W Polsce nie ma obowiązującej normy do wyliczenia powierzchni najmu lokali (biurowych, usługowych, magazynowych). Rynek nieruchomości komercyjnych stosuje do tych celów 8 norm pomiaru powierzchni (BOMA Office, BOMA Retail, BOMA Industrial, Tegova, GIF, PN-ISO 9836:1997, IPMS, RICS). Warto zaznaczyć, że część właścicieli czy zarządców wynajmuje powierzchnie przy zastosowaniu własnych metod kalkulacji powierzchni niezwiązanych z żadną normą a zdecydowana większość wprowadza modyfikacje zapisów normy.

Czym są modyfikacje norm?

Modyfikacje norm są stosowane w celu zwiększenia powierzchni najmu w zależności od charakteru obiektu i tego co jest w stanie zaakceptować rynek. Porównując powierzchnię najmu / powierzchnię użytkową w normie BOMA Office względem normy PN-ISO 9836:1997 na budynku biurowym o powierzchni ok 20.000 m² należy przyjąć, że różnica ta wyniesie nawet ok 7-8 proc. na korzyść normy BOMA. Jeżeli weźmiemy pod uwagę dodatkowo współczynnik powierzchni wspólnej budynkowej i współczynnik powierzchni wspólnej piętrowej to różnica sięgnie ok 15 proc. Wynika to z faktu, że w normie PN-ISO 9836:1997, nie występuje pojęcie współczynników powierzchni wspólnej.

Błędne definicje w umowach

Wykonując audyty zapisów w umowach najmu najczęściej zauważam rozbieżność stosowanych definicji w umowie najmu, na rzucie oraz w wyliczeniach powierzchni. Przez te błędy powstaje luka w powierzchni, która jest powodem roszczeń finansowych najemców. Dotyczą one zwrotów pieniędzy za niesłusznie naliczone powierzchnię najmu. Kto za to odpowiada? Najczęściej błędy są w konstrukcjach umów najmu. Prawnicy często nie mają specjalistycznej wiedzy na temat norm pomiaru powierzchni, niechętnie chcą poprosić o wsad w zakresie tych zapisów od nas. Co więcej często zamieniają stosowane przez nas pojęcia z przekazywanej dokumentacji pomiarowej, bo uważają, że tak się praktykuje. Finalnie następuje mieszanie pojęć między normami, które w każdej z nich oznaczają co innego. Nie winię tu prawników, bo jak wykażę dalej nawet geodeci mierzący lokale często tego nie wiedzą. Podam kilka przykładów, gdzie roszczenia najemców względem wynajmującego byłby zasadne.

Błędy liczenia współczynników powierzchni wspólnych

Przykład sprzed kilku lat, gdzie wynajmujący w umowie zawarł zapisy dotyczące powierzchni najmu „powierzchnia najmu liczona jest zgodnie z normą GIF” i drugi zapis „współczynniki powierzchni wspólnej piętrowej i budynkowy liczony zgodnie z normą GIF”. Norma GIF nic nie mówiła o wyliczaniu jakiegokolwiek współczynnika powierzchni wspólnej. Spowodowało to żądanie zwrotu opłat rzędu 300 tys. zł za cały okres umowy najmu za wszystkie powierzchnie wspólne na piętrze i powierzchnie wspólne budynkowe. Warto powiedzieć, że żadna norma oprócz BOMA nie podaje w ogóle nic o współczynnikach piętrowych i współczynniku budynkowym.

Różnice między pojęciami

Przykład drugi to wynajem budynku biurowego, gdzie właściciel zdecydował, że wynajem będzie realizował w oparciu o normę Tegova a wszelkie pojęcia stosowane w umowie jak i na rzutach powierzchni zaczerpnął z normy BOMA. Nie da się przejść wprost z nazewnictwa pojęć z jednej normy na drugą normą. Nakreślenie strategii pomiarów od nowa było dla właściciela dublowaniem kosztów i czasu i spowodowało konieczność aneksowania podpisanych już umów.

