Każdy przedsiębiorca, zanim zacznie, powinien sobie zadać podstawowe pytania. Po co tak naprawdę tworzymy własną firmę? Jaką chcemy stworzyć firmę? I na koniec – co z nią będziemy chcieli zrobić? Dziś chcielibyśmy wskazać, na co zwrócić uwagę, tworząc firmę.

Własna firma

Dlaczego ludzie otwierają własne firmy? Powodów jest wiele:

• ktoś pracował do tej pory na etacie i nagle po latach takiej pracy stwierdza, że sam chce być swoim szefem,
• ktoś postanawia zrealizować coś, czego nie może zrobić na etacie,
• ktoś traci pracę, nie może znaleźć nowej i postanawia spróbować sił w biznesie,
• ktoś kończy edukację i chce spróbować sił w biznesie,

Przedsiębiorstwo można prowadzić:

• dla zysku,
• w innym celu dozwolonym prawem.

Przedsiębiorstwo można otworzyć:

• samemu,
• ze wspólnikiem lub wspólnikami.

Działalność można prowadzić w formie:

• jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki cywilnej,
• jednej ze spółek handlowych, tj. spółki jawnej, spółki partnerskie, spółki komandytowej, spółki komandytowo-akcyjnej, spółki z o.o., spółki akcyjnej,
• spółdzielni, stowarzyszeniu, fundacji itp.,
• transgranicznej jak spółka europejska, czy europejskie zgrupowanie interesów gospodarczych, oddziału przedsiębiorcy zagranicznego, przedstawicielstwa przedsiębiorcy zagranicznego.

Bardzo ważne jest, by powyższe kwestie dobrze przeanalizować i to pod wieloma aspektami. Od formy prawnej przedsiębiorstwa zależy odpowiedzialność przedsiębiorcy, jego obowiązki, sposób opodatkowania, możliwość zamknięcia przedsiębiorstwa lub jego sprzedaży itp.

Koncesje, zezwolenia, licencje

Należy pamiętać, że pomimo faktu, że w Polsce obowiązuje wolność podejmowania działalności gospodarczej, ale nie ma ona charakteru absolutnego.
Należy pamiętać o koncesjach, niezbędnych w przypadku niektórych aktywności gospodarczych. Należy tu wymienić:

1. Poszukiwanie, rozpoznawanie złóż węglowodorów oraz kopalin stałych objętych własnością górniczą, wydobywanie kopalin ze złóż, podziemne bezzbiornikowe magazynowanie substancji oraz podziemne składowanie odpadów.
2. Wytwarzanie i obrót materiałami wybuchowymi, bronią i amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym.
3. Wytwarzanie, przetwarzanie, magazynowanie, przesyłanie, dystrybucja i obrót paliwami i energią.
4. Ochrona osób i mienia.
5. Rozpowszechnianie programów radiowych i telewizyjnych, z wyłączeniem programów rozpowszechnianych wyłącznie w systemie teleinformatycznym, które nie są rozprowadzane naziemnie, satelitarnie lub w sieciach kablowych.
6. Przewozy lotnicze.
7. Prowadzenie kasyna gry.

Ponadto szereg działalności wymaga zezwoleń, licencji lub zgód. Mamy też tak zwane działalności regulowane.

Dlatego w przed tworzeniem przedsiębiorstwa dobrze jest zasięgnąć pomocy prawnika, doradcy podatkowego i księgowego. Warto też na tym etapie dostosować rozwiązania do planowanego rozwoju przedsiębiorstwa oraz uwzględnić ryzyko, że coś nie wyjdzie.

Jedni planują prowadzić swe firmy w skali mikro, inni marzą o budowie korporacji. Jedni tworzą przedsiębiorstwa, posiadając tylko wiedzę w głowie i kilkaset złotych w kieszeni,
a inni, inwestując ze wspólnikami grube miliony. Niezależnie czy tworzymy mikroprzedsiębiorstwo, czy duże przedsiębiorstwo musimy uwzględnić oprócz aspektów prawnych również aspekty organizacyjne i aspekty finansowe.

Organizacja firmy

Najprościej jest założyć i prowadzić przedsiębiorstwo w formie jednoosobowej działalności gospodarczej (dalej JDG), na podstawie wpisu do CEIDG. Jest to podstawowa i najczęściej używana formuła rozpoczynania działalności gospodarczej. Często prowadzona jest działalność w formie spółki cywilnej, przy wbrew nazwie nie jest spółka a umowa cywilno – prawna. Przy okazji należy wspomnieć, że jest to forma dobra dla małych przedsiębiorstw. Natomiast w późniejszych etapach jego rozwoju jest mocno problematyczna.

Każda następna forma, spółki osobowe, spółki kapitałowe są coraz bardziej sformalizowane i skomplikowane. W ostatnim czasie jednak nawet założenie spółki kapitałowej jest w miarę proste i tanie. Co nie oznacza, że jest to zawsze najlepsze rozwiązanie. Na pewno warto z ekspertami rozważyć, w jakiej formie organizacyjnej i prawnej najlepiej prowadzić, a potem prowadzić przedsiębiorstwo.

Pomoże nam w tym prawnik (radca prawny/adwokat), doradca podatkowy i specjalista od spraw organizacyjnych. Przy czym prawnik i doradca podatkowy zadbają też o bezpieczeństwo przedsiębiorstwa w trakcie jego istnienia, a na końcu pomogą je sprzedać, zlikwidować lub przekazać sukcesorom. Przedsiębiorcy powinni wydatki na pomoc prawna traktować nie jako koszt, ale inwestycję w bezpieczeństwo.

