W moim wieku, większych i mniejszych kryzysów, również tych o konsekwencjach światowych, przeżyłem już kilka – i to na stanowiskach zarządczych. Chciałbym podzielić się tym, czego się z nich nauczyłem. I choć wielu specjalistów mówi, że żyjemy w nowej rzeczywistości i nic (w tym prowadzenie biznesu) już nie będzie jak dawniej, śmiem twierdzić, że kryzys to kryzys – i istnieją pewne uniwersalne zasady, które się nie zmieniają.

Przede wszystkim konsekwentnie będę powtarzał, że w czasie kryzysu kluczowe są te trzy elementy:

1. Mądra, przemyślana restrukturyzacja. Należy „dopaso-wać” organizację do nowej sytuacji, co wcale nie jest równoznaczne z restrukturyzowaniem wszystkiego i wszystkich. Cięcie kosztów powinno zapewnić nam dalsze kontynuowanie biznesu.
2. Zabezpieczenie istniejącego strumienia przychodów. Nasi klienci czy partnerzy to główne dobro prowadzonej działalności. Musimy zredefiniować relacje z nimi, ale tak, by czuli się „zadbani” przez firmę i ważni w naszych oczach. Niezwykle ważnym elementem jest tu świadoma i uczciwa komunikacja.
3. Wykorzystanie nowych możliwości i szukanie nowych źródeł przychodów. Wiem, że ten podpunkt brzmi najbardziej nieprawdopodobnie. „Nowe źródła przychodu? Przecież ja nawet tracę te obecne!” – może oburzyć się przedsiębiorca. Właśnie dlatego trzeba aktywnie szukać nowych możliwości.

Polskie MSP z sukcesem wchodzą w e-commerce

Kryzys pokazał, że duża część polskiego biznesu potrafi się szybko dostosowywać do panującej rzeczywistości. Epidemie dla e-learningu w polskim szkolnictwie zrobiła więcej niż jakiekolwiek długoletnie plany, strategie i rozporządzenia. Podobnie jest z wejściem ze sprzedażą do Internetu przez tysiące polskich przedsiębiorców, którzy potrafili w kilka tygodni uruchomić nowe projekty e-commerce.

E-sprzedaż nie zrekompensuje zapewne wszystkich strat z powodu braku działalności stacjonarnej. Nie każda branża zresztą może przenieść się całkowicie do online. Niemniej, jak pokazują dane polskiej platformy do sprzedaży internetowej Shoper, większość e-sklepów zanotowała w kwietniu o 14 proc. więcej transakcji i o 30 proc. większy ruch niż podczas najgorętszego okresu w e-handlu, jakim są okolice Black Friday (czyli listopad 2019 r.). Czyli przestrzeń do działalności w Internecie została wykorzystana przez rodzime przedsiębiorstwa prawidłowo.

Kryzys obnażył jednak inną słabość rodzimego biznesu – a przede wszystkim MSP – jaką jest brak płynności finansowej. Jeżeli nawet kilkutygodniowe pozbawienie przychodów wiąże się z plajtą setek przedsiębiorstw, coś chyba jest nie tak. To brak oszczędności i brak planowania budżetu uwzględniającego sytuację kryzysową.

Jak zaplanować budżet?

Wierzę, że sytuacja związana z pandemią koronawirusa nauczy nas planować wydatki i wpływy. Aby przetrwać i zachować sprawność operacyjną, należy zadbać o swoją płynność finansową. Jak ją prognozować? Przede wszystkim należy działać z wyprzedzeniem.

Niektórzy mówią o błędnym przeświadczeniu, że należy w pierwszej kolejności zabiegać o klientów i zysk, a wtedy finansowo „jakoś damy radę”. Jednak złe zarządzanie płynnością (lub po prostu brak takiego zarządzania) pogrąża firmy szybciej niż brak popytu na ich usługi i produkty. Płynność finansową planujmy tak samo, jak działania produkcyjne, sprzedażowe i marketingowe czy związane z łańcuchem dostaw.

Przedsiębiorca musi znać swój cash flow. Upraszczając, należy prowadzić prostą, ale dość dokładną ewidencję wszystkich aktywów obrotowych firmy – czyli tego, co teoretycznie dość łatwo można wymienić na gotówkę. To materiały do wykorzystania w procesie produkcyjnym, gotowy zapas towarów, nadpłaty i inne należności, aktywa finansowe takie jak gotówka, lokaty, odsetki z lokat, dywidendy, udziały, akcje. Do takiej ewidencji wystarczy Excel lub darmowe arkusze Google. Znacznie ważniejsza niż narzędzie jest skrupulatność.

Prognozuj bezpiecznie

Prognozuj przychody i wydatki minimum na kilka miesięcy do przodu – a najlepiej działaj według planu rocznego. Ustal bufory bezpieczeństwa finansowego na wypadek opóźnień w otrzymywaniu płatności od swoich klientów. Korzystaj z możliwości uzyskania dodatkowych źródeł finansowania twojego biznesu np. z linii debetowej w koncie firmowym w swoim banku, faktoringu etc.

Warto, aby twoje podstawowe, miesięczne zestawienie budżetowe zawierało z jednej strony:

• wydatki za dostawy i usługi niezbędne do prowadzenia działalności, w tym raty kredytów, leasingów, spłaty pożyczek etc.,
• koszty wynagrodzeń,
• koszty ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz inne świadczenia (m.in. ZUS),
• podatki i opłaty o charakterze publicznoprawnym w tym VAT, podatek dochodowy etc.,
• fundusz kryzysowy – kwota dająca pewien bufor finansowy w przypadku potrzeby naprawy sprzętu, uwzględnienia reklamacji klientów czy opóźnień w płatnościach.

Oraz z drugiej strony:

• przychody ze sprzedaży towarów i usług,
• inne wpływy z podstawowej działalności biznesowej.

Czy ten kryzys nas czegoś nauczy? Wierzę, że tak.

Autor doradza firmom podczas kryzysów. Były prezes w Idea Money, Polkomtel, Lidya Polska. Absolwent prawa i niezależny ekspert w dziedzinie bankowości, finansów i fintechu.
Zaprasza do kontaktu przez https://www.linkedin.com/in/tomaszsekalski/