Tuż po okresie transformacji ustrojowej lokalny rynek ogarnął szał automatyzacji. Gospodarka oparta w dużej mierze na wydobyciu, fabrykach i zakładach pracy bliższym manufakturze z XIX w. niż innowacji potrzebowała przede wszystkim rąk do pracy – czasem zimnych i mechanicznych. Tylko dzięki nowoczesnym liniom produkcyjnym, pakującym i spedycyjnym udało się nadgonić zachodnią konkurencję i rozwijać dalej firmy.
Czas nie stoi jednak w miejscu, wraz z gospodarką wolnorynkową trafiły do nas również komputery. Maszyny te same w sobie stanowią automatyzację pracy, zapewniając np. kalkulator, Excela, dokumenty cyfrowe, szybkie wiadomości na odległość itd. Umożliwiły też jednak krok dalej – nazywany też transformacją cyfrową etap automatyzacji za pomocą oprogramowania.
Czasem jest to tworzenie dedykowanych systemów, w niektórych firmach implementacje i integracje gotowych systemów, a jeszcze gdzie indziej mieszanina wszystkich możliwych opcji. Cel jest zawsze jeden: upraszczać procesy tak, aby nie trzeba było angażować w prostą, żmudną, manualną pracę (w żargonie: „klikania”) pracowników ludzkich.
Automatyzacja biznesu w korporacjach
Pionierami automatyzacji za pomocą oprogramowania do niedawna były wielkie korporacje. Powodem takiego stanu rzeczy była skala – 5 minut spędzone dziennie na ręcznym kopiowaniu plików między katalogami na dysku może wydawać się błahe, ale jeśli zatrudniamy 60 tys. osób i każda z nich musi wykonać tę operację choćby raz dziennie, to właśnie straciliśmy 300 tys. minut. Inaczej 5 tys. godzin.
Dobrze opłacani specjaliści w korporacjach mają stawki godzinowe w okolicach 50-100 zł za każdą roboczogodzinę. Jak łatwo policzyć, nasza niewinna operacja kopiowania plików w kilka minut kosztuje dużą firmę bagatela 500 tys. zł dziennie!
Przy takich kwotach nawet zakup licencji na oprogramowanie, serwery, obsługa IT oraz ewentualni zewnętrzni konsultanci nie stanowią większego problemu. Już w skali tygodni do miesięcy firma więcej zaoszczędzi, niż wyda, a efekty długofalowe będą na tyle imponujące, że menedżerowie stojący za pomysłem automatyzacji mogą śmiało spodziewać się awansu.
Automatyzacja w korporacjach to przede wszystkim rozbudowane działy finansowe, controllingu, kadr i HR. Często widywane odmiany to:
- automatyzacja obiegu dokumentów,
- zamienianie dokumentów fizycznych na cyfrowe (OCR),
- skrócenie czasu obsługi klienta,
- fakturowanie,
- weryfikacja danych między deklaracjami a plikami JPK,
- skrócenie czasu wdrożenia nowych pracowników (tzw. onboarding),
- koordynacja działań i plików między oddziałami.
Duże firmy sięgają raczej po zaawansowane automatyzacje, gdzie większe koszt i czas wdrożenia nie stanowią problemu. Zazwyczaj posiadają odpowiednie zasoby IT do obsługi systemów i wymagają jedynie przeszkolenia.
Automatyzacja procesów w M¦P
Od kilku lat obserwujemy zmianę na rynku automatyzacji. Przodować zaczynają mniejsze firmy, tradycyjnie zaliczane do grona M¦P, a czasem nazywane modnie start-upami. Takie organizacje nie posiadają co prawda budżetów i zasobów porównywalnych z gigantami ze Stanów Zjednoczonych, ale mają jedną gigantyczną, nieocenioną zaletę: są zwinne.
Decyzja o wdrożeniu automatyzacji danego procesu może zająć nie więcej niż kilka dni, personel do przeszkolenia jest znacznie mniejszy, a ilość samych procesów i ich stopień złożoności często dużo mniejsze. To pozwala na szybkie, proste i relatywnie tanie implementacje technologii dostępnych już na rynku (bez tworzenia od zera własnych), wykorzystywanie komponentów oraz automatyki robotycznej (RPA), opartej na interfejsach użytkownika. Mówiąc krótko, zamiast pisać kod, można pokazać automatowi myszką oraz klawiaturą, jakie kroki ma odtwarzać.
Niektórzy, słysząc M¦P, mają przed oczyma jednoosobowe działalności gospodarcze, ale nic bardziej mylnego. Nawet firmy zatrudniające kilkuset pracowników w wybranych branżach kwalifikują się do definicji M¦P, a często są to duże zakłady z wielomilionowym obrotem i rynkami zbytu w całej Europie.
