Gdy jednak do tej pory działalność nie była prowadzona należy rozważyć czy na początek rozpocząć przygodę jako działalność nierejestrowana – czyli tzw. firma na próbę, czy też od razu rejestrując działalność gospodarczą w CEIDG.

Sklep jako firma na próbę

Działalność nierejestrowa niesie za sobą dwa główne plusy. Pierwszy to ten, że nie trzeba dokonywać formalności. Firmy na próbę nie trzeba rejestrować w CEID ani wyliczać i płacić okresowych zaliczek na podatek. Drugi atut typowo finansowy – nie trzeba opłacać składek ZUS. Aby jednak założyć działalność nierejestrową należy spełnić dwa warunki:

• prowadzić sklep jako osoba fizyczna i osiągać w każdym miesiącu przychody nieprzekraczające 50 proc. minimalnego wynagrodzenia (czyli w 2019 r. przychody nie mogą przekroczyć 1125 zł miesięcznie),
• w okresie poprzednich 5 lat nie prowadzić działalności gospodarczej (jeżeli działalność była prowadzona,
• a została zlikwidowana przed 30 kwietnia 2017 r., to również warunek ten zostanie uznany za spełniony).

Działalność nierejestrowana to dobre rozwiązanie dla osób, które chcą spróbować swoich sił w e-commerce ale boją się, że biznes nie wyjdzie.

W momencie kiedy firma na próbę okaże się sukcesem i w danym miesiącu przychód przekroczy wspomniany limit konieczne będzie by w ciągu 7 dni zarejestrować działalność w CEIDG i zgłosić się do ubezpieczeń ZUS, a sklep po prostu dalej rozwijać.

Sklep jako jednoosobowa działalność gospodarcza

Drugim z rozwiązań jest założenie własnej działalności. Najczęściej wybierana jest forma jednoosobowej działalności gospodarczej z prostą rejestracją w CEIDG-1. Obecnie jeżeli wcześniej taka działalność nie była prowadzona przedsiębiorca ma prawo do skorzystania z przywileju opłacania przez pierwsze 6 miesięcy wyłącznie składki zdrowotnej (czyli na przykładzie roku 2019 byłoby to 342,32 zł, z czego duża część, bo aż 294,78 zł, obniża równocześnie podatek dochodowy do zapłaty).

Kolejne 24 miesiące ZUS-y mogą być opłacane na zasadach preferencji, czyli do składki zdrowotnej dochodzi składka społeczna w kwocie nieco ponad 200 zł (czyli oszczędność ponad 700 zł w porównaniu do pełnych składek ZUS, które zaczną obowiązywać po 2,5 roku od rozpoczęcia.

Jeżeli forma prawna prowadzenia działalności została już określona to kolejnym najważniejszym krokiem jest wybór oprogramowania. Z jakiego powodu jest ono takie ważne? Ponieważ dobre oprogramowanie zaoszczędzi czas poprzez zautomatyzowanie pracy, a także pomoże w dostępie do odbiorców!

Platforma sklepowa – jak ją wybrać?

Obecnie najpopularniejsze oprogramowanie w e-commerce to takie prowadzone w formie SaaS (czyli online). Charakteryzuje się niską barierą wejścia – nie wymaga dużych nakładów, specjalnych instalacji, jest aktualizowane na bieżąco i dostępne z każdego sprzętu połączonego z Internetem.

A co najważniejsze ze względu na wygodę i oszczędność czasu – daje możliwość integracji z innymi programami ułatwiającymi prowadzenie biznesu.
Przykładem będą powiązania z programem do fakturowania, księgowości, magazynu, ale także wspomagające marketing – SEO, czy rozliczenia płatności i dostaw. Obecnie nikt już nie inwestuje we własne duże serwery i stawiane na nich własne oprogramowania z uwagi na to, że koszt ich dostosowania do bieżących zmian trendów marketingowych jak i zmian prawnych byłby tak duży że nieopłacalny.

