Od stycznia 2016 roku wydawanie zaświadczeń lekarskich odbywa się za pomocą systemu
informatycznego nieodpłatnie udostępnionego przez ZUS. Pracodawcy zatrudniający powyżej
pięciu osób, mieli obowiązek zarejestrować się w systemie PUE do końca 2015 roku.
Mniejsze firmy nie są do tego zobligowane, jednak taka procedura może przynieść im
wiele korzyści. Jakich?
Głównym celem wprowadzonej
w tym roku modyfikacji jest usprawnienie procedury wydawania zaświadczeń lekarskich. Do niedawna pracownik musiał przekazać dokument stwierdzający niezdolność do pracy w ciągu siedmiu dni od jego utrzymania.
W nowym systemie lekarz jest zobowiązany do niezwłocznego wysłania wystawionych przez siebie zwolnień. W przypadku gdy ich wystawienie nie będzie tymczasowo możliwe, ma trzy dni na dokonanie takiej czynności. Obecnie znajdujemy się w okresie przejściowym, w którym dozwolone jest jeszcze wypisywanie papierowych zwolnień. Obowiązek wystawiania elektronicznych dokumentów przez lekarzy (bez możliwości sporządzenia dokumentu w dotychczasowej postaci) pojawi się dopiero od stycznia 2018 r.
Dla wygody pracownika i pracodawcy
Z punktu widzenia pacjenta e-zwolnienia lekarskie oznaczają wygodę, ponieważ chorzy nie będą musieli dostarczać zwolnień lekarskich osobiście. Niewątpliwą zaletą nowego rozwiązania jest również to, że pacjent nie będzie musiał pamiętać wszystkich danych pracodawcy, bowiem te zostaną umieszczone w systemie.
W praktyce, wśród niektórych pracowników słychać jednak głosy niezadowolenia, ponieważ wraz z e-zwolnieniami znacznie ograniczona została możliwość nadużyć związana z wypisywaniem zaświadczeń. Do tej pory pracownik zobowiązany był do przyniesienia zwolnienia w terminie siedmiu dni od dnia wystawienia, co wykluczało kontrolę osób będących na tym zwolnieniu, a to z kolei stwarzało pole do nadużyć. Dlatego obecne rozwiązanie to również duża korzyść dla pracodawcy, który od tej pory będzie miał pewność, że ze zwolnienia korzysta wyłącznie osoba faktycznie chora.
Jest to jeden z powodów, dla których użytkowanie systemu jest korzystne również dla najmniejszych podmiotów, tym bardziej, że cały proces zakładania profilu nie jest ani trudny, ani czasochłonny. Na stronie ZUS należy wypełnić formularz rejestracji. Wtedy otrzymujemy login PUE oraz tworzymy hasło. Należy pamiętać, aby w ciągu siedmiu dni od rejestracji udać do dowolnej jednostki ZUS, aby uwierzytelnić swój profil. Oczywiście obowiązek ten nie dotyczy osób, które mają certyfikat kwalifikowany bądź zaufany profil ePUAP – potwierdzają one swoją tożsamość już na etapie rejestracji profilu.
Dzięki profilowi na PUE, pracodawca uzyskuje szybki dostęp do informacji o wystawionym pracownikowi zwolnieniu. Dzięki temu firma może szybciej zlecić kontrolę poprawności wykorzystania takiego zwolnienia – w ramach nowego systemu powinno ono natychmiast pojawić się u pracodawcy, co daje dużą elastyczność regulowania nieobecności załogi. Zarządzanie personelem ułatwia także fakt, że wszystkie zwolnienia pracowników widoczne są w jednym miejscu w profilu PUE.
Nowe przepisy zwiększają wygodę pracodawców również dlatego, że przekazywanie zwolnień w ramach systemu odbywa się de facto bez ich udziału. Pracodawcy, dla których korzystanie z systemu e-zwolnień jest dobrowolne, muszą pamiętać o tym, by informować swoich podwładnych o konieczności dostarczenia zwolnienia w formie papierowej – jeśli nie użytkują systemu, lub o ustaniu obowiązku dostarczania im wydruku e-ZLA od lekarza – jeśli założyli profil.
Koniec z nadużyciami
E-zwolnienia to rozwiązanie korzystne również dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, któremu dają one lepszą możliwość kontroli zasadności wystawionych dokumentów. Dotyczy to szczególnie tych zwolnień, które wystawione zostały na krótki czas, czyli do dziesięciu dni. W ocenie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej nowe zwolnienia przyniosą spore oszczędności, ponieważ ograniczone zostaną liczne do niedawna nadużycia.
Mniej obowiązków dla pacjentów
Gdy lekarz wystawi e-ZLA pacjent nie musi dostarczać zwolnienia pracodawcy (w przypadku pracowników) albo ZUS (m.in. w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą). Nie musi podczas choroby czy opieki np. nad chorym dzieckiem udawać się do pracodawcy czy jednostki ZUS albo prosić o dostarczenie zwolnienia rodzinę czy znajomych. E-ZLA zostanie przesłane na profil PUE płatnika i do systemu ZUS.
Pacjent, któremu lekarz wystawi e-ZLA nie jest związany terminem siedmiu dni na dostarczenie zwolnienia. Nie dotyczą go w związku z tym ewentualne obniżenia zasiłku chorobowego czy opiekuńczego z powodu przekroczenia terminu. Konieczne jest z kolei przesłanie (złożenie) wniosku m.in. w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, występujących o zasiłek po ustaniu zatrudnienia (ubezpieczenia) czy pracowników, którym ZUS, a nie pracodawca wypłaca świadczenia chorobowe. Ubezpieczony może to zrobić korzystając ze swojego profilu na PUE. Wniosek w jego imieniu może także złożyć pracodawca, np. poprzez ZUS Z-3.
Bartosz Jaśkowiak,
adwokat w kancelarii JKP Adwokaci we Wrocławiu
