Ów brak umowy najczęściej oznacza tylko brak pisemnej formy tego dokumentu. W społeczeństwie pokutuje przekonanie, że pisemna wersja umowy jest kluczowa, a jej brak skutecznie chroni przed konsekwencjami niewykonania ustaleń. Warto pamiętać, że zasadniczo brak dokonania uzgodnień na piśmie nie będzie oznaczać prawa do zaniechania np. zapłaty za wykonaną usługę.

Przedsiębiorca, który celem przyspieszenia realizacji usługi lub w związku z faktem, iż zaufał swojemu kontrahentowi, nie dopilnował zawarcia umowy na piśmie, nie jest
pozbawiony ochrony prawnej. Polskie prawo przewiduje szereg rozwiązań, które pozwalają dochodzić swoich roszczeń nawet w przypadku braku pisemnej formy ustaleń.
 

Skuteczność umowy bez jej podpisania
 

W polskim systemie prawnym brak pisemnej umowy nie oznacza w każdym przypadku, że nie doszło do jej zawarcia (w sensie prawnym) w ogóle. Generalnie umowy mogą być zawierane w dowolnej formie, jednak niektóre przepisy wymagają zachowania określonej formy np. aktu notarialnego przy umowie sprzedaży nieruchomości czy umowy pisemnej obejmującej usługę pośrednictwa w obrocie nieruchomościami.

Gdyby taka umowa nie została zawarta w formie, którą wyraźnie określono w przepisach, byłaby nieważna. Co, jednak gdy litera prawa nie nakazuje konkretnej formy umowy? Wówczas umowa może zostać zawarta w jakikolwiek sposób, który będzie pozwalał na uznanie, że kontrahenci doszli do porozumienia. Może to być m.in. umowa ustna.

W przypadku ustnej umowy przedsiębiorca ma możliwość wykazania istnienia uzgodnień oraz zakresu wykonanej usługi przy pomocy jakichkolwiek dostępnych dowodów. Mogą to być wiadomości e-mail, SMS, świadkowie czy nawet dokumenty potwierdzające zakup materiałów potrzebnych do realizacji zlecenia. Warto w takim przypadku zadbać o to, by o umowie świadczyły jakiekolwiek „nama-calne” dowody istnienia umowy. W innym przypadku, niestety, przy sporze sądowym istnieje duże ryzyko, że pozostanie „słowo przeciwko słowu”.

Odnośnie do wspomnianej wiadomości e-mail czy SMS, a nawet wymiany wiadomości poprzez komunikatory internetowe, to także w takiej formie możliwe jest zawarcie prawnie wiążącej umowy. W 2023 r. w mediach głośno było o sprawie, w której pewien kanadyjski sąd uznał, że nawet emotikon (kciuk podniesiony w górę) w konwersacji internetowej jest wystarczającym potwierdzeniem zawarcia umowy. Opisane tu sposoby uzgodnień będą miały moc umowy w formie dokumentowej, o ile tylko da się ustalić, od kogo dana wiadomość (e-mail, SMS itp.) pochodzi.

W tym miejscu należy przypomnieć, że wymiana pomiędzy kontrahentami skanu podpisanej umowy nie oznacza zawarcia umowy w formie pisemnej.

Umowa pisemna to umowa własnoręcznie podpisana albo podpisana z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ponieważ taki podpis przepisy zrównują ze skutkami prawnymi z odręcznym podpisem. Rozwój technologii i usług publicznych mogą w tym kontekście przyczynić się do błędnego przekonania, że taką moc ma każdy podpis elektroniczny. W praktyce widoczne jest nieprawidłowe przekonanie, że kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest podpis zaufany – tak nie jest. Ten rodzaj podpisu, chociaż jest udostępniany przez instytucje publiczne, nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
 

Brak uzgodnienia wynagrodzenia między stronami
 

Jeżeli uznamy, że umowa – w jakikolwiek prawnie dopuszczalny sposób – została skutecznie zawarta, to pojawia się kolejny problem. Otóż dość często dochodzi w obrocie gospodarczym do sytuacji, gdy wynagrodzenie nie zostało precyzyjnie określone między stronami przed podjęciem się przez wykonawcę realizacji zlecenia. Dotyczy to zwłaszcza sektora usług.

Nawet gdyby rzeczywiście umowa nie określała konkretnego wynagrodzenia oraz zasad jego ustalenia, to nie oznacza, że kontrahent zobowiązał się do nieodpłatnych usług. Brak wynagrodzenia zachodziłby, wówczas gdy także okoliczności konkretnej sytuacji wskazywałyby na to, że umowa miała zostać wykonana nieodpłatnie. Można sobie wyobrazić, że taka ocena zaistniałaby w przypadku wykonywania jakichś prac przy np. organizacji imprezy charytatywnej. W takim przypadku sąd mógłby dojść do wniosku, że wykonawca chciał nieodpłatnie wesprzeć cel społeczny, nie oczekując wynagrodzenia.

Gdy jednak okoliczności nie wskazują, aby usługa miała być nieodpłatna, zasadniczo można odwołać się do wynagrodzenia przewidzianego określoną oficjalną taryfą (jeżeli obowiązuje) albo tzw. zwykłego wynagrodzenia. Takie zwykłe wynagrodzenie to takie, które odpowiada wykonanej pracy. Inaczej, jest to stawka, która jest standardowa dla danego rodzaju usług w określonym czasie i miejscu.
 

