Każdy przedsiębiorca powinien skrupulatnie monitorować terminowość spłat jego należności. Już opóźnienie rzędu 14 dni powinno być dla sygnałem do rozpoczęcia czynności windykacyjnych. Po 70 dniach oczekiwania na płatność prawdopodobieństwo odzyskania długu spada o 50 proc. Im wcześniej zostaną podjęte zdecydowane działania mające na celu wyegzekwowanie zaległych płatności, tym większe są szanse, że windykacja przeterminowanych wierzytelności będzie skuteczna.
Większość przedsiębiorców rozpoczyna od samodzielnych próby wyegzekwowania należnych płatności. Po pierwsze, nie chcą oni ponosić dodatkowych kosztów związanych z outsourcingiem usług, a po drugie obawiają się utraty kontrahenta. Dlatego często odwlekają oddanie spraw do windykacji tak długo, jak to możliwe. Mają wtedy poczucie pełnej kontroli nad wszystkimi działaniami windykacyjnymi i nie muszą płacić za korzystanie z usług zewnętrznej firmy. Wielu z nich przekonuje się jednak szybko o tym, że samodzielne działania bywają nieskuteczne, a trzeba poświęcić im dużo czasu. Nie są one również bezkosztowe. W wielu przypadkach firmy od razu decydują się na wejście na drogę postępowania sądowego i oddają sprawę do kancelarii prawnej. Takie rozwiązanie nie przewiduje jednak polubownego etapu windykacji. Może się również okazać kosztochłonne i nieskuteczne, ponieważ rolą kancelarii prawnych jest składanie wniosków do sądu, a nie analiza sytuacji finansowej dłużnika.
Dlatego warto wziąć pod uwagę inne rozwiązanie – przekazanie sprawy do windykacji wyspecjalizowanej firmie. Zaletą takiego rozwiązania jest jego skuteczność. Firmy windykacyjne mają ogromne doświadczenie w postępowaniu z dłużnikami, co jest gwarancją efektywności ich działań. Ale największą, a niedocenianą korzyścią ze zlecenia windykacji jest oszczędność czasu. Od momentu podpisania umowy z windykatorem przedsiębiorca nie ma potrzeby dalszego zajmowania się kwestiami związanymi z dłużnikiem.
Jak wybrać?
Wybierając firmę windykacyjną powinno się zachować daleko posuniętą ostrożność, ponieważ powierzając windykatorowi do odzyskania swoje należności, wierzyciel daje mu de facto do ręki pieniądze. Jest kilka oczywistych kryteriów, które musimy wziąć pod uwagę wybierając firmę windykacyjną. Jest to na przykład zgodność zakresu działalności firmy windykacyjnej z naszymi potrzebami. Nie powinniśmy wybrać firmy, która realizuje tylko windykację polubowną do sprawy, która będzie prawdopodobnie wymagała przeprowadzania egzekucji komorniczej. Podstawową kwestią jest również złożenie zlecenia na windykację tylko w takiej firmie, która realizuje wyłącznie działania zgodne z prawem.
Mniej oczywistym, ale bardzo istotnym motywem wyboru firmy windykacyjnej powinno być zaufanie. Zatem, poszukując firmy windykacyjnej należy wybierać przede wszystkim spośród tych, których wiarygodność i skuteczność miała już okazję zostać pozytywnie zweryfikowana na przestrzeni dłuższego okresu przez rynek. W związku z tym warto sprawdzić opinie klientów o danym przedsiębiorstwie. Kolejnym argumentem uwiarygodniającym firmę jest przynależność do branżowych stowarzyszeń. Rekomendacje udzielone przez takie organizacje, jak Polski Związek Windykacji, czy Konferencja Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce mogą stanowić kolejny dowód rzetelności firmy windykacyjnej. W przypadku nieprawidłowości w działaniach zrzeszonej w tych organizacjach firmy windykacyjnej, wierzyciel może odwołać się do sądów korporacyjnych działających przy stowarzyszeniach.
Jakie parametry decydują o wysokości prowizji?
Większość firm windykacyjnych stosuje jeden z dwóch modeli wynagradzania. Są takie, które pobierają opłatę wstępną i przyjmują do windykacji wszystkie wierzytelności bez ich uprzedniej weryfikacji. W tym wypadku opłata ta jest niższa, ale pobierana bez względu na poziom skuteczności windykacji. Druga forma rozliczenia polega na pobraniu prowizji od odzyskanych od dłużnika kwot. Przy takim modelu rozliczeń wynagrodzenie jest naliczane wyłącznie za skuteczne działania. Oznacza to, że firma windykacyjna rozpoczyna współpracę ze swoim klientem od bezpłatnego badania kondycji finansowej dłużnika. W trakcie takiego badania ustalana jest m.in. aktualna sytuacja prawna dłużnika, składniki jego majątku i źródła przychodów. W ten sposób oceniane są szanse na wyegzekwowanie należności. Następnie, na podstawie wyników tego badania, firma decyduje czy podejmie się prowadzenia sprawy, czy nie oraz określa wysokość swojej prowizji.
Obliczenia wysokości prowizji dokonuje się w oparciu o wiele kryteriów, do których oprócz kondycji finansowej dłużnika (np.: składniki jego majątku i źródła przychodów), należą m.in.: termin wymagalności i nominał wierzytelności oraz jego aktualna sytuacja prawna. Czynniki te decydują o nakładach pracy i kosztach, jakie firma windykacyjna musi ponieść, aby odzyskać należność. Warto jednak pamiętać, że zgodnie z Ustawą z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, wierzyciele mogą żądać rekompensaty od dłużnika za wszelkie koszty odzyskiwania należności, poniesione z powodu opóźnień w płatnościach, w tym także te związane ze skorzystaniem z usług firmy windykacyjnej. Oznacza to, że wynagrodzenie, jakie firma windykacyjna pobiera za zrealizowane działania, może być również odzyskane od dłużnika.
W następnej części cyklu poświęconego płynności finansowej przybliżone zostaną etapy postępowania windykacyjnego oraz różne rodzaje windykacji.
Katarzyna Sokoła
Dyrektor ds. sprzedaży i marketingu, członek zarządu Indos SA
