Większość metod zwiększania efektywności koncertuje się wokół porządkowania procesów i zadań. Kaizen oznacza natomiast dobrą zmianę. Jest to japońska filozofia, która pomaga organizować i usprawniać wszystkie działania. Krótko podsumowując, Kaizen oznacza ciągłe doskonalenie i może zostać zastosowana w każdym biznesie czy obszarze. Jest dziś synonimem współpracy i wysiłków całej firmy zmierzających do udoskonalenia praktyk biznesowych i metod produkcji przy jednoczesnym poszanowaniu dotychczasowych osiągnięć i osób zaangażowanych w projekt.

Od ponad roku prowadzę pierwszą w Polsce agencję marketingową Kaizen. Wdrażając każdego dnia udoskonalania w firmie zyskaliśmy nie tylko poprawę procesów i efektów biznesowych, ale również większe zaangażowanie pracowników, wyższą satysfakcję klientów, poprawę konkurencyjności naszej oferty oraz silny zespół ludzi.

Czy Kaizen działa?

Oficjalny instytut Kaizen upublicznia wiele case studies konkretnych firm, które znacznie poprawiły swoje wyniki. Przykładem organizacji, która zaimplementowała Kaizen jest hotel Hilton. Wprowadzenie usprawnień pozwoliło skrócić czas sprzątania pokojów z 52 min do 33 min, czas zameldowania gości z 11 min do 4 min oraz zmniejszyć liczbę skarg gości z 404 na 72.
Mogę również przedstawić przykłady z mojej agencji, w której każdego miesiąca usprawniamy jeden proces. Zmiana definicji i klasyfikacji cennika sprawiła, że specjaliści nie potrzebują pomocy projekt menadżera przy przygotowywaniu ofert dla klientów. Zmiana systemu zarządzania klientami usprawniła przebieg komunikacji i skróciła czas wdrażania się przez nowego specjalistę w przypadek klienta o 20 min. Systematyczne spotkania zmniejszyły liczbę problemów komunikacyjnych występujących pomiędzy działami o 57 proc. Każde z tych działań łącznie zwiększyło efektywność, a w konsekwencji przychód firmy o 23 proc.

Jak wprowadzić Kaizen w firmie?

Wdrożenie Kaizen nie wymaga poniesienia wydatków finansowych na zaawansowane programy, aplikacje i sprzęt. Wdrożenie w biznesie filozofii udoskonalania wymaga najczęściej zmiany podejścia do pracy i prowadzenia biznesu.

Po pierwsze: rozpocznij od siebie

Zawsze szukaj najlepszego sposobu wykonywania swojej pracy. Przeanalizuj na co poświęcasz najwięcej czasu, zastanów się czy mógłbyś coś zmienić, aby efektywniej realizować projekty. Możesz wykorzystać dostępne aplikację jak Rescuetime, aby zdobyć pogląd na swój plan dnia. Spróbuj wygospodarować dwie godziny tygodniowo, aby udoskonalić swoje działania. Celem pierwszego etapu jest, abyś sam zrozumiał Kaizen zanim rozpoczniesz wdrażanie tej metodologii w swojej firmie.

Po drugie: zaangażuj swój zespół

W metodologii Kaizen najważniejsze jest działanie zespołowe, którego wynikiem jest opracowanie najlepszych rozwiązań. Lider musi odpowiednio przygotować pracowników, aby rozumieli cel działań. W mojej agencji rozpoczęłam od cyklu spotkań, na których wyjaśniłam na czym polega metodologia oraz jaka jest celowość jej wprowadzenia w naszych działaniach. Niezwykle istotne jest, aby każdy miał świadomość, że zaangażowanie zespołu jest kluczowe w całym procesie. Największym wyzwaniem jest stworzyć środowisko, które nie opiera się zmianą.

