Każdy Polski pracodawca jest prawnie zobowiązany do prowadzenia akt swoich pracowników. Każda teczka zawiera informację na temat trzech etapów życia pracownika w firmie:

A – dokumenty sprzed okresu zatrudnienia (świadectwa pracy, dyplom itp.)
B – dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika (umowa, zaświadczenie lekarskie, szkolenia BHP)
C – dokumenty wystawiane po zwolnieniu pracownika (świadectwo pracy, wypowiedzenie)

Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami, przedsiębiorcy muszą przechowywać dokumenty swoich byłych pracowników, przez okres aż 50 lat. Tak długi okres przechowywania dokumentacji (najdłuższy w Europie) miał zagwarantować pracownikom możliwość odzyskania dokumentów, w momencie wyliczania należnej emerytury.

Obecnie dokumenty pracownicze muszą być przechowywane w formie papierowej. Pracodawcy mogą co prawda prowadzić akta pracownicze także w wersji elektronicznej, ale nie zwalnia ich to z obowiązku posiadania ich również w wersji papierowej. Z tych powodów przechowywanie teczek pracowniczych jest w Polsce sporym obciążeniem kosztowym i organizacyjnym. Firmy większe muszą wygospodarować dość dużą powierzchnię magazynową. Te mniejsze stoją natomiast przed wyzwaniem właściwego zabezpieczenia przechowywanych dokumentów. Swojego czasu głośna była historia nieuczciwej firmy, która miała zajmować się prowadzeniem archiwów pracowniczych, a w rzeczywistości niszczyła większość powierzonych dokumentów. W efekcie, jej klienci musieli zmierzyć się ze sporymi problemami i tłumaczyć się zarówno przed byłymi pracownikami, jak i przed ZUSem.

Zmiany w prawie pracy

1 stycznia 2019 wejdą w życie zmiany dwóch ustaw – Kodeksu Pracy oraz Ustawy o emeryturze i rencie. Jeśli chodzi o prowadzenie akt pracowniczych wprowadzone zostaną trzy istotne zmiany:

• okres przechowywania teczek zostanie skrócony z 50 do 10 lat
• pracodawcy będą mogli wybrać w jakiej formie (papierowej lub elektronicznej) chcą prowadzić teczki pracownicze.
• zostaną wprowadzone nowe raporty ZUS tzw. raport informacyjny

Co do zasady wprowadzone zmiany są dla pracodawców pozytywne, czai się w nich jednak pewien haczyk.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentów do 10 lat, stanie się automatyczne tylko dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. W przypadku osób zatrudnianych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 pracodawca będzie mógł skrócić okres przechowywania akt do 10 lat, ale dopiero po złożeniu w ZUS raportu informacyjnego. Niezłożenie takiego raportu będzie równoznaczne z utrzymaniem 50 letniego okresu przechowywania. Jeszcze gorzej mają przedsiębiorcy, którzy działają na rynku dłużej niż 20 lat (a więc w znacznej mierze wielkie spółki państwowe). Dane pracowników zatrudnionych przed rokiem 1999 będą musiały być przechowywane zgodnie ze starymi zasadami, firmy będą musiał więc zachować je aż do 2049 roku.

Jeśli chodzi o drugą zmianę to pracodawca będzie musiał zdecydować i wybrać tylko JEDN¡ metodą prowadzenia teczek. To oczywiście logiczniejsze rozwiązanie i docelowo większość pracodawców zapewne i tak zdecydowałby się na jeden typ archiwów. Jednak biorą pod uwagę czas potrzebny na przeniesienie choćby jednej teczki do przestrzeni online, przedsiębiorcy staną przed nie lada wyzwaniem. Na plusie będą firmy, które już jakiś czas temu zdecydował się na prowadzenie akt pracowniczych w dwóch formatach. Jak pokazują badania realizowane przez Spółkę Soneta, producenta oprogramowania, może być to nawet 50% firm w Polsce. Te będą musiały jedynie zutylizować posiadane zbiory papierowe (oczywiście po dopełnieniu wszystkich formalności z ZUS).

Brak przepisów wykonawczych

I właśnie problemem pozostają kwestię formalne. Ustawa określa zaledwie ogólne aspekty. Bardziej szczegółowe informacje znajdą się w rozporządzeniu, które ma doprecyzować takie wątki jak zakres, sposób i warunki prowadzenia i przechowywania akt oraz zasady dotyczące przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną.