Brak umowy w formie, która jest wymagana przez prawo
 

Co, jednak gdy prawo przewiduje formę pisemną lub inną pod rygorem nieważności, a nie dopełniono tego obowiązku? Wprawdzie w takiej sytuacji umowa jest – co zrozumiale – nieważna, lecz nie przekreśla to szans na uzyskanie wynagrodzenia za swoje usługi. Różnica tkwi w tym, że nie będzie ono w sensie prawnym wynagrodzeniem żądanym na podstawie umowy, ale dochodzeniem zwrotu bezpodstawnego wzbogacenia czy nienależnego świadczenia. Zasadą w takim wypadku jest, że osoba wzbogacona powinna zwrócić to, co sama uzyskała.

Nie zawsze jest to jednak możliwe. Trudno wyobrazić sobie, jak dana osoba miałaby zwrócić np. pośrednikowi wykonane przez niego usługi dotyczące sprzedaży nieruchomości. Dlatego prawo stanowi, że jeżeli nie jest możliwy fizyczny zwrot wzbogacenia, można domagać się zapłaty wartości wzbogacenia. W takim przypadku należałoby jednak udowodnić, jaką korzyść majątkową uzyskał kontrahent, np. odwołując się do stawek rynkowych za wykonane usługi.
 

Odstąpienie od umowy, gwarancja
 

Brak zawarcia umowy we właściwej formie albo takiej, która nie jest trwale udokumentowana, może rodzić także inne problemy niż te, związane z wynagrodzeniem.

Niekiedy prawo nakłada na przedsiębiorców pewne obowiązki informacyjne. Odpowiednim przykładem jest wynikające z ustawy o prawach konsumenta pouczenie o prawie do odstąpienia od umowy (zawartej na odległość albo poza lokalem przedsiębiorstwa). Problem udowodnienia takiego pouczenia dotyczy zwłaszcza przedsiębiorców świadczących usługi poza lokalem przedsiębiorstwa.

Przepisy wspomnianej ustawy chronią nie tylko konsumentów, ale także indywidualnych przedsiębiorców, jeżeli umowa nie dotyczy przedmiotu ich działalności (nie ma dla nich zawodowego charakteru). Taki kontrahent również ma prawo – w wielu przypadkach – do odstąpienia od umowy, jak konsument. Dlatego, nawet jeżeli sama umowa nie zostanie zawarta w żadnej trwałej formie, należy udokumentować, że pouczono klienta o przysługującym mu prawie do odstąpienia od umowy. W innym przypadku narażamy się na niepotrzebne komplikacje, gdyby kontrahent chciał ten brak pouczenia wykorzystać i odstąpić od umowy po bardzo długim czasie (w okresie 12 miesięcy).

Oprócz tego ważna jest kwestia odpowiedzialności. Brak zawarcia umowy w odpowiedniej formie, a także problem z udowodnieniem umowy (w tym ustaleń co do gwarancji), może rodzić problemy z ustaleniem odpowiedzialności. Jeżeli spojrzeć na to ze strony wykonawcy – jest on na lepszej pozycji. Jego kontrahent z kolei będzie narażony na nieprzyjemne konsekwencje.

Jeżeli umowa – z uwagi na brak odpowiedniej formy – nie będzie ważna, to związana z nią gwarancja również nie będzie obowiązywała. To spowoduje, że chociaż zleceniodawca uzyska materialnie to, co chciał, kwestionowanie przez niego umowy (z zamiarem braku zapłaty wynagrodzenia) pociągnie za sobą w dalszej perspektywie brak możliwości pociągnięcia kontrahenta do odpowiedzialności z tytułu gwarancji. Ze strony wykonawcy byłoby to jednak korzystne. Mógłby, jak wspomniano wcześniej, i tak domagać się zapłaty za bezpodstawne wzbogacenie zleceniodawcy, ale – wobec braku umowy – nie byłby odpowiedzialny za gwarancję, gdyby zleceniodawca chciał się powołać na jej udzielenie.
 

Podsumowanie
 

Brak pisemnej umowy nie zawsze uniemożliwia dochodzenie roszczeń w relacjach między przedsiębiorcami czy klientami. W polskim prawie umowy mogą być zawierane w dowolnej formie, o ile przepisy nie wymagają konkretnej formy, jak np. aktu notarialnego. Umowy ustne, potwierdzone dowodami jak e-maile, SMS-y czy świadkowie, także mogą być podstawą do domagania się zapłaty za wykonane usługi. Umowa może nie obejmować wszystkich ustaleń – wtedy zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązujące, np. Kodeksu cywilnego.

Nawet jeśli wynagrodzenie nie zostało precyzyjnie określone, można odwołać się w wielu przypadkach do zwykłych stawek rynkowych i nie oznacza to nieodpłatności usługi. Ewentualnie, w przypadku braku umowy w ogóle albo jej nieważności, wykonawca może powoływać się na reżim odpowiedzialności za bezpodstawne wzbogacenie. Brak zachowania właściwej formy umowy może wiązać się z innymi problemami niż sama kwestia zapłaty (np. odstąpienie od umowy, gwarancja).

Jeżeli opisane w tekście sytuacje dotyczą Państwa firmy i potrzebują Państwo wsparcia prawnego, zapraszam do kontaktu.
 

Autor: Kancelaria Radcy Prawnego dr Rafał R. Wasilewski – kancelaria specjalizująca się w prawie gospodarczym oraz usługach prawnych dla biznesu, w tym MŚP
www.radcawasilewski.pl / kancelaria@radcawasilewski.pl