1. Oznaczenie stron umowy
Oznaczenie stron powinno obejmować w szczególności elementy wymagane przepisami prawa, np. według kodeksu spółek handlowych w przypadku spółki komandytowo-akcyjnej, spółki z o.o. i spółki akcyjnej w oznaczeniu strony podane powinny być: firma spółki, siedziba, adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki i numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru, NIP, wysokość kapitału zakładowego/wpłaconego.
@@
W oznaczeniu stron, w przypadku gdy stroną umowy jest osoba fizyczna zalecane jest wpisanie PESELU takiej osoby. Co prawda zgodnie z przepisami w razie postępowania sądowego sąd z urzędu ustala numer PESEL pozwanego, jednak z uwagi na fakt, iż sąd dysponuje jedynie imieniem i nazwiskiem i zdarzają się przypadki błędnego ustalenia przez sąd numeru PESEL (co z kolei wpływa na możliwość egzekwowania orzeczeń) warto posiadać ten numer już w momencie podpisywania umowy. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą należy także prócz miejsca prowadzenia działalności (co z reguły strony czynią) wskazywać adres zamieszkania takiej osoby – w razie dochodzenia roszczeń sąd właściwy ustala się bowiem w oparciu o miejsce zamieszkania, a także pisma sądowe doręcza się na adres zamieszkania.
2. Reprezentacja
Aby umowa była ważna, musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji poszczególnych stron umowy – trzeba zatem zweryfikować, czy osoba podpisująca umowę jest do tego uprawniona. W przypadku spółek, sposób reprezentacji (jednoosobowa, łączna) i osoby uprawnione wskazane są w odpisach z Krajowego Rejestru Sądowego. Ponadto, stronę umowy
może reprezentować także pełnomocnik – wówczas powinien on posiadać pełnomocnictwo.
3. Zachowanie odpowiedniej formy umowy
Generalnie umowa może być zawarta w każdej formie, także ustnej, jednak zaleca się, aby umowa w każdym przypadku (nawet gdy nie jest to wymagane dla jej ważności) była sporządzona co najmniej w formie pisemnej. Zachowanie formy pisemnej umowy powoduje, iż w razie sporu można zweryfikować, co strony ustaliły. Ponadto, należy pamiętać, iż niektóre umowy dla swej ważności wymagają formy pisemnej (np. umowa pośrednictwa w obrocie nieruchomości), a nawet formy szczególnej
(formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym, np. umowa zbycia udziałów lub formy aktu notarialnego, np. umowa sprzedaży nieruchomości).
4. Umowa powinna określać przynajmniej minimalne postanowienia pozwalające określić, co jest jej przedmiotem, jakie jest wynagrodzenie za wykonanie umowy i jaki jest okres wykonania umowy. Trzeba pamiętać, iż prócz postanowień zawartych w umowie zastosowanie mają do niej także powszechnie obowiązujące przepisy prawa, dotyczące danego rodzaju umowy i tym samym dodatkowe prawa i obowiązki mogą wynikać z tych przepisów. Istotne jest także, iż nazwa umowy nadana przez strony nie decyduje o rodzaju zawartej umowy – jeśli zatem strony nawet w nagłówku umowy określą daną umowę jako umowę dzierżawy, jednak z jej treści będzie wynikało, iż spełnia ona wymogi właściwe dla umowy najmu,
to zastosowanie będą miały do niej postanowienia przepisów właściwych dla umowy najmu.
5. Kary umowne
Często w umowach znajdują się zapisy o karach umownych – zapisy takie oznaczają, iż można żądać kary, niezależnie czy poniesiono szkodę i niezależnie od wysokości poniesionej szkody. W razie zastrzeżenia kary umownej nie można żądać odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary (nawet gdy ponieśliśmy większą szkodę), chyba że strony w umowie postanowiły inaczej.
6. W przypadku gdy umowa zawierana jest z podmiotem zagranicznym, istotne jest określenie prawa właściwego dla umowy i jurysdykcji sądowej (jaki sąd jest właściwy do rozpoznania sporów między stronami). W przypadku braku określenia tych kwestii może się bowiem okazać, iż stosowane będzie prawo kraju zagranicznego, którego nie znamy, a ponadto sprawy sądowe będą rozpoznawane przez sąd zagraniczny. W umowach zawieranych z podmiotem zagranicznym należy dążyć do tego, aby w umowie znalazły się zapisy określające prawo polskie jako prawo właściwe dla umowy i sądy polskie, jako właściwe do rozpoznawania spraw związanych z umową.
