Kierujemy nasz tekst do osób spoza wymienionego powyżej grona osób praktykujących na co dzień kontakt z kamerą i mikrofonem. Do wykładowców, nauczycieli, przedstawicieli handlowych i wszystkich tych, którzy czują, że praca zdalna, praca bez fizycznej obecności odbiorcy lub odbiorców jest dla nich wyzwaniem, z którym nie zawsze dają sobie radę tak, jakby chcieli.

Nie zamierzamy nikomu wmawiać, że wizerunek jest istotniejszy od treści, że nieważne co, ważne jak. Nie zgadzamy się z tym. Najważniejsze jest to, co masz do przekazania, ale bez podstawowej wiedzy i umiejętności jak to zrobić, może się okazać, że nie przytrzymasz uwagi audytorium. Sposób prezentacji decyduje o tym, czy wystąpienie jest świetne, czy straszne.
Wierzysz w to, że można się nauczyć gotować, uprawiać ogród, prowadzić samochód albo sprawnie obsługiwać komputer?

Nie musisz być mistrzem, żeby po prostu dobrze sobie radzić. Mówienie do ludzi (także zdalne) też jest umiejętnością. Można je opanować. Nie musisz być mistrzem, żeby po prostu dobrze sobie radzić. W tym artykule przekazujemy garść technicznych podpowiedzi, jak rozwijać umiejętność dobrego zaprezentowania siebie, tematu, firmy.

Co to znaczy świadomość kamery i mikrofonu?

Wizja
Kamera wyolbrzymia wszystkie zachowania, wycina twoją twarz i ręce z otoczenia i powiększa je. Pokazuje drobny gest, półsekundowy grymas. Umiejętność bycia przed kamerą to świadomość, że jesteś cały czas obserwowany, a twoje zachowania i reakcje są analizowane przez odbiorców, nawet jeśli jesteś w drugim planie.

W rzeczywistości potrzebujemy kilkunastu sekund, żeby odpowiedzieć sobie na pytanie z kim mamy do czynienia, osobę na ekranie oceniamy w ciągu 2-5 sekund. Dlatego opanowanie zachowania niewerbalnego: gestu, mimiki, uśmiechu, kontaktu wzrokowego jest takie ważne. Ocena drugiej osoby następuje po nieświadomej ocenie jej zachowania, nie na podstawie słownych deklaracji.

Fonia
Natomiast świadome mówienie do mikrofonu to mówienie wyraźne, w dobrym tempie i z właściwą ekspresją. Bardzo trudno skupić uwagę na treści, jeśli nadawca mruczy coś niewyraźnie pod nosem, skanduje rytmicznie, akcentując wyrazy albo nieustająco wtrąca yyyyyy. Sposobem mówienia można zirytować odbiorcę, zanudzić albo przyciągnąć do siebie, zaintrygować.

Dźwięk docierający do odbiorcy za pomocą komputera jest często niedoskonały, bywa, że pojawiają się zakłócenia techniczne. Tym ważniejsza są staranna dykcja i niezbyt szybkie tempo mowy.

Przygotowanie do spotkania

1. Wybór komunikatora
Najczęściej firmy, instytucje narzucają swoim pracownikom, współpracownikom (i klientom) rodzaj komunikatora, przez który odbywa się praca. Jeżeli sam możesz decydować o wyborze, zwróć uwagę, na:

• czas połączenia, jaki umożliwia dany komunikator,
• liczbę osób, które mogą jednocześnie brać udział w spotkaniu,
• możliwość i funkcjonalność dołączenia materiałów, zarówno filmowych, jak i tekstowych.

Zadbaj o szerokopasmowy dostęp do Internetu.
Zwykle nie jest potrzebny specjalny mikrofon ani słuchawki. Są jednak i tacy, którzy lepiej się czują doposażeni w dodatkowy sprzęt.

2. Cel spotkania

Niezależnie od tego, jaki charakter ma twoje wystąpienie (wykład, rozmowa, spotkanie z klientem), najpierw odpowiedz sobie na podstawowe pytania dotyczące ciebie
i dotyczące twojego odbiorcy.

3. Otoczenie

Oświetlenie
Jeżeli jest widno za oknem, możesz skorzystać ze światła dziennego. Usiądź na wprost okna tak, aby twarz była równomiernie oświetlona.
Jeśli korzystasz ze sztucznego światła, postaraj się, by oświetlenie znajdowało się po obu stronach twojej twarzy. Dobrze, by było to światło rozproszone. Silne światło z jednego punktu spowoduje, że na twarzy pojawią się wyraźne cienie.
Zwróć też uwagę, by nie siedzieć w ciemnościach rozpraszanych jedynie jednym czy dwoma źródłami światła skierowanymi na twoją twarz. Lepiej włączyć górne światło i dodatkową lampkę za klapą laptopa.
Zawsze lepsze ciepłe światło niż zimne (żółte niż białe).

Ubranie
Wszystkie uwagi dotyczące tła można zastosować także do kwestii wyboru stroju. Nie musisz przebierać się w strój formalny, ale dobrze by było, żeby twój wygląd był adekwatny do twojej roli. Nawet jeżeli nie masz do czynienia z klientem, ale ze starymi współpracownikami, lepiej nie pozwalaj sobie na bardzo swobodny domowy strój, fryzurę i brak makijażu.
Niech ubranie, biżuteria, makijaż nie konkurują z tym, co masz do powiedzenia. Nie powinny nadmiernie przykuwać uwagi, np. dużo wzorków na ubraniu, kolorowa, dźwięcząca przy każdym ruchu biżuteria.

