Nie ma co ukrywać, że obecnie żyjemy w czasach wielkiego szumu informacyjnego. Wiele osób coś słyszy, coś czyta. Jednak trudno jest zweryfikować, czy zmiana dotycząca prawa, czy podatków weszła w życie, czy jest na etapie oczekiwania na głosowanie, czy dopiero jest projektem ustawy, a zdarza się, że to spekulacje na podstawie programu telewizyjnego niepoparte żadnym działaniem. Wiele księgowych i biur rachunkowych również nie nadąża za ilością zmian, dlatego decydują się na wąskie specjalizacje, co pozwala im w miarę panować nad aktualnością swojej wiedzy.

Jak się zabezpieczyć?

Pytanie, które zadawane jest mi coraz częściej, brzmi „jak się zabezpieczyć przed ewentualnymi konsekwencjami niedopasowania się do prawa”.
Chcąc prowadzić firmę w Polsce, na polskich zasadach należy brać pod uwagę ryzyko nienadążania za zmieniającym się prawem.
Dziś najczęściej przedsiębiorcy decydują się na prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej. A wielu przypadkach moim zdaniem warto rozważyć spółkę z o.o. lub spółkę komandytową. Te formy prawne zdecydowanie bardziej zabezpieczają nasz majątek, chronią nasza prywatne dobra i mocno ograniczają ryzyko.

Aby nikt mnie źle nie zrozumiał. Prowadzenie jednoosobowej działalności samo w sobie nie jest złe. Ma proste rozliczenia, pozwala na korzystanie z podatku liniowego. Jeżeli masz prostą firmę np. usługową, szkoleniową. Do tego rzeczywiście pracujesz sam. Wtedy na pierwszy rzut oka widać, że masz małe ryzyko biznesowe. W takich wypadach działalność najczęściej okazuje się wystarczająca.

A może spółka z o.o.?

Podczas ponad 10-letniej pracy z przedsiębiorcami coraz częściej mam okazję obserwować firmy, które w mojej ocenie od pierwszego dnia powinny być prowadzone w innej formie prawnej. Mam na myśli branże, których z uwagi na zawirowania rynkowe oraz częste nadużywanie przepisów przez przedsiębiorców nie lubią urzędy.

Należą do nich np. handel samochodami, stalą, firmy pożyczkowe, kryptowaluty, handel metalami szlachetnymi, wytwarzanie energii, handel elektroniką. Oczywiście lista się tutaj nie kończy. Dodatkowo, ryzyko podnosi fakt zatrudniania pracowników. Miałam okazję widzieć firmy produkcyjne, gdzie pracuje 100-300 osób i właściciel prowadzi to w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. Z reguły wszędzie tam, gdzie ryzyko jest spore, warto rozważyć, czy jednak inna forma prawna nie sprawdzi się lepiej. Poniżej przedstawię kilka najważniejszych informacji o spółkach z o.o.

Spółka z o.o. pomimo tego, że rośnie na popularności, ciągle sprawia przedsiębiorcom wiele problemów ze zrozumieniem jej pozytywnych aspektów działania. Oczywiście nie jest tak, że spółka z o.o. jest rozwiązaniem dla każdego i zawsze jedynym słusznym. Z mojego doświadczenia wynika, że w ogromnej większości firm prowadzonych jako jednoosobowe działalności gospodarcze zmiana na spółkę z o.o. wprowadza wiele pozytywów. Poniżej przedstawię zarówno wady, jak i zalety związane ze spółką z o.o.

Ograniczona odpowiedzialność

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oznacza tylko tyle, że odpowiedzialność jest ograniczona. Skrót ten nie oznacza „spółka bez odpowiedzialności”. W mojej ocenie posiadanie spółki jest korzystniejsze niż jednoosobowej działalności gospodarczej.
W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej odpowiedzialność zawsze jest pełna. Jedyne ograniczenie jakie można wprowadzić to ograniczenie związane z ubezpieczenie OC. Jednak sama forma prawna nie chroni interesów ani firmy, ani prywatnych. W przypadku spółki z o.o. odpowiedzialność jest ograniczona.

Elastyczność

Działalność gospodarcza jest przypisana konkretnej osobie, tym samym przyłączenie do niej nowych osób jest niemożliwe, a sprzedaż takiej firmy bywa dość skomplikowanym procesem.
W spółce z o.o. właścicielami udziałów są wspólnicy. Same udziały natomiast są towarem handlowym, co oznacza, że można przekazywać udziały innym osobom lub tworzyć nowe udziały dla nowych wspólników.