6 istotnych elementów

Przed wyborem sklepu należy zwrócić uwagę czy:
w cenie platformy jest również hosting i domena,
panel administracyjny jest wygodny w obsłudze,
platforma jest na bieżąco aktualizowana bez dodatkowych opłat (e-commerce w modelu SaaS nie powinno obciążać przedsiębiorców kosztami aktualizacji),
sklep można rozbudować o pełną integrację z księgowością online, magazynem, fakturowaniem, płatnościami online czy kurierami,
wspomaga się dedykowanymi narzędziami SEO i strategię marketingową – czyli, czy budowa stron i podstron sklepowych jest przyjazna dla mechanizmów Google oraz, czy umożliwia korzystanie z innych narzędzi do pozycjonowania, np. prowadzenie bloga,
proces zakupu w sklepie jest przyjazny klientów – warto sprawdzić na sobie czy kupowanie w sklepie jest po prostu wygodne.

E-commerce i księgowość online – czy idą w parze?

Efektywne prowadzenie sklepu to bezwzględnie integracja z systemami wspomagającymi sprzedaż, czyli z programem pozwalającym na zarządzanie sprzedażą – fakturowanie, wystawianie paragonów oraz z programem do księgowości (przydatny nawet jeżeli rozliczenia będzie wykonywało biuro rachunkowe). Rozliczeń podatkowych nie uda się bowiem minąć – nawet osoby prowadzące działalność nierejestrowaną na koniec roku będą zmuszone wyliczyć podatek od osiąganych przychodów.
Dlatego wybierając platformę, na której będzie prowadzony sklep warto zbadać temat integracji z księgowością online. W szczególności należy zwrócić uwagę czy system będzie pozwalał na wymianę wszystkich danych. „Wszystkich”, czyli nie tylko danych do samego fakturowania ale także by aktualizowały stany magazynowe oraz rozliczenia podatkowe – rozwiązuje to aż do 85 proc. problemów przedsiębiorcy
z prowadzeniem własnego biznesu.
Dobra integracja umożliwi zautomatyzowanie:

• fakturowania / wystawiania paragonów,
• rozliczeń podatkowych – z urzędem skarbowym i ZUS,
• prowadzenia obowiązkowych ewidencji księgowych,
• prowadzenia magazynu – aktualizacja w czasie rzeczywistym stanów magazynowych, braków i nadwyżek towarowych – wsparcie obsługi zamówień i rezerwacji,
• zarządzania klientami i kontaktami poprzez CRM.

Ponadto systemy księgowości online coraz częściej zintegrowane są równolegle z popularnymi marketplace’mi, jak Allegro, e-Bay czy Amazon.
Pozwala to wykorzystać utworzoną bazę produktów pod sklep do tego by rozszerzyć zasięg o kolejny kanał sprzedaży. Plusem publikowania sprzedaży na marketplace jest siła ich pozycji w wyszukiwarkach internetowych.

O czym musisz pamiętać, prowadząc e-sklep?

Systemy w dużej mierze wspomagają przedsiębiorcę w prowadzeniu biznesu ale należy pamiętać, że odpowiedzialnym za działanie zgodne z prawem jest wciąż właściciel. Stąd konieczne będzie:
utworzenie regulamin sklepu uwzględniając prawa konsumenta (do zwrotów, reklamacji itp.) oraz przepisy RODO (ochrony danych osobowych), stosowanie klauzul i zgód wymaganych przepisami – informacja RODO, zgoda na newsletter, polityka prywatności, stworzenie i zamieszczenie polityki cookies.

Prowadzenie e-sklepu wymaga przede wszystkim kompleksowej obsługi, czyli zgrania ze sobą narzędzi wspomagających biznes, a to umożliwia obecny rynek technologii.
Wykorzystując zalety rynkowych rozwiązań należy zwrócić uwagę na wygodę i funkcjonalność – czyli czy system jest pełny i na bieżąco aktualizowany, tak aby mógł rozwijać się wraz z firmą, jak również na możliwość integracji z innymi serwisami – by nie były one powierzchowne, a faktycznie wspomagały przedsiębiorcę w procesie fakturowania, prowadzenia magazynu i rozliczania podatków.

Na koniec nie można zapomnieć o weryfikacji procesu zakupowego jaki będzie widział klient. To bowiem determinuje czy zakup w sklepie zostanie dokonany czy nie, a więc
w konsekwencji czy nasz biznes pójdzie w górę czy nie.

Autorka: ekspert wFirma.pl