Niewiedza geodetów

Dostałem zapytanie od jednej z firm szkoleniowych aby przeszkolić ich z normy Tegova. Identyczne zapytanie po kilku dniach przyszło od drugiej firmy szkoleniowej. W tym samym czasie z tego samego miasta zadzwonił do mnie geodeta, który pilnie szuka osoby, która nauczy go normy Tegova. Zadzwonił też zarządca budynku z pytaniami o normę Tegova w tym samym mieście i szybko doszliśmy, że chodzi o pomiar tego właśnie budynku przez tę właśnie firmę geodezyjną.
Już po wstępnej rozmowie z zarządcą stwierdziłem bardzo duże błędy w opracowaniu powierzchni najmu i powierzchniach wspólnych. Wszystkie tego typu sytuacje i błędy finalnie mają odzwierciedlenie w zapisach umów najmu i w naliczanych m² za najem.

Błędy w zasadach liczenia

Przykład 4 to często zdarzające się pomyłki zamienienia wartości współczynnika piętrowego i budynkowego. Jeżeli mam biuro o powierzchni 100 m² a współczynnik piętrowy wynosi 10 proc. (1,10) a budynkowy 5 proc. (1,05) to wyliczenie powierzchni najmu „brutto” wylicza się
100 m² x 1,05 x 1,10 = 115,5 m². Załóżmy, że budynek ma powtarzalne piętra i współczynnik piętrowy na każdym z nich jest taki sam. Niby wiemy, że mnożenie jest przemienne, jednak kiedy mnożymy przez siebie nieodpowiednie liczby to wynik jest inny. Wielokrotnie słyszę od wynajmujących, że co kilka lat mają w dokumentach inne powierzchnie pięter i budynku i nie wiedzą skąd się to bierze.

Błędne zaokrąglenia powierzchni

Przykład piąty to błąd samego tylko zastosowania współczynnika piętrowego, który najczęściej powstaje z wyliczeń prowadzonych w excelu. Program, wyświetla liczby po przecinku z taką ilością jaką wskażemy ale liczy z dużo większą dokładnością („absolutną”). Można sobie zrobić zaokrąglania w excelu, ale to już będzie pierwszy poważny błąd. Załóżmy, że współczynnik piętrowy po pomiarze całego piętra wynosi 1,0546012 a w excelu się wyświetla wartość 1,055 (czyli 5,5 proc.). Weźmy teraz najemcę, który ma 3000 m². To tak wyliczymy 3000 m² x 1,055 = 3165 m² a tak wyliczymy 3000 m² x 1,054012 = 3162,036 m². Czyli mamy różnicę 3 m². Dla całego dużego budynku mówimy tu o kilkudziesięciu m² różnicy. A wystarczy w umowie najmu wpisać wartość współczynnika piętrowego jako liczbę z pięcioma czy sześcioma cyframi po przecinku a samą powierzchnię najmu zaokrąglać i zapisywać z jednym miejscem po przecinku (czyli w naszym przykładzie 3162,0 m²).

Nieformalne pojęcie GLA

Kolejnym przykładem powstania rozbieżności jest stosowanie pojęcia GLA w najmie powierzchni biurowej. Definicja GLA nie występuje w żadnej normie dotyczącej powierzchni biurowej. Jest zdefiniowana w normie BOMA Retail, czyli dedykowanej do pomiaru centrów handlowych. W różnych firmach zauważyłem, że powierzchnia GLA jest różnie definiowana, a więc nie da się porównać GLA różnych inwestorów.

Podsumowanie

Wykazałem tylko kilka błędów, które spotykam u swoich klientów (wynajmujących i najemców). Jednak warto wiedzieć, że są to nagminnie popełniane błędy. Najemcy stają się coraz bardziej świadomi i coraz częściej kontrolują wynajmujących w zakresie zasad pomiaru powierzchni i zapisów w umowach najmu. Nadszarpnięcie relacji pomiędzy stronami w przypadku wychwycenia przez najemcę błędów działa bardzo na niekorzyść drugiej strony. Dlatego bardzo istotne jest rzetelne podejście do sprawy i utrzymanie zaufania między stronami.

Autor jest niezależnym doradcą inwestorów i zarządców nieruchomości komercyjnych i mieszkaniowych, geodetą, publicystą i inwestorem nieruchomości oraz współwłaścicielem i członkiem zarządu Geodetic Sp. z o.o.
W ramach własnych Akademii Inwestora oraz wykładów akademickich szkoli 1000 osób rocznie