7. Bardzo często częścią umowy (w szczególności z bankami i zakładami ubezpieczeń, umów telekomunikacyjnych i przewozowych) są ogólne warunki umów, regulaminy. Należy zawsze prosić o wydanie takich ogólnych warunków/regulaminów przy zawarciu umowy i szczegółowo zapoznać się z ich treścią, gdyż z reguły zawierają one istotne warunki współpracy.
8. ¦wiadczenie niektórych usług (np. przewozowych, bankowych, prawnych) wymaga dodatkowych uprawnień (np. posiadania licencji, zezwolenia, koncesji, tytułu radcy prawnego/adwokata) – w takim wypadku należy sprawdzić, czy podmiot z którym zawieramy umowę posiada takie uprawnienia.
9. Ubezpieczenie
W przypadku umów zawieranych z udziałem podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą należy sprawdzić, czy taki podmiot posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej działalności, na jaką kwotę i jakie
zdarzenia obejmuje ta umowa ubezpieczenia. Posiadanie ubezpieczenia powoduje, iż w razie gdy umowa nie zostanie prawidłowo wykonana strona poszkodowana będzie uprawniona do dochodzenia roszczeń nie tylko od drugiej strony umowy, ale także od ubezpieczyciela. Kwestia ta może być szczególnie istotna, kiedy z uwagi na problemy finansowe drugiej strony umowy, pomimo potwierdzenia jej odpowiedzialności, nie będzie możliwe zaspokojenie się z jej majątku.
10. W przypadku zawierania umowy z osobą fizyczną pozostającą w związku małżeńskim zaleca się uzyskanie zgody małżonka tej osoby na zawarcie umowy (nawet gdy przepisy nie wymagają zgody współmałżonka). Uzyskanie takiej zgody pozwoli w przyszłości, w razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, uzyskać orzeczenie sądowe na prowadzenie egzekucji także z majątku wspólnego małżonków.
Agata Jeleszuk
Radca prawny
Kancelaria Nowakowski i Wspólnicy sp. kom. I www.knw.pl
Oznaczenie stron powinno obejmować w szczególności elementy wymagane przepisami prawa, np. według kodeksu spółek handlowych w przypadku spółki komandytowo-akcyjnej, spółki z o.o. i spółki akcyjnej w oznaczeniu strony podane powinny być: firma spółki, siedziba, adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki i numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru, NIP, wysokość kapitału zakładowego/wpłaconego.
@@
W oznaczeniu stron, w przypadku gdy stroną umowy jest osoba fizyczna zalecane jest wpisanie PESELU takiej osoby. Co prawda zgodnie z przepisami w razie postępowania sądowego sąd z urzędu ustala numer PESEL pozwanego, jednak z uwagi na fakt, iż sąd dysponuje jedynie imieniem i nazwiskiem i zdarzają się przypadki błędnego ustalenia przez sąd numeru PESEL (co z kolei wpływa na możliwość egzekwowania orzeczeń) warto posiadać ten numer już w momencie podpisywania umowy. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą należy także prócz miejsca prowadzenia działalności (co z reguły strony czynią) wskazywać adres zamieszkania takiej osoby – w razie dochodzenia roszczeń sąd właściwy ustala się bowiem w oparciu o miejsce zamieszkania, a także pisma sądowe doręcza się na adres zamieszkania.
2. Reprezentacja
Aby umowa była ważna, musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji poszczególnych stron umowy – trzeba zatem zweryfikować, czy osoba podpisująca umowę jest do tego uprawniona. W przypadku spółek, sposób reprezentacji (jednoosobowa, łączna) i osoby uprawnione wskazane są w odpisach z Krajowego Rejestru Sądowego. Ponadto, stronę umowy
może reprezentować także pełnomocnik – wówczas powinien on posiadać pełnomocnictwo.
3. Zachowanie odpowiedniej formy umowy
Generalnie umowa może być zawarta w każdej formie, także ustnej, jednak zaleca się, aby umowa w każdym przypadku (nawet gdy nie jest to wymagane dla jej ważności) była sporządzona co najmniej w formie pisemnej. Zachowanie formy pisemnej umowy powoduje, iż w razie sporu można zweryfikować, co strony ustaliły. Ponadto, należy pamiętać, iż niektóre umowy dla swej ważności wymagają formy pisemnej (np. umowa pośrednictwa w obrocie nieruchomości), a nawet formy szczególnej
(formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym, np. umowa zbycia udziałów lub formy aktu notarialnego, np. umowa sprzedaży nieruchomości).