Rozporządzenie, będące obecnie w fazie projektowej, określa takie aspekty jak:

• nowy wzór teczki pracowniczej do której, poza wspomnianymi wyżej częściami (A,B,C), ma zostać dołożony kolejny element. W nowej części pracodawcy będą umieszczać dokumenty związane z ewidencją czasu pracy. Projekt rozporządzenie nie określa czy dokumenty te będą aktualizowane raz do roku czy raz na miesiąc. Ale już widać, że po akta będzie trzeba sięgać znacznie częściej niż było to do tej pory.
• szczegóły dotyczące sposobu i zasad przekazywania dokumentacji pracowniczej pracownikowi lub byłemu pracownikowi.
• szczegóły związane z wydawaniem kopii dokumentacji pracownikowi w formie elektronicznej lub jako wydruk, obecnym i byłym pracownikom.
• zasady niszczenia dokumentacji pracowniczej.
• wzory nowych dokumentów do ZUS (raport Informacyjny ZUS RIA) oraz aktualizację dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS.

Rozporządzenie ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019, a pracodawcy będą mieli pół roku na dostosowanie się do nowych przepisów.

Na cztery miesiące przed wejściem w życie zmian wciąż jeszcze więcej jest pytań niż odpowiedzi. Na te informacje czekają nie tylko przedsiębiorcy, ale również dostawcy systemów informatycznych, którzy będą musieli dostosować swoje produkty do nowych wytycznych. Przedsiębiorcy z kolei już dzisiaj powinni zapytać swoich dostawców nie tylko jak wyglądają w ich systemach e-teczki obecnie, ale także jakie są plany w kontekście ich rozwoju. To pozwoli wybrać oprogramowanie, które spełni ich oczekiwania nie tylko dzisiaj, ale także w przyszłości.


Jak przygotować się do przejścia na e-archiwum?

Niestety brak przepisów wykonawczych utrudnia odpowiedź na to pytanie. Z pewnością jednak przedsiębiorcy powinni już teraz zadać sobie pytanie – czy i kiedy ewentualnie planują przejście na wersję elektroniczną archiwum.

Kolejnym krokiem powinna być decyzja o miejscu przechowywania e-archiwum, czyli najprawdopodobniej wybór odpowiedniego systemu informatycznego. Dobry system powinien nam pozwolić nie tylko odwzorować teczki pracownicze w wersji elektronicznej. Powinniśmy również wybrać oprogramowanie, które umożliwi nam łatwą ewidencję dokumentów i przeszukiwanie baz czy pomoże w kontrolowaniu stanu dokumentacji. Cennym narzędziem mogą być także portale pracownicze, które umożliwiają udostępnienie danych i dokumentów również samym pracownikom. Pamiętajmy, że przepisy prawne będą nadal ewoluować w kierunku cyfrowego państwa. Obecnie trwają pracę nad zmianami, które całkowicie wyeliminowałyby konieczność drukowania umów i innych dokumentów między pracodawcą a pracownikiem. A to dopiero początek zmian.

Podsumowując: za czy przeciw?

Ogólnie zmiany związane z teczkami pracowniczymi można ocenić jako pozytywne. W pierwszej fazie wejścia w życie zmian, przedsiębiorcy będą musieli poświęcić im trochę czasu i niestety muszą również liczyć się z pewnymi kosztami. Jednak finalnie e-teczki to dla przedsiębiorców, zwłaszcza tych już nieco większych, spory plus. Najważniejsza korzyść to oczywiście niższe koszty. Niektóre szacunki mówią nawet o oszczędnościach rzędu 200 tys. złotych rocznie. Dokumenty w formie elektronicznej zajmują przecież znacznie mniej miejsca, cześć firm będzie więc mogła zrezygnować z dodatkowych magazynów / pomieszczeń czy usług firm zewnętrznych.

Druga korzyści to oczywiście wzrost bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów. I to zarówno pod kontem ich zniszczenia / zagubienia (co wiąże się z karami ze strony ZUSu), jak i wyciekiem (co jest szczególnie istotne w związku z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych). Choć o bezpieczeństwo dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej również należy dbać, jest to mniej kosztowne i mniej czasochłonne niż zabezpieczenie dokumentów tradycyjnych.

Bardzo ważnym aspektem jest również wprowadzenie nowej części dokumentacji, związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy pracowników. Ta część będzie musiała być bowiem regularnie aktualizowana, częstotliwość sięgania po teczkę pracownika będzie znacznie wyższa niż było to do tej pory. W wersji elektronicznej raporty czasów pracy będzie można załączać do akt automatycznie. Taka aktualizacja w przypadku wersji papierowych będzie już natomiast bardzo czasochłonną operacją.

Ale e-archiwa to dla firm również inne korzyści. £atwiejsze przeszukiwanie teczek, agregacja wiedzy, oszczędność pracy dla działów kadrowych – to tylko kilka z nich. Dodatkowo należy pamiętać o wspomnianym już wyżej trendzie związanym z cyfryzacją biznesu. Od 1 stycznia 2019 e-teczki będą dobrowolne, kto wie czy za kilka lat nie staną się obowiązkowe. Im szybciej przedsiębiorcy podejmą więc działania związane z cyfryzacją akt pracowniczych, tym łatwiej będzie im zapanować na kolejnymi zmianami.

Autorka jest kierownikiem projektu kadry-płace w firmie Soneta