Początków outsourcingu można dopatrywać się już w prehistorii, gdy nasi przodkowie, którzy żyli w pierwszych społecznościach ludzkich, dostrzegli korzyści wynikające ze współpracy i indywidualnych kompetencji członków grupy. Korzyści wynikające ze specjalizacji już w XVIII wieku wskazywał Adam Smith, ojciec współczesnej ekonomii.

Henry Ford, legenda przemysłu motoryzacyjnego i jeden z prekursorów zarządzania miał stwierdzić: „… Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my…”. Obecnie używany termin „outsourcing” powstał nieco później – po raz pierwszy użyto go w 1979 r., w odniesieniu do nabywania niemieckich projektów przez brytyjski przemysł motoryzacyjny.

Dziś outsourcing stanowi nowoczesną strategię zarządzania organizacją, której celem jest wydzielenie zadań, które mogą być wykonane przez inny, wyspecjalizowany podmiot. Działanie to podejmuje się, aby uwolnić część środków i zasobów przedsiębiorstwa. Dzięki temu można się skupić na podstawowym przedmiocie działalności firmy oraz podnoszeniu efektywności. W konsekwencji uzyskuje się przewagę nad innymi konkurentami na rynku.

Rodzaje outsourcingu

W ramach pojęcia outsourcingu wyróżnić można jego poszczególne rodzaje, takie jak SSC (skrót od ang. Shared Services Centres), czyli centra usług wspólnych, które stanowią wydzielone i wyspecjalizowane jednostki, pracujące wewnątrz i na rzecz grupy firm albo powiązanych ze sobą organizacji.

W nieco innej formule funkcjonuje branża BPO (ang. business process outsourcing), co można przetłumaczyć jako „zlecenie wykonania procesu biznesowego na zewnątrz”. Podmioty działające w obszarze BPO świadczą usługi dla klientów zewnętrznych, którzy rezygnują z samodzielnego prowadzenia niektórych procesów, w celu powierzenia ich wyspecjalizowanemu podmiotowi. Głównym założeniem takiego działania jest głównie minimalizacja kosztów.

Statystyki

Jak wynika z raportu „Sektor Nowoczesnych Usług Biznesowych w Polsce 2020”, który przygotował Związek Liderów Sektora Usług Biznesowych, branża outsourcingowa pod względem zatrudnienia zwiększyła się w ostatnim roku o 10 proc. i obecnie tworzy w Polsce łączne 338 tys. miejsc pracy.

Pod względem ilości zatrudnienia w sektorze outsourcingu, wiodący obszar stanowi branża IT (28,7 proc.). Drugie miejsce zajmują usługi komercyjne i profesjonalne (28,1 proc.). Na trzecim uplasował się (14,4 proc.) sektor BFSI (bankowości, usług finansowych i ubezpieczeń). Zwraca przy tym uwagę dynamiczny rozwój outsourcingu w obszarze świadczeń komercyjnych i profesjonalnych, do których zaliczyć można m.in. księgowość i doradztwo prawne.

W 2019 r. wartość eksportu usług komercyjnych z Polski oszacowano na 19,8 mld USD, przy czym sektor outsourcingu odpowiadał za 27,5 proc. tej kwoty. Dla porównania, w 2005 r. jego udział w obszarze usług komercyjnych wynosił tylko 7,7 proc. Przytoczone dane wskazują jednoznaczny trend – zwiększające się zainteresowanie przedsiębiorców usługami doradczymi, które wykonywane są w modelu outsourcingu.

Korzyści wynikające ze specjalizacji

Rynek usług doradczych cechuje silna konkurencja oraz wysokie wymagania klienta. Od konsultanta oczekuje się najwyższej możliwej staranności, a także skutecznej i bezpiecznej porady. Spełnienie tych oczekiwań wymaga obszernej wiedzy, popartej dużym doświadczeniem, czyli mówiąc prościej – specjalizacji w danej dziedzinie. Podejrzewać możemy, że osoba zajmująca się wieloma dziedzinami prawdopodobnie nie zdoła się wyspecjalizować w niczym konkretnym. Im bardziej określony jest obszar poszerzanej wiedzy i gromadzonego doświadczenia, tym wyższy jest poziom eksperckości w wybranej dziedzinie.

Specjalizacja stanowi kluczową zaletę firmy outsourcingowej. Klient, który rozważa skorzystanie z modelu outsourcingu, może dostrzec pierwsze korzyści już na etapie podjęcia rozmów o ewentualnej współpracy. Doskonała znajomość konkretnego obszaru wiąże się ze świadomością oczekiwań szerokiego przekroju klientów, która pozwala szybciej ustalić i zrozumieć potrzeby nowej organizacji.

Specjalizacja ułatwia firmie outsourcingowej osiągnięcie podstawowego celu, jakim jest wydajne wykonywanie powierzonych jej zadań. Wysoka efektywność wynika przede wszystkim z możliwości skorzystania ze sprawdzonych i skutecznych rozwiązań, które zostały wypracowane poprzez wieloletnią praktykę i doświadczenie.