Tło
Zazwyczaj na monitorze komputera widać niewiele poza samymi rozmawiającymi, ale te drobiazgi są istotne.
Wszystko, co jest na monitorze, zostanie przeanalizowane przez odbiorcę: kwiatek wyrastający z twojej głowy, bałagan, krzątający się za twoimi plecami mąż w negliżu.
Zadbaj o neutralne tło, żeby nie rozpraszało odbiorcy i by cię nie ośmieszało. Niech będzie zgodne z tematem spotkania i spójne z wizerunkiem, który budujesz (wielu z nas widziało szacowną panią doktor, która wypowiadała się na poważne, dramatyczne tematy, a w tle widać było bardzo szaloną scenografię, dość krwawą, zapewne z pokoju syna owej pani).
Biblioteczka, obraz, akwarium, roślinność – wybór należy do ciebie, ale niech będzie to wybór świadomy.
Możesz też wybrać tło zaproponowane przez komunikator (ale znów pamiętaj, że wyspa z palmami nie zawsze będzie najlepszym rozwiązaniem).

4. Aktywizuj odbiorcę

Zazwyczaj wiesz z iloma osobami, będziesz miał kontakt i jak długo ma trwać to spotkanie, zadbaj o właściwe proporcje między częściami wystąpienia. Niech nie zabraknie czasu na podsumowanie i odpowiedzi na pytania.
Zachęcamy do wzbogacenia spotkania o środki audiowizualne – plansze, slajdy, filmiki, nagrania. Współczesny odbiorca jest przyzwyczajony do nieustannego bodźcowania. Większości z nas łatwiej wytrzymać na 1,5-godzinnym wykładzie w auli niż skupić się przez 45 minut na głowie gadającej z komputera.

Jako prowadzący spotkanie musisz walczyć z silną konkurencją rozpraszaczy. Uczestniczenie w naradzie, zebraniu, wykładzie, dłuższej prezentacji, szkoleniu za pośrednictwem komunikatorów, rodzi w odbiorcach pokusę silniejszą niż zwykle przeglądania smsów, poczty, czytania książki i grania na komputerze, a nawet przygotowania sobie herbaty.

Korzystaj nie tylko z możliwości technicznych komunikatorów. Możesz też wykorzystać tradycyjną tablicę lub flipchart. Wstając z miejsca i podchodząc do planszy bądź przedmiotu, o ile wcześniej ustawiłeś je w zasięgu ręki – spowodujesz ruch, zmianę na ekranie. Coś będzie się działo.
Angażuj odbiorców tak często, jak to możliwe. Nie pozwól im siedzieć biernie. Zadawaj proste pytania, niech odpowiadają krótko na czacie – tak/nie.
Ważny dobry, ładny głos, barwny sposób mówienia no i dobra dykcja.
Nie mamy wątpliwości, że to, co masz do powiedzenia, jest najważniejsze. Jednak bez atrakcyjnej albo przynajmniej poprawnej formy, treści, które chcesz przekazać, nie dotrą do odbiorcy.
Wciągając odbiorcy do wspólnego działania, zwiększasz jego zaangażowanie w to, co dzieje się w czasie spotkania. To może być skuteczny sposób na nudę.

Na 5 minut przed spotkaniem

Przygotuj notatki (schematy, słowa klucze, konspekt), dokumenty, sprawdź, czy będziesz mógł sprawnie uruchomić prezentację, film, plansze. Czekającym na informację po drugiej stronie ekranu czas bardzo się dłuży. Unikaj przypadkowego, niezaplanowanego odchodzenia od komputera, znikania z pola widzenia odbiorców.

Przygotuj sobie coś do picia (najlepiej wodę), ustaw szklankę czy kubek w bezpiecznym miejscu, to znaczy tak, by móc łatwo z nich skorzystać bez ryzyka zalewania sprzętu.
Za chwilę zasiądziesz przed komputerem, twoje ciało będzie musiało znieść kilkadziesiąt minut siedzenia. Zadbaj więc tuż przed tym o trochę ruchu. Poskacz, porozciągaj się, sprowokuj ciało do kilku głębszych oddechów – dotlenisz ciało i mózg.
Jeszcze jedno: jeśli ktoś będzie cię zmuszał do siedzenia bez ruchu dłużej niż godzinę, protestuj, proś o przerwę.
Jeżeli wiesz, że będziesz aktywny na spotkaniu, koniecznie rozgrzej twarz i głos, po to, żeby panować potem nad mimiką i nad głosem. Dwie minuty wystarczą. Jak to zrobić, podpowiemy w rozdziale poświęconym głosowi i mówieniu.

Autorki mają za sobą 20 lat pracy logopedy medialnego w wielu stacjach telewizyjnych i radiowych oraz w szkołach artystycznych na kierunkach aktorskich i wokalnych. Zasady komunikowania się za pomocą mediów, opracowały na podstawie doświadczenia w pracy z setkami ludzi przygotowywanych przez nas do wystąpień publicznych