Finansowanie przedsiębiorstwa

Chcielibyśmy zwrócić uwagę na dwie aspekty finansowe kluczowe po stworzeniu przedsiębiorstwa: zysk i płynność finansowa. Zysk często stawiany jest na piedestale. Oczywiście przedsiębiorstwo, które nie przynosi zysku, nie ma racji bytu. Zysk jednak nie powinien być głównym celem istnienia przedsiębiorstwa. Przedsiębiorstwa skupiona tylko i wyłącznie na maksymalizacji zysku w jak najkrótszym czasie zwykle radzą sobie gorzej w dłuższej perspektywie niż te, które kierują się również społeczną odpowiedzialnością.

Każdy, kto otwiera przedsiębiorstwo, musi być gotowy na to, że na początku jego przedsiębiorstwo nie będzie generować zysków. Dlatego ważna jest kontrola kosztów i przychodów.

Znamy wiele przedsiębiorstw, które przynoszą straty i działają na rynku. Najczęściej upadłość ogłaszają te, które przynoszą zysk, ale utraciły płynność finansową. Dlatego kluczowe jest właśnie zarządzanie płynnością finansową.

Młodym przedsiębiorcą zawsze radzimy mieć rezerwy finansowe. Najpierw na przetrwanie okresu, gdy przedsiębiorstwo nie generuje jeszcze zysku, a potem na wypadek spadku wpływów lub na wypadek pojawienia się niespodziewanych wydatków.

Kiedy już jesteśmy przy finansach, to ważne są kwestie księgowe i podatki. Dobra księgowa i zaufany doradca podatkowy to niezbędne elementy dobrze funkcjonującego i bezpiecznego przedsiębiorstwa. Należy też pamiętać o rachunkowości finansowej.

Planowanie

Wielu przedsiębiorców nie planuje. Mówi, że świat jest zbyt zmienny. Zawsze powtarzamy, że plan jest niczym, a planowanie jest wszystkim. Czasy budowania przedsiębiorstw poprzez improwizowanie i tzw. Planowanie na kolanie odeszły już w niebyt. By wygrywać na rynku w realizacji zleceń i kontraktów ze swoją konkurencją, wymagane jest właśnie planowanie. Bez planowania przedsiębiorstwo jest jak statek na morzu, błądzący bez mapy i nawigatora.

Zarządzanie strategiczne to warunek niezbędny dla rozwoju i przetrwania przedsiębiorstwa.
W rozmowach z klientami w podstawowej fazie rozwoju widać często jak małą wagę przykłada się do planowania np. działań marketingowych, traktując je jak fanaberie,
a nie inwestowanie w świadomy rozwój swojej firmy. Niestety bez marketingu, jakim on by nie był, nasz podmiot jest tylko chwilowym kolosem na glinianych nogach. Biorąc pod uwagę, jak mocno zmienia się rynek reklamy i docierania do uwagi potencjalnych klientów zadanie to stawiamy zaraz na drugim miejscu po świadomym planowaniu.

Obecne czasy to już zupełnie inna rzeczywistość niż to, co było nawet 5 czy 10 lat temu. Nowe technologie coraz mocniej wchodzą w nasze życie codzienne, jak i biznesowe, wymuszając na nas ich zrozumienie i efektywne stosowanie. Do tego aspektu wrócimy jeszcze nie raz, opisując skalę i rodzaj zmian wymuszanych przez chociażby media społecznościowe. Rozumiemy, że mało kto wierzy dziś w to, że baner na płocie o tym, iż świadczymy usługi koparką, zapewni nam dobrobyt na kolejne 10 lat. Dziś marketing to być albo nie być dla przedsiębiorstwa.

Firma jako proces

Tworzenie i rozwój przedsiębiorstwa to pewien proces. Można do niego podejść z ułańską fantazją na zasadzie, jakość to będzie. Wcześniej lub później kończy się to jednak bolesnym upadkiem. Można też do tego podejść profesjonalnie. Oczywiście stworzenie jednoosobowej prostej działalności nie wymaga zatrudnienia od razu prawnika, doradcy podatkowego, księgowej, specjalisty od finansów, czy marketingowca. Wystarczy kilka godzin konsultacji przed założeniem przedsiębiorstwa lub ich wsparcie w miarę potrzeb. W przypadku jednak inwestowania setek tysięcy lub milionów w nowe przedsiębiorstwo ich pomoc jest niezbędna.

Dla mnie tworzenie przedsiębiorstwa to jak budowa domu. Muszę mieć plan. Musi być on oceniony przez różnych specjalistów. Potem tworzę fundament, stawiam, ściany, dach itd. Podobnie powinno być z tworzeniem przedsiębiorstw.

Oczywiście zagadnień związanych z utworzeniem przedsiębiorstwa jest o wiele więcej, uważamy jednak, że wskazane powyżej są jednymi z bardziej istotnych.
W kolejnych artykułach przedstawimy kolejne etapy w cyklu życia przedsiębiorstwa.

Jerzy Kossakowski - Prezes w Firma Bez Problemu Sp z o.o.
Radca Prawny Paweł Bronisław Ludwiczak - Kancelaria Radcy Prawnego Paweł Ludwiczak