Zatrudnienie pracownika – ile to będzie kosztowało?
 

Zapewne pierwsze, co przyjdzie do głowy przedsiębiorcy, który postanowi zatrudnić pracownika, to pytanie – ile mnie to będzie kosztowało? W mediach przebija się informacja o minimalnej krajowej wynoszącej na drugą połowę roku 2024 kwotę 4 300 zł. Jest to jednak kwota, którą otrzymuje pracownik (od której i tak musi odprowadzić składki ZUS i podatek dochodowy). Pracodawca będzie musiał jednak wysupłać o wiele więcej.

Aby jednak zrozumieć cały mechanizm, należy zacząć od początku. Jako przykład przyjmę minimalną krajową, opisana zasada dotyczy jednak każdej sumy, jaką pracodawca będzie wypłacał pracownikowi w ramach wynagrodzenia za pracę.

Pracodawca oferuje minimalną krajową za pełny etat. Pracownik zgadza się na takie warunki. Na umowie widnieje zatem 4 300 zł brutto. Co oznacza to dla pracownika? To, że będzie on miesięcznie otrzymywał 3 231,53 zł. Dlaczego? Z wynagrodzenia pracowniczego muszą bowiem zostać pobrane odpowiednie kwoty na pokrycie składek ZUS i zaliczek na PIT, tj.:

• ubezpieczenie emerytalne (19,52%) – 419,68 zł,
• ubezpieczenie rentowe (1,5%) – 64,50 zł,
• ubezpieczenie chorobowe (2,45%) – 105,35 zł,
• składka zdrowotna (9%) – 333,94 zł,
• zaliczka na podatek dochodowy – 145 zł.

Dla pracownika najważniejsze jest to, co dostaje do ręki, dlatego też pracodawca powinien mieć na uwadze, że przy minimalnym wynagrodzeniu realnie oferuje kandydatowi do pracy jedynie nieco ponad 3 tys. zł.

Dla przedsiębiorcy wydatki się nie kończą. Musi on bowiem jeszcze trochę dorzucić „od siebie”, a dokładniej 880,64 zł. Skąd ta kwota? Otóż pracodawca również po swojej stronie ma obowiązek odprowadzenia składek pracowniczych. Wygląda to następująco:

• ubezpieczenie emerytalne (19,52%) – 419,68 zł,
• ubezpieczenie rentowe (6,5%) – 279,50 zł,
• ubezpieczenie wypadkowe (1,67%) – 71,81 zł,
• składka na Fundusz Pracy (2,45%) – 105,35 zł,
• składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10%) – 4,3 zł.

Uwaga! Wraz ze zwiększaniem się wynagrodzenia, wzrostowi ulega również koszt pracodawcy. Oferując pracownikowi daną kwotę netto, śmiało można przyjmować, że dla przedsiębiorcy będzie to suma powiększona o 60-80%.

Od czego zacząć zatrudnienie? Od przygotowania dokumentów
 

Powinienem napisać, że proces zatrudnienia powinien się zacząć od opublikowania w mediach ogłoszenia o pracę, jednakże etap poszukiwań i rozmów kwalifikacyjnych sobie odpuścimy. Przejdziemy od razu do momentu, w którym zarówno pracodawca, jak i pracownik decydują się na współpracę.

Pierwszym krokiem powinno być zebranie najważniejszych danych o przyszłym pracowniku oraz dokumentów potwierdzających jego wiedzę i doświadczenie. Chodzi tu między innymi o kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy oraz dyplomy i certyfikaty poświadczające kwalifikacje pracownika (np. dyplom ukończenia studiów).

Przepis art. 22(1) § 1 KP stanowi, że pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. Imię (imiona) i nazwisko.
2. Datę urodzenia.
3. Dane kontaktowe wskazane przez taką osobę.
4. Wykształcenie.
5. Kwalifikacje zawodowe.
6. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Należy przy tym pamiętać, że informacje określone w punktach 4-6 mogą być zbierane jedynie jeśli jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Innych danych przedsiębiorca nie może gromadzić, wynika to wprost z Kodeksu pracy oraz rozporządzenia UE – RODO.

Zatrudnienie pracownika
 

Czas na najważniejsze – formalne zatrudnienie pracownika. Aby to zrobić, konieczne jest przygotowanie umowy o pracę. Do tego pracodawca musi otrzymać od przyszłego pracownika dodatkowe informacje, chodzi tu o:

1. Adres zamieszkania.
2. Numer PESEL, a w przypadku jego braku — rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość.
3. Inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
4. Wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
5. Numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Pracodawca może także żądać wskazania innych danych, jednak wyłącznie w przypadku gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Kiedy wymagane informacje zostaną zebrane, można przejść do sporządzenia umowy. Zgodnie z art. 29 § 1 KP, umowa o pracę powinna określać strony stosunku pracy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby - adres zamieszkania, a także rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

1. Rodzaj pracy – należy wskazać co najmniej stanowisko, można jednak określić rodzaj pracy poprzez wyliczenie zadań, jakie będą przydzielone pracownikowi.
2. Miejsce wykonywania pracy – wskazać należy określoną miejscowość lub adres siedziby pracodawcy, natomiast w przypadku pracowników mobilnych, np. przedstawicieli handlowych, podaje się określony obszar geograficzny, np. gminę czy województwo.
3. Wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia.
4. Wymiar czasu pracy – pełny etat lub część etatu, np. 1/2, 1/4, 1/8.
5. Dzień rozpoczęcia pracy.
6. W przypadku umowy o pracę na okres próbny:
   a. czas jej trwania lub dzień jej zakończenia, oraz gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,
   b. okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony w przypadku, o którym mowa w 25 § 22 KP, a także postanowienie o wydłużeniu umowy w przypadku, o którym mowa w art. 25 § 23.
7. W przypadku umowy o pracę na czas określony — czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.
8. W przypadku zatrudnienia w niepełnym etacie — dopuszczalną liczbę godzin pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, również do dodatku jak za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 5 KC).