Po trzecie: jasno wskazuj problem

Trzecim krokiem do implementacji metodologii Kaizen w biznesie jest uświadomienie sobie, że w każdej firmie występują problemy oraz wyznaczenie hamulców rozwoju naszej firmy. Niezwykle skuteczne jest wprowadzenie narzędzia, które umożliwi pracownikom zgłaszanie problemów występujących w obrębie ich stanowisk i kompetencji. Skuteczność tej metody będzie w dużej mierze uzależniona od podejścia pracodawcy, którego zadaniem jest wyjaśnienie zespołowi, że pojawienie się problemu nie jest negatywnym zjawiskiem. Problemy są po to by je rozwiązać.

Po czwarte: przeprowadź burzę mózgów

Sukces kolejnego etapu ponownie uwarunkowany jest przez zaangażowanie zespołu. W tym celu przeprowadź w swojej firmie tzw. burzę mózgów. Pamiętaj by przekazać uczestnikom, że nie ma złych pomysłów. To kluczowa zasada, którą bezwzględnie należy wprowadzić jeśli chcemy uzyskać zadowalający efekt. Tylko pracownicy, którzy będą czuli się komfortowo są gotowi by udoskonalać.

W agencji I.AM cały proces polega na tym, że na początku spotkania jasno określamy problem. Pomocne jest zapisanie problemu w widocznym dla zespołu miejscu – np. białej tablicy na środku sali. Następnie rozpoczynamy 7 minutową burzę pomysłów. Każdy zapisuje na kartce 7 propozycji rozwiązania problemu. Kolejno wszystkie rozwiązania zapisujemy na tablicy pod problemem, by były dobrze widoczne.

Ostatni etap polega na ocenie rozwiązań pod kątem: budżetu oraz czasu rozwiązania. Na podstawie wyników przeprowadzamy priorytetyzację rozwiązań – rozpoczynamy od tych które można wprowadzić w najkrótszym czasie i najniższym kosztem oraz opracowujemy harmonogram wdrożenia. Niezwykle istotne jest, aby w harmonogramie uwzględnić, kto będzie odpowiedzialny za poszczególne działania.

Po piąte: wprowadź wybrane rozwiązania do firmy

Wprowadzenie wybranych rozwiązań to jedyny sposób by przekonać się o ich skuteczności. Implementacja zmian krok po kroku pozwala obserwować wyniki i szybciej reagować
w przypadku braku pożądanego efektu.
W mojej branży świetnym przykładem mogą być kampanie reklamowe dla klientów. Bardzo często opracowujemy zespołowo plan działania i różne drogi rozwiązania. Zmieniamy proste aspekty jak kolor grafiki, miejsce przycisku czy rozmieszczenia hasła, dzięki czemu już po kilku dniach poprawiamy wyniki kampanii nawet o kilkadziesiąt procent.

Po szóste: kontroluj rezultaty

Niezwykle istotne w całym procesie implementacji rozwiązań jest bieżące kontrolowanie osiąganych rezultatów. To jedyny sposób, by wychwycić pojawiające się odstępstwa od planu. W tym celu należy wskazać odpowiedzialne osoby, które dopilnują również przestrzegania terminów.

Po siódme: standaryzuj

Wprowadziłeś wybrane rozwiązania, ale nie udało się osiągnąć celu? Zamiast rezygnować wróć do kroku czwartego i wybierz kolejne rozwiązania do przetestowania.
Wdrożone rozwiązanie pozwoliło Twojej firmie usprawnić proces? Wprowadź na podstawie tego doświadczenia nowe standardy.

Po ósme: zawsze można coś udoskonalić

Jeśli udało Ci się rozwiązać wszystkie wyznaczone w drugim etapie problemy czas zająć się kolejnymi z listy. Gdy lista zgłoszonych problemów jest pusta przypomnij pracownikom o możliwości ich zgłaszania. Zawsze bowiem jest coś co można zrobić lepiej.

Autorka: CEO Agencji Marketingowej I.AM
kontakt@agencjaiam.pl