Wysoka efektywność umożliwia także obniżenie ceny usługi, ponieważ oszczędności uzyskiwane są poprzez redukcję i kontrolę kosztów. Ograniczenie kosztów możliwe jest dzięki powtarzalnej i wyspecjalizowanej działalności w określonej dziedzinie. Co więcej, korzystając z usług firmy outsourcingowej, firma może pominąć żmudny proces selekcji potencjalnych kandydatów do pracy i skorzystać z możliwości łatwego dostępu do wiodących na rynku specjalistów.

Korzyści

Korzyści wynikające ze współpracy z profesjonalną firmą świadczącą usługi outsourcingowe:

• konkretna dziedzina specjalizacji, wieloletnie doświadczenie,
• zrozumienie potrzeb klienta,
• efektywne wykonywanie zadań,
• przystępne ceny,
• konsultacje z wiodącymi ekspertami na rynku.

Osoba, która zarządza przedsiębiorstwem, codziennie stara się wykorzystać dostępne zasoby i wyznaczyć odpowiednie zadania dla swojego personelu, aby zapewnić sprawne działanie i rozwój firmy. Ten sam cel obiera wiele istniejących na rynku podmiotów, więc rynek jest zazwyczaj bardzo konkurencyjny. Uregulowania prawne stanowią jeden z kluczowych aspektów, który musi zostać wzięty pod uwagę.

Jak wynika z raportu „Barometr Prawa”, który przygotowała firma Gran Thornton, w 2019 r. uchwalono w Polsce 21,5 tys. stron nowego prawa. Oznacza to, że samo przeczytanie takiej ilości dokumentów, zajęłoby przeciętnemu specjaliście niemal 3 godziny dziennie, przez cały rok.
W raporcie wyjaśniono, że nie jest to najgorszy wynik, bowiem w rekordowym 2016 r. ustawodawca wprowadził ponad 35 tys. stron nowych przepisów.

Powyższe dane nie uwzględniają efektów pracy ustawodawcy unijnego, kluczowych orzeczeń sądów, wytycznych wydawanych przez organy publiczne i publikacji przedstawicieli doktryny. W konsekwencji niezbędna kontrola nad stanem uregulowań prawnych wymaga ogromnego nakładu pracy i może w znaczącym stopniu obciążać personel wewnętrzny.

Na problemy outsourcing

Alternatywą jest outsourcing, który gwarantuje oszczędność czasu pracy. Przedsiębiorca może zidentyfikować zadania, które są najbardziej kłopotliwe z uwagi na duży nakład pracy, bądź niewygodne, bo nie są najmocniejszą stroną personelu wewnętrznego. Dzięki powierzeniu części tych zadań firmie zewnętrznej, pracownicy organizacji mogą skupić się na zadaniach, które wykonują najbardziej efektywnie.

Powierzenie uciążliwych zadań firmie zewnętrznej to także ograniczenie kosztów, wynikających z konieczności ciągłej aktualizacji wiedzy pracownika. Pracodawca unika w ten sposób kosztów specjalistycznych szkoleń lub kosztów zakupu narzędzi, które umożliwiają pracownikom sprawne wykonywanie obowiązków (dedykowane oprogramowanie, szablony dokumentów). Ponadto, zmniejsza także ryzyko błędu, ponieważ uwalnia personel przedsiębiorcy od zadań, które wymagają specjalistycznej wiedzy i doświadczenia, a przy okazji prowadzi do przeniesienia na firmę outsourcingową części odpowiedzialności za ewentualną pomyłkę.

Korzystanie z outsourcingu może zapewnić większą dyspozycyjność i terminowość realizacji powierzonych obowiązków. Zewnętrzna firma wykonuje powierzone zadania w oparciu o szeroką kadrę specjalistów, którzy w sytuacjach kryzysowych mogą się nawzajem uzupełniać i zastępować. W konsekwencji, wykonanie pilnych zadań praktycznie nigdy nie jest zagrożone przez nagłą chorobę pracownika, bądź nieplanowane rotacje kadrowe.

Dlaczego warto skorzystać z usług wyspecjalizowanej firmy:

• oszczędność czasu pracowników,
• redukcja kosztów szkoleniowych,
• redukcja kosztów specjalistycznych narzędzi,
• odpowiedzialność,
• dyspozycyjność i stabilność relacji.

Outsourcing stanowi trend rynkowy, który dostrzegają już wszyscy przedsiębiorcy, a nie tylko specjaliści z dziedziny zarządzania. W krótkiej i doraźnej perspektywie outsourcing wykorzystywany jest w celu natychmiastowej redukcji kosztów oraz poprawienia jakości usług. W dłuższej perspektywie stanowi narzędzie, które powinno mieć dla organizacji znaczenie strategiczne, jako element konieczny w planowaniu dalszej działalności i rozwoju firmy.