Z pewnością stosowanie tych przepisów Prawa zamówień publicznych (PZP), przynajmniej w pierwszym okresie ich obowiązywania, będzie stanowiło dla zamawiających i wykonawców spore wyzwanie.

Nowa ustawa wprowadza szereg nowych pojęć oraz uszczegółowień, co do zasad procedowania poszczególnych typów zamówień oraz wyraźne rozróżnienia, co do sposobów prowadzenia postępowań, wg tzw. Procedur krajowych i unijnych. Nowe przepisy będą również stanowiły spore wyzwanie dla tzw. zamawiających sektorowych w zakresie dostosowania swoich rozwiązań zakupowych do nowych przepisów.

Połączenie jednoczesnego wejścia w życie pełnej elektronizacji zamówień oraz nowych, znacznie obszerniejszych regulacji (zawierających trzykrotnie więcej przepisów) stanowić będzie ogromne wyzwanie dla podmiotów prowadzących procedury zakupowe wg PZP.

Nowe PZP to nowe rozwiązania

Ustawa wprowadza szereg nowych pojęć i regulacji, które mają wpłynąć na realizację założonych celów. Są to:

• określenie progu zamówień bagatelnych na poziomie 130 tys. zł,
• nowe definicje – np. innowacje, łańcuch dostaw, dokumenty zamówienia,
• etap wstępnych konsultacji rynkowych, jako narzędzie pomocne w zamówieniu optymalnego rozwiązania,
• katalog klauzul abuzywnych (niedozwolonych) w umowach w sprawie zamówień publicznych, co jest ukłonem w stronę wykonawców,
• jeden wyspecjalizowany sąd do rozpatrywania skarg na orzeczenia Krajowej Izby Odwoławczej, co z pewnością wpłynie na ujednolicenie linii orzeczniczych w sprawach z zakresu zamówień publicznych.

Przygotowanie postępowania

Nowa ustawa PZP określa przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności przeprowadzenia analizy obejmującej:

• badanie możliwości zaspokojenia potrzeb z wykorzystaniem własnych zasobów zamawiającego,
• rozeznanie rynku w zakresie alternatywnych środków zaspokojenia potrzeb, możliwych wariantów realizacji zamówienia – o ile takie istnieją.

Postępowanie przygotowawcze ma także wskazać orientacyjną wartość zamówienia dla każdego ze zidentyfikowanych wariantów, możliwość podziału zamówienia na części, przewidywany tryb udzielenia zamówienia, możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych. Ma też zidentyfikować ryzyka związane z postępowaniem i realizacja zamówień.

Tryb podstawowy

To nowy rodzaj trybu postępowania obowiązujący w postępowaniach poniżej progu unijnego. Jedynie w uzasadnionych przypadkach zamawiający będzie mógł zastosować tryb innowacyjny, negocjacje bez ogłoszenia lub z wolnej ręki. Nie będzie już trybu „zapytania o cenę”. Będziemy mieli do czynienia z 3. wariantami trybu podstawowego:

1. Postępowanie bez negocjacji

Tryb analogiczny do przetargu nieograniczonego, będzie miał zastosowanie, gdy zamawiający precyzyjnie określił przedmiot i warunki zamówienia na etapie wszczęcia postępowania, a także nie będzie miał potrzeby przeprowadzenia negocjacji, co do wybranych elementów opisu przedmiotu zamówienia lub warunku realizacji zamówienia.

2. Postępowanie z możliwością negocjacji

Będzie miało zastosowanie, gdy zamawiający nie jest w stanie określić wszystkich warunków zamówienia.
W takiej sytuacji może wskazać zakres możliwych negocjacji, odnosząc się do opisu przedmiotu zamówienia lub postanowień umownych w ogłoszeniu o zamówieniu (minimum 3 wykonawców). Celem negocjacji jest „ulep-szenie” otrzymanych ofert. Negocjacje są fakultatywne. Nie można negocjować kryteriów oceny ofert i ich wagi.

3. Postępowanie z obligatoryjnymi negocjacjami

Będzie miało zastosowanie, gdy potrzeby zamawiającego oraz specyfika przedmiotu zamówienia uniemożliwiają lub utrudniają precyzyjne opisanie warunków zamówienia. W takiej sytuacji zamawiający zamiast specyfikacji istotnych warunków zamówienia sporządza opis potrzeb i wymagań, w którym w szczególności określa minimalne wymagania, które muszą spełnić wszyscy wykonawcy oraz kryterium oceny ofert. Negocjacje są obligatoryjne, a ich przedmiotem są zasadniczo wszystkie elementy zamówienia. Wykonawcy mogą negocjować wagi przypisane kryteriom oceny ofert. Mogą też aktywnie uczestniczyć w procesie tworzenia warunków zamówienia, co ma zapewnić efektywność realizowanego zamówienia.

Kryteria oceny ofert

Nowe przepisy określają, iż warunkiem zastosowania ceny, jako jedynego kryterium ceny ofert będzie uwzględnienie w opisie przedmiotu zamówienia wymagań jakościowych odnoszących się, do co najmniej głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia. Zwiększa to możliwość częstszego odstępowania od sztucznego formułowania pozacenowych kryteriów oceny ofert.
Co istotne nowa ustawa PZP wprowadza wadium jako czynnik fakultatywny we wszystkich postępowaniach niezależnie od wartości zamówienia.

Termin związania ofertą

W postępowaniach poniżej progu unijnego termin związania ofertą nie ulegnie zmianie. Natomiast powyżej progu unijnego termin ten ulegnie wydłużeniu do 120 dni. Termin ten będzie można przedłużyć tylko raz i to z inicjatywy zamawiającego. Wykonawca nie będzie już mógł działać samodzielnie. Zamawiający będzie miał obowiązek wezwać wykonawcę do wyrażenia zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, jeżeli nie zdążył wybrać oferty najkorzystniejszej.

Jeżeli zamawiający nie wybrał oferty najkorzystniejszej w terminie związania ofertą, wzywa wykonawcę do wyrażenia pisemnej zgody na wybór jego oferty. Rozwiązanie to rozstrzyga rozbieżności w orzecznictwie, co do skutków upływu terminu związania ofertą.

Autorka reprezentuje Kancelarię LEX & FINANCE