Przed podpisaniem umowy
Firmy, które jako model wynagradzania przyjmują zasadę success fee, czyli pobierają wyłącznie prowizję od kwot odzyskanych, przyjmują zlecenia windykacji tylko tych dłużników, którzy zostaną uprzednio zweryfikowani. Współpraca z takimi firmami windykacyjnymi rozpoczyna się więc od przeprowadzenia bezpłatnego badania kondycji finansowej dłużnika. Ustalana jest między innymi jego aktualna sytuacja prawna, składniki majątku i źródła przychodów. Dzięki temu potencjalny zleceniodawca przed podpisaniem umowy otrzymuje informacje na temat realnych szans na wyegzekwowanie należności, a firma windykacyjna szacuje nakłady pracy i koszty, jakie trzeba ponieść, aby odzyskać dług, a tym samym określa wysokości swojego wynagrodzenia.
Negocjacje polubowne
Pierwszym krokiem do odzyskania należności jest windykacja polubowna. W wielu przypadkach samo pojawienie się trzeciego podmiotu – firmy windykacyjnej – w stosunkach między kontrahentami zwiększa dyscyplinę w regulowaniu płatności. Windykatorzy prowadzą negocjacje z dłużnikiem, aby w efekcie skłonić go do dobrowolnej spłaty długu. Poszukiwane jest porozumienie. Trzeba bowiem pamiętać, że zaleganie z zapłatą należności czasami nie wynika ze złej woli dłużnika, ale z tego, że sam znalazł się on w trudnej sytuacji finansowej. Dlatego też dłużnikowi – aby pomóc mu rozwiązać problem– przedstawiane są indywidualnie dobrane rozwiązania, m.in. kompensata należności i zobowiązań, zawarcie ugody z rozłożeniem długu na raty, czy windykacja trzeciodłużników. Efektem tych działań jest uzyskanie spłaty zadłużenia lub pozyskanie informacji i dokumentów potrzebnych do skutecznego wyegzekwowania należności w kolejnym etapie windykacji – postępowaniu sądowym.
Droga sądowa
W przypadku braku możliwości polubownego odzyskania należności, firma windykacyjna kieruje sprawę na drogę postępowania sądowego i zapewnia Klientowi pełną obsługę prawną: począwszy od przygotowania i złożenia w sądzie odpowiednich dokumentów, aż po reprezentowanie go przed sądem. Z tym etapem windykacji związane są koszty w postaci wpisu sądowego i kosztów adwokackich. Klient nie musi wykładać pieniędzy na te opłaty, ponieważ firma windykacyjna kredytuje je w całości lub w znacznej części (pokrywa je, a następnie odzyskuje od dłużnika).
Celem postępowania sądowego jest uzyskanie wyroku lub nakazu zapłaty, będącego podstawą postępowania zabezpieczającego, a później egzekucyjnego. To niezmiernie ważne, żeby rozpoznać wcześniej majątek dłużnika po to, aby skutecznie i szybko zabezpieczyć sądzoną wierzytelność. W firmach windykacyjnych w trudnych sprawach do tego celu angażowany jest detektyw. Zabezpieczenie uniemożliwia dłużnikowi ukrycie lub sprzedaż majątku, z którego można zaspokoić windykowane wierzytelności.
Po wyroku sądu
Posiadanie wyroku sądowego nie jest niestety równoznaczne z odzyskaniem pieniędzy, ponieważ nie każdy dłużnik reguluje zobowiązanie po otrzymaniu nakazu zapłaty. W związku z tym czasami konieczne jest podjęcie kolejnego etapu windykacji - egzekucji komorniczej. Jej skuteczność zależy od wiedzy na temat tego, co dłużnik posiada i skąd czerpie dochody, czyli co może być źródłem spłaty jego zobowiązania. Ważna jest również dobra współpraca z komornikiem. Firma windykacyjna dopilnowuje wszystkich spraw związanych procesem egzekucji, począwszy od ustalenia najkorzystniejszego terminu czynności komorniczych, po osobiste w nich uczestnictwo. Również na tym etapie, firma windykacyjna angażuje w sprawie własne środki finansowe kredytując całość lub część kosztów występujących w toku egzekucji: zaliczkę komorniczą, koszty zastępstwa procesowego w egzekucji czy koszty dochodzenia należności z ruchomości i nieruchomości np. koszty operatów szacunkowych czy opinii biegłych.
Jaki rodzaj windykacji wybrać?
Firma windykacyjna dobiera rodzaj windykacji do sytuacji i oczekiwań wierzyciela. Poniżej zaprezentowanych jest kilka możliwości.
Windykacja powiernicza
Umowa windykacji powierniczej pozwala firmie windykacyjnej na szybkie i elastyczne podjęcie działań windykacyjnych. W ramach tej usługi klient przelewa na nią prawa do wierzytelności na czas trwania windykacji. Tym samym firma windykacyjna staje się dla dłużnika wierzycielem, a pierwotny wierzyciel przestaje uczestniczyć w sporze. Jednocześnie zleceniodawca przez cały czas zachowuje kontrolę nad procesem windykacji. Firma windykacyjna realizuje aktywne i bezpośrednie działania, a po odzyskaniu należności niezwłocznie przekazuje uzyskane kwoty zleceniodawcy.
Windykacja powiernicza z zaliczką
Usługa windykacji z zaliczką skierowana jest do tych firm, które pilnie potrzebują finansowania i jest połączeniem windykacji z pożyczką. Jej największą zaletą jest to, że klient nie musi czekać na pieniądze do momentu odzyskania należności od dłużnika. Zaliczka w kwocie do 90% kwoty wierzytelności, pozwalająca na zachowanie płynności finansowej, wypłacana jest od razu po podpisaniu umowy. Reszta postępowania toczy się tak, jak w przypadku standardowej windykacji powierniczej.
Windykacja na zlecenie
Jest to usługa przeznaczona dla klientów, którzy z powodu zakazu cesji lub z innych przyczyn nie mogą przelać wierzytelności na firmę powierniczą. Sposób przeprowadzania działań windykacyjnych jest podobny, jak w przypadku windykacji powierniczej. Różnica leży w rozwiązaniach formalnych, ponieważ w tym przypadku nie dochodzi do przelewu wierzytelności, a klient udziela firmie windykacyjnej pełnomocnictwa do działania w jego imieniu i na jego rachunek.
Windykacja na zlecenie polubowna
Zaletami polubownej windykacji na zlecenie są niższe, w porównaniu z innymi formami windykacji, koszty skorzystanie z usługi oraz ograniczenie do minimum formalności przy przyjęciu zlecenia. Usługa skierowana jest szczególnie do tych przedsiębiorców, którym zależy na utrzymaniu dobrych relacji handlowych z kontrahentem, który nie uregulował płatności i którzy z różnych względów nie chcą dochodzić należności na drodze postępowania sądowego. W ramach usługi nasi doświadczeni windykatorzy prowadzą negocjacje z dłużnikiem, aby w efekcie skłonić go do dobrowolnej spłaty długu, bez konieczności oddawania sprawy do sądu.
Katarzyna Sokoła, dyrektor ds. sprzedaży i marketingu, członek zarządu Indos SA