4. Umowa powinna określać przynajmniej minimalne postanowienia pozwalające określić, co jest jej przedmiotem, jakie jest wynagrodzenie za wykonanie umowy i jaki jest okres wykonania umowy. Trzeba pamiętać, iż prócz postanowień zawartych w umowie zastosowanie mają do niej także powszechnie obowiązujące przepisy prawa, dotyczące danego rodzaju umowy i tym samym dodatkowe prawa i obowiązki mogą wynikać z tych przepisów. Istotne jest także, iż nazwa umowy nadana przez strony nie decyduje o rodzaju zawartej umowy – jeśli zatem strony nawet w nagłówku umowy określą daną umowę jako umowę dzierżawy, jednak z jej treści będzie wynikało, iż spełnia ona wymogi właściwe dla umowy najmu,
to zastosowanie będą miały do niej postanowienia przepisów właściwych dla umowy najmu.
5. Kary umowne
Często w umowach znajdują się zapisy o karach umownych – zapisy takie oznaczają, iż można żądać kary, niezależnie czy poniesiono szkodę i niezależnie od wysokości poniesionej szkody. W razie zastrzeżenia kary umownej nie można żądać odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary (nawet gdy ponieśliśmy większą szkodę), chyba że strony w umowie postanowiły inaczej.
6. W przypadku gdy umowa zawierana jest z podmiotem zagranicznym, istotne jest określenie prawa właściwego dla umowy i jurysdykcji sądowej (jaki sąd jest właściwy do rozpoznania sporów między stronami). W przypadku braku określenia tych kwestii może się bowiem okazać, iż stosowane będzie prawo kraju zagranicznego, którego nie znamy, a ponadto sprawy sądowe będą rozpoznawane przez sąd zagraniczny. W umowach zawieranych z podmiotem zagranicznym należy dążyć do tego, aby w umowie znalazły się zapisy określające prawo polskie jako prawo właściwe dla umowy i sądy polskie, jako właściwe do rozpoznawania spraw związanych z umową.
7. Bardzo często częścią umowy (w szczególności z bankami i zakładami ubezpieczeń, umów telekomunikacyjnych i przewozowych) są ogólne warunki umów, regulaminy. Należy zawsze prosić o wydanie takich ogólnych warunków/regulaminów przy zawarciu umowy i szczegółowo zapoznać się z ich treścią, gdyż z reguły zawierają one istotne warunki współpracy.
8. ¦wiadczenie niektórych usług (np. przewozowych, bankowych, prawnych) wymaga dodatkowych uprawnień (np. posiadania licencji, zezwolenia, koncesji, tytułu radcy prawnego/adwokata) – w takim wypadku należy sprawdzić, czy podmiot z którym zawieramy umowę posiada takie uprawnienia.
9. Ubezpieczenie
W przypadku umów zawieranych z udziałem podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą należy sprawdzić, czy taki podmiot posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej działalności, na jaką kwotę i jakie
zdarzenia obejmuje ta umowa ubezpieczenia. Posiadanie ubezpieczenia powoduje, iż w razie gdy umowa nie zostanie prawidłowo wykonana strona poszkodowana będzie uprawniona do dochodzenia roszczeń nie tylko od drugiej strony umowy, ale także od ubezpieczyciela. Kwestia ta może być szczególnie istotna, kiedy z uwagi na problemy finansowe drugiej strony umowy, pomimo potwierdzenia jej odpowiedzialności, nie będzie możliwe zaspokojenie się z jej majątku.
10. W przypadku zawierania umowy z osobą fizyczną pozostającą w związku małżeńskim zaleca się uzyskanie zgody małżonka tej osoby na zawarcie umowy (nawet gdy przepisy nie wymagają zgody współmałżonka). Uzyskanie takiej zgody pozwoli w przyszłości, w razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, uzyskać orzeczenie sądowe na prowadzenie egzekucji także z majątku wspólnego małżonków.
Agata Jeleszuk
Radca prawny
Kancelaria Nowakowski i Wspólnicy sp. kom. I www.knw.pl
