Praca zdalna to dość szeroki temat, dlatego podzieliłem go na trzy części. W tej części spojrzymy na pracę zdalną z perspektywy pracownika, a w dwóch kolejnych z perspektywy pracodawcy oraz… rodzica.

1. Planowanie

¯eby pracować efektywnie, najpierw dobrze zaplanuj pracę. Przygotuj listę zadań do zrobienia na kolejny dzień. Określ priorytety i koniecznie zacznij od najważniejszych zadań. Nie daj się skusić perspektywie zrobienia najprostszych rzeczy, żeby coś było „odhaczone”.

2. Czas pracy

Zaplanuj dokładne godziny pracy i nie pozwalaj sobie na żadne odstępstwa w stylu: „zacznę, jak wstanę”, „jak mi się zacznie chcieć” itp. Jeśli zwykle pracujesz od 8 do 16 i są to dla ciebie optymalne godziny pracy, to tak samo pracuj zdalnie. W innym przypadku, jeśli masz taką możliwość, poproś pracodawcę o zmianę tych godzin.
Zastanów się nad tym, kiedy twoja wydajność jest największa. Może są to godziny poranne, gdy zwykle stoisz w korkach? Może najlepiej pracuje ci się dopiero późnym wieczorem? Jeśli masz taką możliwość, możesz podzielić pracę w taki sposób, że np. pracujesz kilka godzin od rana, a resztę w godzinach wieczornych itp. Najważniejsza jest tutaj twoja motywacja i wydajność.

3. Przerwy

W planowaniu czasu pracy nie zapomnij o przerwach. Niech będą krótkie i efektywne. Jeśli masz psa, wyjdź z nim na krótki spacer, zrób herbatę lub zjedz coś szybkiego np. kanapki. Przerwa na ugotowanie obiadu może zaburzyć ci cały plan pracy, chyba że masz taki komfort, że ktoś z twoich domowników przygotowuje obiad. Pod żadnym pozorem w trakcie przerwy nie zajmuj się jednak sprawami domowymi, bo to rozprasza, najczęściej trwa zbyt długo i zwykle powoduje, że zajmujesz się „jeszcze tylko jedną domową sprawą” i nagle okazuje się, że wracasz do pracy dopiero po dłuższym czasie.

4. Przygotowania

Tak, jak szykujesz się, idąc do pracy, tak zadbaj o odpowiednie przygotowania do pracy zdalnej. Najważniejsze będzie miejsce do pracy, czyli twoje domowe biuro. Koniecznie musi to być wydzielone miejsce, przeznaczone tylko do pracy. Idealnie, gdyby było to biurko w osobnym pomieszczeniu, ale jeśli nie masz takiej możliwości, niech będzie to, chociaż pusty stół. Być może perspektywa pracy z łóżka wyda ci się interesująca, ale uwierz mi, że nie jest to dobry pomysł podobnie, jak blat w kuchni obok lodówki, czy kanapa w salonie przed telewizorem.
Gdy masz już wybrane miejsce do pracy, zadbaj o organizację tego miejsca. Przygotuj niezbędne w twojej pracy narzędzia takie, jak komputer, telefon, może kartki i przybory do pisania, może inne dokumenty, kalkulator, ale też i butelkę z wodą, żeby ograniczyć zbędne przerwy w pracy.

5. Narzędzia do pracy zdalnej

Zadbaj o odpowiednie narzędzia do pracy zdalnej. W większości przypadków zadba o nie twój pracodawca. Jeśli jednak wybór narzędzi zależy od ciebie, to w ramach przygotowań dobierz te najlepsze dla ciebie jeszcze zanim zaczniesz pracę, żeby nie tracić czasu na instalację, czy konfigurację narzędzi w czasie przeznaczonym na pracę.
Poza zdalnym dostępem do poczty e-mail możesz potrzebować dostępu do dokumentów np. w chmurze. Możesz tu skorzystać choćby z Google Docs, czy iCloud. Jeśli potrzebujesz komunikatora, postaraj się w miarę możliwości, by był to komunikator, na którym komunikujesz się tylko w sprawach służbowych. Najpopularniejszy Facebook Messenger może nie być odpowiednim wyborem, ponieważ tam będziesz mieszał sprawy służbowe z prywatnymi, odbierał memy i filmiki od znajomych i rozpraszał. Wypróbuj inne komunikatory takie jak choćby Slack, czy Telegram.
Jeśli chodzi natomiast o rozmowy wideo i telekonferencje możesz skorzystać z popularnych rozwiązań takich, jak Skype, czy Zoom, ale osobiście polecam bezpłatne, niewymagające żadnej instalacji i konfiguracji rozwiązanie Jitsi Meet https://meet.jit.si/, w którym wystarczy wpisać nazwę spotkania i to wszystko.