Oczywiście należy mieć na uwadze, że musi się to odbywać zgodnie z umową spółki. Dzięki temu w dość prosty sposób można zmieniać skład osobowy wspólników w spółce z o.o., a co więcej sama konstrukcja spółki z o.o. pozwala na prowadzenie firmy przez więcej niż jedną osobę.

Racjonalizacja wydatków

Działalność gospodarcza jest prostym tworem w sensie księgowym, co więcej nie jest w jej przypadku prawie nigdy wymagana pełna księgowość.
Rozliczenia w dużym uproszczeniu ograniczają się do podsumowania przychodów, kosztów oraz dochodu i naliczenia odpowiedniej stropy podatkowej.
W przypadku spółki z o.o. zawsze wymagana jest pełna księgowość. Co więcej, spółkę z o.o. należy traktować jako osobnego wirtualnego człowieka (w języku formalnym nazywa się to osobowość prawna). Tym samym np. stopę podatku liniowego z działalności gospodarczej (19 proc.) bardzo często możemy ograniczyć do nawet 8,5 proc.
Takie działanie nie jest możliwe w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej. Dzięki temu, że spółka jest osobnym tworem oraz prowadzi pełną księgowość w wielu miejscach, możemy racjonalizować koszty związane z obciążeniami podatkowymi.

Pełna księgowość

W przypadku prowadzenia jakiejkolwiek firmy większość przedsiębiorców decyduje się na pracę z biurem rachunkowym lub dowolnym księgowym. Rola przedsiębiorcy ogranicza się do tego, że zbiera dokumenty księgowe (głównie FV) i oddaje je do rozliczenia. W przypadku prostej księgowości nie ma konieczności rozliczania rozrachunków (czyli porównania przychodów i kosztów z wyciągiem bankowym).

W przypadku pełnej księgowości dokumenty księgowe powinny spinać się z realną gotówką. I to jest diametralna, zauważalna dla przedsiębiorcy różnica pomiędzy pełną
a uproszczoną księgowością. Natomiast jeżeli chodzi o realną stronę prowadzenia ksiąg rachunkowym, to tzw. pełna księgowość odbywa się u księgowego. Poza pilnowaniem wydatków przedsiębiorca raczej nie odczuwa większej różnicy. Oczywiście z uwagi na większą ilość pracy, obsługa spółki z o.o. zwykle kosztuje więcej. Przeciętnie ceny na rynku rozpoczynają się od 600 zł netto miesięcznie.

Jednak z doświadczenia wiem, że przy takiej cenie należy uważać na jakość usług bądź też na cennik usług dodatkowych. Wielu znanych mi przedsiębiorców wybrało tzw. tanią ofertę, jednak z reguły szła za tym albo odpowiednio niższa jakość, albo usługa w tej cenie nie była kompleksowa. Przeciętna cena rynkowa za tzw. małą spółkę z o.o. (czyli 30-50 dokumentów) oscyluje w granicach 800-1.000 zł netto miesięcznie.

I to oczywiście jest znaczna różnica cenowa pomiędzy spółką z o. o. a działalnością. Tyle tylko, że czysto matematycznie zamieniamy opłatę do ZUS na zapłatę za obsługę księgową i prawdopodobnie dodatkowo zyskujemy jeszcze na racjonalizacjach obciążeń na rzecz budżetu państwa. No i oczywiście dzięki spółce ograniczamy odpowiedzialność itp.

Sprawozdania finansowe

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, jesteśmy zobowiązani do złożenia deklaracji PIT za dany rok do końca kwietnia roku kolejnego. Wyjątkiem są osoby, które rozliczają się podatkiem ryczałtowym. Te osoby składają zeznanie podatkowe do końca lutego następnego roku.

Takie zeznanie podatkowe jest oświadczeniem przed urzędem skarbowym o naszych przychodach, kosztach oraz dochodach i zapłaconym podatku.
Podobne zeznanie musi złożyć spółka z o.o. Jak już wcześniej wspominałam, spółka z o.o. prowadzi pełną księgowość. Tym samym z zakończeniem każdego roku obrotowego wiąże się kilka obowiązków sprawozdawczych, w tym deklaracja podatkowa CIT do końca marca kolejnego roku, sprawozdanie finansowe, które należy zatwierdzić w terminie do końca czerwca następnego roku, po czym złożyć w sądzie (KRS) i urzędzie skarbowym najpóźniej w ciągu 14 dni od daty jego przyjęcia.

