Pracownicze Plany Kapitałowe są nową formą powszechnego oszczędzania na emeryturę, współfinansowaną przez pracowników i pracodawców, z dodatkowym udziałem środków państwowych. Zgromadzone środki będą wypłacane po osiągnięciu przez pracownika wieku 60 lat, planowane są wypłaty w ratach przez 10 lat.
Za kilka miesięcy pierwsi pracodawcy będą zobowiązani wdrożyć Pracownicze Plany Kapitałowe w firmach, kolejność wygląda następująco:

• zatrudniający co najmniej 250 osób według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. – od dnia 1 lipca 2019 r.,
• zatrudniający co najmniej 50 osób według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r. – od dnia 1 stycznia 2020 r.,
• zatrudniający co najmniej 20 osób według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. – od dnia 1 lipca 2020 r.,
• pozostali pracodawcy – od dnia 1 stycznia 2021 r.

Pomimo że, od 1 lipca 2019 r. największe przedsiębiorstwa, zatrudniające co najmniej 250 osób, powinny być przygotowane do zaoferowania PPK swoim pracownikom warto już wcześniej zaplanować jak ten będzie wyglądać w praktyce u konkretnego pracodawcy.

Wdrożenie

Wdrożenie w zakładzie pracy Pracowniczego Planu Kapitałowego należy rozpocząć od zawarcia dwóch rodzajów umów. Pierwsza z nich to umowa o zarządzanie PPK, zawierana między pracodawcą a instytucją finansową. Drugą umowę o prowadzenie PPK podpisuje też pracodawca, ale zawiera ją w imieniu i na rzecz swoich zatrudnionych. Po wyborze instytucji finansowej i podpisaniu umowy należy zadbać, aby funkcjonujący w firmie program kadrowo-płacowy dostosować do obsługi modułu PPK, co umożliwi sprawne przekazywanie comiesięcznych składek.

Co istotne pracodawca nie może zrezygnować z przystąpienia do PPK. Wszyscy jego pracownicy zapisywani są z automatu, należy jednak pamiętać, że pracodawca automatycznie do PPK zapisuje tylko osoby które ukończyły 18 rok życia i nie osiągnęły jeszcze 55 roku życia, a co ze starszymi pracownikami? Oni też mogą uczestniczyć w programie, ale na podstawie indywidualnych wniosków, czyli ta grupa zawodowa sama deklaruje chęć przystąpienia do programu.

Wszystko brzmi bardzo prosto: 2 umowy, wybór instytucji finansowej, dostosowanie programu. Wyzwanie zaczyna się na etapie wyboru odpowiedniego operatora, instytucji finansowej, na przeprowadzeniu rozmów ze stroną społeczną i zbudowaniu świadomości u pracowników, by zrozumieli ów produkt i świadomie wybrali. W takim przypadku przydaje się wiedza specjalistów – brokerów ubezpieczeniowych, którzy mają dostęp do szerokiej oferty proponowanej przez TFI, ubezpieczycieli i są w stanie przygotować stosowne rekomendacje, konsultacje z pracownikami i z Zarządem. Fachowa wiedza i umiejętność przy wprowadzaniu takich mechanizmów w firmie jest bardzo pomocna i może się okazać kluczowa przy skuteczności wprowadzania PPK.

Edukacja

Kolejnym ważnym etapem wprowadzenia w firmie PPK jest rzetelna kampania informacyjna wśród pracowników. Tak jak wspominałem – to pracodawca w imieniu swoich pracowników zawiera umowy o prowadzenie funduszy i on też ma za zadanie dbać o odpowiedni poziom wiedzy w tym zakresie u osób zatrudnianych. Oczywiście to, że obowiązek ten spoczywa na pracodawcy oznacza, że może on korzystać w tym zakresie ze wsparcia podmiotów zewnętrznych, by informacje były bardziej merytoryczne i wyjaśniały wszelkie wątpliwości.
Istotne jest również, aby każdy zatrudniony posiadał wiedzę, iż został do PPK zapisany przez pracodawcę, ale może z niego w każdej chwili zrezygnować składając stosowną deklarację. Co ciekawe rezygnacja pracownika z PPK następuje na okres 4 lat, następnie trzeba ją przedłużyć, gdyż w przeciwnym razie pracownik ponownie zostaje zapisany do programu.

Aktualizacja

Ostatni etap to przekazanie do instytucji finansowej załącznika do zawartej wcześniej umowy, którym będzie lista zapisanych do programu pracowników wraz z wykazem złożonych rezygnacji. Ważna jest comiesięczna aktualizacja tej listy, ponieważ to na jej podstawie dokonywane będą odliczenia z pensji oraz przelewy do operatora na rzecz zatrudnionych przez pracodawcę. Prawidłowe wdrożenie PPK w przedsiębiorstwie jest bardzo istotne, ponieważ obsługa PPK będzie polegała na comiesięcznych transakcjach pomiędzy firmą i instytucją finansową. Warto zadbać o jej jak największą automatyzację, aby nie była ona dużym obciążeniem dla pracowników działów kadrowo-płacowych, a mogła być postrzegana jako dodatkowy benefit pracowniczy.

Dla osób zajmujących się rozliczeniami płacowymi wprowadzenie PPK to sporo formalności. W pierwszej kolejności zalecam kontakt ze specjalistą, który pomoże w wyborze instytucji finansowej i przeprowadzi konsultacje z pracownikami. Następna kwestia to zbiór deklaracji o ewentualnej rezygnacji z PPK. Kolejna sprawa to wprowadzenie uczestników do systemu wybranego TFI czy ubezpieczyciela, wprowadzenie nowych składników w listach płac oraz stworzenie zbiorówek do księgowości i instytucji finansowej.

Zmienność

Co ciekawe składniki związane z PPK nie są co miesiąc, takie same. Uzależnione są od wysokości pensji podstawowej w danym miesiącu oraz od wysokości otrzymanych premii
i innych „ozusowanych” składników wynagrodzenia. W przypadku gdy pracownik jest na zwolnieniu chorobowym od wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego nie nalicza się składki na PPK. Spodziewać się można zapewne aktualizacji systemów płacowych w tym zakresie, natomiast wiedza i przygotowanie osób rozliczających te składniki jest konieczna.
Warto wybrać brokera, który przedstawi oferty instytucji finansowych i dopilnuje terminowości umów. Dodatkowo zapewni wsparcie merytoryczne przy konsultacjach społecznych i wdrożeniu na miejscu. Pomoże w przeszkoleniu kadry, która zajmie się PPK, odpowiednio wcześniej, przed przystąpieniem do programu by usprawnić samo wdrożenie. Co ciekawe ustawa jeszcze podlega interpretacjom uszczegóławiającym, więc warto śledzić publikacje na ten temat na bieżąco. Pamiętajmy, że PPK może być benefitem pracowniczym i to od nastawienia samego pracodawcy zależy, czy wykorzysta jego potencjał, czy też nie.

Autor jest brokerem ubezpieczeniowym, członkiem zarządu portalu: www.bezpieczenstwowbiznesie.pl, ekspertem ds. odszkodowań. W branży ubezpieczeniowej od1999 r. absolwent UMK w Toruniu z tytułem MBA Dominican University w Chicago (USA)