Nieprawdą jest, że po usługi firmy zewnętrznej sięga się głównie wtedy, gdy zawodzi własny dział HR. Wsparcie ze strony zewnętrznego dostawcy w prowadzeniu procesów rekrutacyjnych, czy administracji kadrowej i naliczania wynagrodzeń jest po prostu wygodne oraz pozwala zaoszczędzić czas, a także zredukować koszty.
Czy firma zewnętrzna to dobre rozwiązanie?
Kiedy firma z różnych powodów podejmuje decyzję o zakończeniu współpracy z danym pracownikiem, często konieczne jest przeprowadzenie poufnej rekrutacji. Wówczas zalecane jest skorzystanie z usług firm zewnętrznych, ponieważ proces prowadzony jest pod innym logo, ale w imieniu klienta. Ryzyko, że osoba, którą pracodawca chce zwolnić, dowie się z rynku o prowadzonym procesie, jest ograniczone do minimum. Gdyby pracownik zobaczył ogłoszenie, pod szyldem obecnego pracodawcy, na stanowisko, które obecnie zajmuje, mogłoby to wygenerować dla firmy dodatkowe koszty, poprzez np. długotrwałe zwolnienie lekarskie lub złożenie wcześniejszego wypowiedzenia. Aby uniknąć tego typu sytuacji należy skorzystać z usług zewnętrznego dostawcy, który dodatkowo zabezpieczy proces zobowiązaniem do zachowania poufności, podpisanym z każdym kandydatem uczestniczącym w danym procesie.
Wyzwania dla działu HR
Nierzadko rekrutacje na stanowiska bardzo niestandardowe lub wyższego szczebla okazują się wyzwaniem dla wewnętrznego działu HR, który może nie posiadać ekspertyzy na temat danej funkcji. W takim przypadku klienci nawiązują współpracę z firmami zewnętrznymi w celu zasięgnięcia takiej ekspertyzy, jak również pozyskania aplikacji najlepszych kandydatów w danej dziedzinie. Konsultanci firm doradztwa personalnego oraz agencji rekrutacyjnych na co dzień spotykają się z kandydatami poszukującymi pracy, ale również z tymi, którzy nie są aktywni w danym momencie na rynku. Pozwala to na bieżąco aktualizować i uzupełniać wewnętrzne bazy kandydatów, dzięki czemu rekruterzy są w stanie przedstawić klientowi ekspertów z danego obszaru w relatywnie krótkim czasie.
Innym powodem zlecania tego typu projektów rekrutacyjnych na zewnątrz może być chęć pokazania w otoczeniu zewnętrznym renomy firmy, a tym samym traktowanie tego typu zleceń, jako działań employer brandingowych. Firma, która prowadzi dla swoich klientów procesy z obszaru HR, odpowiada również za budowanie ich wizerunku na rynku. Braki kadrowe, duże obłożenie pracą, czy zbyt krótki czas na realizację projektu – to dodatkowe czynniki, przemawiające na korzyść outsourcingu wybranych usług w organizacji.
Co bardziej się opłaca?
Panuje przekonanie, że tylko prężnie działające firmy mogą pozwolić sobie na finansowanie outsourcingu usług HR. Tymczasem koszty korzystania z usług zewnętrznych dostawców mogą być naprawdę różne i w zależności od realnych potrzeb firmy opłacać się lub nie.
W przypadku dużych firm bardzo często okazuje się, że outsourcing usług HR jest dużo tańszy niż ich realizacja w ramach wewnętrznego działu. Dla przykładu, zlecenie outsourcingu usług kadrowo-płacowych w firmie zatrudniającej ponad 1000 osób pozwoli na zredukowanie kosztów w organizacji. Z kolei dla mniejszych firm bardziej korzystne może okazać się zatrudnienie dodatkowo jednej lub dwóch osób do działu wewnętrznego.
Outsourcing usług rekrutacyjnych może okazać się nieopłacalny w przypadku, kiedy standardowe metody dotarcia do kandydata, np. publikacja ogłoszenia o pracę, w pełni przynosi rezultaty i jest wystarczającą odpowiedzią na potrzeby rekrutacyjne. Jeśli natomiast pojawiają się trudności oraz wyzwania w sposobach dotarcia do kandydatów lub gdy czas realizacji projektu, z różnych przyczyn, wydłuża się, pomoc agencji zewnętrznej może okazać się tańszym rozwiązaniem. Czas prowadzenia procesu, koszty wdrożenia, ryzyko, że pracownik się nie sprawdzi lub że nie rozpocznie w ustalonym terminie pracy i nie będzie przynosić zysków biznesowych, mogą przełożyć się na zbyt wysokie koszty utraconych korzyści.
Współpraca z firmą zewnętrzną to nie tylko zlecenie prowadzenia poszczególnych procesów, ale także korzystanie z usług doradztwa biznesowego. W przypadku procesów rekrutacyjnych, po zbadaniu potrzeb klienta, doświadczony konsultant jest w stanie przedstawić firmie, jak wygląda rynek poszukiwanego kandydata oraz jakie można napotkać wyzwania czy trudności z nim związane. Z doświadczenia ekspertki HRK S.A. wynika, że klienci są otwarci na takie doradztwo, zwłaszcza gdy wiąże się ono z redukcją kosztów. Wsparcie w ustrukturyzowaniu procesów biznesowych, ekspertyza na temat specjalizacji i rynku, bieżący dostęp do informacji na każdym procesie outsourcingu – to tylko niektóre plusy współpracy z zewnętrznym dostawcą usług HR.
Autorka: Team Leader zespołu Human Resources w firmie doradztwa personalnego HRK SA