Mniejszym i średnim firmom automatyzacja pozwala przede wszystkim skoncentrować się na skalowaniu. Nie mogą i nie będą mogły prędko bić się z największymi korporacjami na pensje pracowników, budżety marketingowe albo ilość programistów. Mogą za to zatrudniać wirtualnych pracowników celem pomocy tym fizycznym, tak aby jedna osoba mogła bez przepracowania wykonywać pracę wielu poprzez zarządzanie swoimi cyfrowymi pomocnikami.
Korzyści z automatyzacji w firmie
Nieważne, jak duży budżet ma korporacyjny konkurent – nie znajdzie łatwo setek do tysięcy nieomylnych pracowników dostępnych 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. Co prawda taki gigant może wdrożyć swoją automatyzacją, ale ponownie: to zabierze mu więcej czasu i pieniędzy niż mniejszej organizacji, więc nie wpłynie znacząco na konkurencyjność.
Automatyzacja w M¦P często jest nastawiona na szybkie, bezpośrednie przełożenie na zysk. Dotyczy m.in. marketingu (tzw. Marketing Automation, MA), sprzedaży, przygotowywania ofert i cenników, obsługi klienta, logistyki i magazynowania (inwentaryzacja, ilość sztuk, weryfikacja rotacji).
Profesor SGH, dr hab. Andrzej Sobczak, w wywiadzie dla czasopisma Finanse + Controlling, tak podsumowuje swoje spostrzeżenia ze wdrożenia robotów w działach finansowych i księgowych polskich firm: „Wiele organizacji przygląda się obecnie temu trendowi, część firm robi pewne pilotaże, próbując rozpoznać technologię, zobaczyć, jakie ma możliwości i ograniczenia. Uruchamiają one często w tym celu dwa lub trzy roboty. Są to działania o charakterze proof of concept, mające na celu zbadanie, czy ta technologia ma szansę zadziałać w ich środowisku (organizacyjnym i technologicznym). W tych działaniach wybiera się procesy łatwe do robotyzacji, sięga się po „nisko wiszące owoce”, dążąc do szybkiego zysku stosunkowo niedużym kosztem”.
Najbardziej oczywistym pozytywnym skutkiem wdrożenia są oczywiście czas i pieniądze. Jest o co walczyć, bowiem niemal 40 proc. czasu pracy każdego pracownika stanowią proste, powtarzalne działania. Na każdych trzech specjalistów robot może więc wykonać pracę godzinowo odpowiadającą więcej niż jednemu pełnemu etatowi.
Implementacja robotów zazwyczaj rozpoczyna się, od kalkulacji ROI, czyli sprawdzenia, czy pełen koszt robota (licencje, wdrożenie) w skali maksymalnie roku da wymierne korzyści finansowe w porównaniu do ręcznej, ludzkiej pracy. Efektywność rozwiązania jest z czasem mierzona tym samym parametrem.
Przewagi firm z automatyzacją biznesu
W życiu nie chodzi jednak tylko o pieniądze. Automatyzacja pracy ma kilka mniej oczywistych zalet wykraczających poza typowe kalkulacje zysk-koszt. Mowa m.in. o motywacji pracowników oraz wizerunku pracodawcy. Pracownicy coraz szukają miejsc zatrudnienia, stosując dość znaczną selekcję i zwracają uwagę nie tylko na wysokość wypłaty, ale także benefity, atmosferę i nowoczesność. Zaawansowana automatyzacja robi znakomite wrażenie i daje im poczucie stabilności, dobrego zarządzania oraz rozwojowości firmy.
Jednocześnie już podczas pracy pracownicy ludzcy zyskują olbrzymi zastrzyk motywacji, gdyż ich praca staje się ciekawsza i oparta na myśleniu i wyzwaniach, a nie pracy motorycznej czy przepisywaniu danych. Automaty pozwalają także kształcić kadrę menedżerską, umożliwiając każdemu zarządzanie małą flotą cyfrowych pomocników przed objęciem dużego zespołu ludzkiego.
Czy przyszłość księgowości to świat, w którym niewielka liczba wykwalifikowanych pracowników zarządza armią botów i robotów wykonujących zaplanowane czynności? Tego dowiemy się z czasem, ale wszystko na to wskazuje. Nie jest to może retro futuryzm, niczym z lat 90, gdzie
armie robotów były jak najbardziej fizyczne, ale wirtualne boty są nawet wygodniejsze w obsłudze. I choć nie wyglądają tak imponująco na zdjęciach biura, to efekty ich prac są jak najbardziej godne podziwu.
