczenie, znajomość branży, dojrzałość biznesowa, świetny warsztat, certyfikaty itp.)?”. Nietrafiona rekrutacja może wynikać z braku miękkich kompetencji pracownika lub nieumiejętnej weryfikacji i dopasowania tychże do kultury danej organizacji, cech osobowości, zdolności akomodacyjnych itd.

Ewentualny bonus dla pracownika, który zarekomendował kandydata – niektóre przedsiębiorstwach praktykują taką formę wynagrodzenia za polecenie właściwej osoby.
Reasumując, cały proces rekrutacyjny wraz z poniesionym nakładem czasu działu kadr i innych członków zespołu, a także z kosztami ryzyka nieudanej rekrutacji, waha się od 30.000 do 35.000 zł, nie licząc kosztów nieobsadzonego stanowiska.

Rekrutacja zewnętrzna

Rekrutowanie pracowników jest nieodzowną częścią działalności każdego przedsiębiorstwa, ale nie stanowi podstawy jego biznesu – w odróżnieniu od agencji zatrudnienia, które właśnie w tych procesach są specjalistami. Powierzenie zadania profesjonalnej firmie dysponującej doświadczeniem i kompetentnymi konsultantami, którzy we właściwy sposób są w stanie dotrzeć do odpowiednich kandydatów dzięki bazie kontaktów, a przede wszystkim relacjom z kandydatami z danej branży (np. pracującymi dla konkurencji klienta), to wymierna oszczędność czasu i pieniędzy.

Współpraca z agencją rekrutacyjną jest bardziej opłacalna niż prowadzenie procesu samodzielnie. Główne korzyści to:

• oszczędność czasu własnego personelu (działu kadr i innych zaangażowanych pracowników), optymalizacja liczby etatów (rekruterów), czyli niższe koszty stałe,
• oszczędność wydatków na narzędzia rekrutacyjne,
• skrócenie czasu, w którym stanowisko jest nieobsadzone – agencja pracy, która przejmuje odpowiedzialność za realizację procesu, z racji swojego doświadczenia, specjalizacji, zasobów i dostępu do zaawansowanych narzędzi, stosuje najbardziej efektywne rozwiązania, dzięki czemu jest w stanie znaleźć właściwego kandydata znacznie szybciej niż wewnętrzny dział kadr,
• dostęp do referencji na temat kandydata (opinie przełożonych, kolegów i podwładnych z poprzednich instytucji),
• zabezpieczenie wydanych środków na rekrutację w postaci „gwarancji” na zatrudnionego kandydata – jeśli nie spełni on oczekiwań pracodawcy lub po prostu z przyczyn obiektywnych będzie zmuszony rozstać się z firmą, agencja przedstawia kolejnych (spełniających profil, zweryfikowanych i zainteresowanych) dwóch lub trzech kandydatów, bez uruchamiania od początku procedury poszukiwań i bez ponoszenia dodatkowych kosztów finansowych,
• rozliczenia jedynie za zrealizowane zadanie, czyli efektywnie przeprowadzoną rekrutację, co oznacza, że klient zapłaci za proces tylko wtedy, gdy zdecyduje się zatrudnić rekomendowanego przed agencję kandydata.

Zlecając rekrutację firmie zewnętrznej, pracodawca jest w stanie zaoszczędzić od 10.000 do 15.000 zł w stosunku do wydatków, które musiałby ponieść, realizując proces samodzielnie. To oszczędność aż o 30 proc.