Zarówno deklarację CIT, jak i sprawozdanie finansowe przygotowuje biuro rachunkowe. Po stronie przedsiębiorcy jest przygotowanie sprawozdania z działań zarządu oraz uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania przez wspólników. Realnie, w praktyce oba te dokumenty najczęściej przygotowują biura rachunkowe. Jednak nie ma co ukrywać, są to dodatkowe działania obciążające przedsiębiorców, które nie występują w momencie prowadzenia działalności gospodarczej.

Oddzielenie majątków

Działalność gospodarcza jest prowadzeniem firmy przez osobę fizyczną, co oznacza, że majątek firmowy jest jednocześnie prywatnym, a prywatny jednocześnie firmowym.
W przypadku wspólności majątkowej majątek firmowy jest traktowany na równi z majątkiem całej rodziny. Dzięki temu, że spółka z o.o. ma swoją osobowość prawną, może budować osobny majątek. W mojej ocenie to ogromna zaleta spółki. Dzięki prowadzeniu swojej działalności biznesowej pod spółką z o.o. nie ryzykujesz swoim prywatnym majątkiem oraz nie łączysz tych majątków automatycznie. Co więcej, możesz posiadać nieskończoną ilość spółek z o.o., co powoduje, że możesz oddzielać od siebie wiele różnych inwestycji, czy też dzięki temu ograniczać ryzyka.

Trudniejsze zarządzanie przepływem gotówki

Trochę już o tym wspominałam, jednak dla czystości sytuacji. Prowadząc spółkę z o.o., prowadzisz dwa osobne portfele. Jeden to jest twój prywatny portfel, a drugi to portfel spółki. Dla niektórych niestety, a dla innych na szczęście bez powodu nie można przekładać pieniędzy z jednego portfela do drugiego.

Jeżeli chcesz użyć pieniędzy spółki na wydatki prywatne, w pierwszej kolejności musisz mieć podstawę do tego, aby spółka przelała na twoje prywatne konto jakąś gotówkę. Może to być np. umowa o dzieło, wynagrodzenie z tytułu pełnienia funkcji członka zarządu, opłata za najem nieruchomości czy inne.
Tak samo jest z każdym innym wydatkiem. Jeżeli chcemy wydać pieniądze spółki, musimy mieć pod to podstawę, chociażby FV. Dużym wyzwaniem są zaliczki na „coś”.
Np. prezes pobiera zaliczkę w wysokości 1.000 zł na cele delegacji. Wraca z delegacji, przedstawi dowody w postaci FV za nocleg, bilety itp. na kwotę 650 zł. A więc powinien zwrócić na konto spółki 350 zł. W drugą stronę, jeżeli spółce brakuje kapitału, to pożyczając pieniądze spółce, również powinna powstać w tym celu jakaś podstawa prawa np. umowa pożyczki.

Wieloosobowość

Dziś na rynku istnieje wiele tworów, gdzie mamy do czynienia z jedną osobą, która zakłada działalność gospodarczą i ma kilku wirtualnych wspólników. Prowadzenie firmy w taki sposób jest nieodpowiedzialne z kilku powodów. Po pierwsze osoba, która zdecydowała się założyć działalność gospodarczą, ponosi ryzyko biznesowe za cały zespół.

Po drugie w momencie, gdy osoba, która jest formalnie właścicielem firmy, umrze lub zdecyduje, że już nie chce działać w taki sposób, wirtualni wspólnicy nie mają żadnych praw do tej firmy. Naprzeciw takim sytuacjom wychodzi spółka z o.o., gdzie każdy z zespołu tworzącego firmę może być wspólnikiem i członkiem zarządu jednocześnie. Dzięki temu wszyscy mogę wziąć realną odpowiedzialność i mają realne prawa w firmie, którą współtworzą.
Podsumowując, moim celem jest zmotywowanie cię do sprawdzenia, czy twojego biznesu nie da się prowadzić lepiej, bezpieczniej, bardziej ekonomicznie.

Nie twierdzę, że spółka z o.o., czy jakakolwiek inna forma prawna jest jedynym słusznym rozwiązaniem. Z uwagi jednak na ich budowę bardzo mocno ograniczają ryzyko biznesowe i chronią twój majątek. Mimo wszystko w Polsce istnieje wiele form prowadzenia działalności i istnieją one po to, aby wybrać dla siebie najbardziej właściwą. Z tą myślą chce cię dziś zostawić.

Autorka: założycielka marki www.zustoniemus.pl, autorka i współautorka kilku pozycji książkowych dotyczących organizowania przedsiębiorstwa, przedsiębiorca, menedżer, trener biznesu