6. Domownicy

Wiem z doświadczenia, że jedną z najtrudniejszych rzeczy w pracy zdalnej jest… zrozumienie jej przez twoich domowników. Pracując w domu, niby będą rozumieli, że pracujesz, ale nie do końca. Uwierz mi, że nie ma tutaj żadnych półśrodków i tylko szczera, konkretna rozmowa osobno z każdym z domowników może dać właściwy efekt. Przede wszystkim muszą zrozumieć, czym jest twoja praca, co robisz (bez wchodzenia w zbędne detale) i czego potrzebujesz, by pracować wydajnie. Określ im to precyzyjnie, a nie licz, że sami powinni to wiedzieć.
Cisza w ustalonych godzinach, niewchodzenie ze sprawami prywatnymi do pomieszczenia, w którym masz telekonferencję to tylko kilka przykładów tego, co możesz ustalić.
Możesz też poprosić, żeby w pilnych sprawach np. wysłali ci SMS-a lub napisali na komunikatorze internetowym, a ty odpiszesz, gdy będziesz mógł.
Jednak najważniejsza zasada to „zero prywatnych spraw w godzinach pracy”. W czasie pracy nie będziesz robił zakupów, wieszał prania, gotował obiadu itp. Jeśli nie masz możliwości nieprzerwanej pracy przez 8 godzin, podziel ten czas i np. pracuj 4 godziny od 7 do 11, następnie zrób przerwę na sprawy domowe i wróć do pracy od 14 do 18.

7. Złodzieje czasu

Na czas pracy wyeliminuj „złodziei czasu”, czyli wszelkie rozpraszacze. Jeśli w miejscu, gdzie pracujesz, jest telewizor, wyłącz go. Zadbaj o puste biurko, wyłącz komunikatory, wycisz telefon prywatny, przeglądarkę z wiadomościami, media społecznościowe i wszystko to, co przeszkadza ci w pełnym skupieniu się na pracy.

8. Ubiór

Dla wielu osób dużym ułatwieniem i dodatkową motywacją w pracy zdalnej z domu jest właściwy ubiór. Wiem, że praca w piżamie może być kusząca, ale w dłuższej perspektywie to nie działa. Znam osoby, którym najlepiej w domu pracuje się w garniturze i butach!
Może jest to przesadą, ale to tylko ty wiesz, co pomaga ci w pracy, a co jest zbędne. Dobrym pomysłem jest choćby ubieranie się do pracy w domu o jeden ton wyżej, niż chodzisz po domu, czyli np. zamiast domowego dresu, jeansy i koszula itp.

9. Sprawy prywatne

Już o tym pisałem, jednak ten temat wymaga dodatkowego podkreślenia: „zero prywatnych spraw w godzinach pracy”. Powtarzaj to sobie jak mantrę.

10. Motywacja

Z perspektywy kilkunastu lat pracy zdalnej wiem, że brak odpowiedniej motywacji i mnóstwo demotywatorów w domu to prawdziwy problem. Jeśli pracujesz zdalnie i masz stały kontakt z pracodawcą oraz współpracownikami – będzie ci łatwiej. W innym przypadku może pomóc ci tylko dyscyplina. Skup się całkowicie na pracy i nie przekraczaj wyznaczonych godzin pracy. Jeśli coś cię rozproszy lub zdemotywuje, za każdym razem powtarzaj sobie „wracaj do pracy” lub poszukaj w Internecie informacji o technice pomodoro i ją wypróbuj.
Skończ pracę o ustalonej godzinie i nie myśl o niej aż do kolejnego dnia. Powodzenia!

Autor jest właścicielem firmy Perfect One działającej od kilkunastu lat w branży IT tworzącej oprogramowanie dla firm. Prowadził setki wykładów na szkoleniach biznesowych, z zakresu finansów, rozwoju osobistego, inwestowania oraz IT