Uwaga! Umowa o pracę powinna zostać zawarta na piśmie. Jeżeli strony tego nie uczynią, pracodawca jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi mu potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.
 

Jak sobie ułatwić pracę z tyloma dodatkowymi obowiązkami?
 

Właściwy program kadrowo-płacowy może wiele ułatwić.
W 360 Kadry i płace łatwo dodasz dane pracowników, urlopy, choroby i potrącenia.
To także szybkie i wygodne wyliczenie składek ZUS i zaliczek na PIT.
Program ułatwi prowadzenie wszelkich formalności, jest aktualizowany bezpłatnie na bieżąco, więc nie trzeba się martwić o zmiany w prawie.

A jeśli sytuacja tego będzie wymagać możesz skorzystać z bezpłatnego wsparcia technicznego.
To także idealne rozwiązanie na początek – bo jeśli masz tylko 2 pracowników to program jest bezpłatny. Wystarczy założyć konto i zacząć działać! Zrobisz to tutaj: https://www.360kadryiplace.pl/wyprobuj-program-do-kadr-online/

Dodatkową zaletą jest fakt, że program działa online, masz zatem dostęp do danych z każdego miejsca na świecie, a dokumenty są bezpieczne, nie ulegną zniszczeniu i zawsze łatwo je znajdziesz.

Program przypomni Ci o koniecznych badaniach lekarskich czy szkoleniach BHP dla Twoich pracowników, zamiast pamiętać te wszystkie daty, możesz się bardziej skupić na swojej firmie.
 

Zanim dopuszczenie do pracy, jeszcze badania lekarskie…
 

Podpisanie umowy nie pozwala jeszcze na dopuszczenie pracownika do wykonywania zleconych mu obowiązków. Jak czytamy w art. 229 § 4 KP, pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.

Co to oznacza dla przedsiębiorcy? W pierwszej kolejności musi on podpisać z wybraną placówką medycyny pracy umowę o sprawowanie opieki profilaktycznej nad pracownikami. Umowa taka zawierana jest minimum 1 rok.

Jeżeli kontrakt został podpisany, należy skierować pracownika na wykonanie odpowiednich badań. Badania te wykonywane są na koszt pracodawcy. Za badania dodatkowe (niewymagane na danym stanowisku i nieznajdujące się w skierowaniu) płaci już pracownik z własnej kieszeni.
Wizyta u lekarza medycyny pracy powinna odbyć się w godzinach pracy. Pracownik przy tym zachowuje prawo do wynagrodzenia za ten czas.

… oraz szkolenie BHP
 

Jeżeli nie ma przeciwskazań do wykonywania przez pracownika zleconych mu zadań, czas przeszkolić go z bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z art. 237(3) § 2 KP pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy.

Szkolenie BHP składa się ze:

• szkolenia wstępnego (ogólnego),
• szkolenia stanowiskowego.

Instruktaż wstępny ma na celu zapewnić pracownikowi zapoznanie się z podstawowymi przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy zawartymi w KP, układach zbiorowych pracy oraz regulaminach pracy, a także z zasadami udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku. Szkolenie to odbywają wszyscy pracownicy w takim samym zakresie, bez względu na rodzaj wykonywanych zadań.

Z kolei instruktaż stanowiskowy ma za zadanie zapoznać pracownika z czynnikami środowiska pracy występującymi na jego stanowisku oraz z ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną przez niego pracą, sposobami ochrony przed zagrożeniami oraz metodami bezpiecznego wykonywania pracy na tych stanowiskach.

Szkolenie stanowiskowe nie jest przeznaczone dla każdego pracownika. Przeprowadza się go dla osób zatrudnionych na określonym stanowisku, tj.:

• pracowników zatrudnianych na stanowisku robotniczym oraz innym, na którym występuje narażenie na działanie czynników szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych,
• uczniów odbywających praktyczną naukę zawodu oraz studentów odbywających praktykę studencką.

Ważne! Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane jedynie w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.
 

Zatrudnienie pracownika – sporo informacji do przekazania
 

Po przeprowadzeniu badań oraz szkolenia BHP, pracownik w końcu może skupić się na swojej pracy. Dla pracodawcy nie oznacza to jednak koniec obowiązków do wypełnienia, w szczególności tych informacyjnych.

Maksymalnie w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy (nie zaś od dnia zatrudnienia), pracodawca musi przekazać pracownikowi, w formie papierowej lub elektronicznej (np. na pracowniczą skrzynkę email), informacje w przedmiocie:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
• w przypadku pracy zmianowej — zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy — zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje — nazwie takich organów lub instytucji,
• w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy — terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Ponadto, w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracownik musi zostać zawiadomiony o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Pracownika trzeba zgłosić
 

Zatrudnienie pracownika wiąże się z obowiązkiem odprowadzania składek do ZUS oraz podatku dochodowego do urzędu skarbowego. Stąd też fakt zawarcia umowy o pracę powinien być zgłoszony.

Jeżeli chodzi o Zakład Ubezpieczeń to przedsiębiorca powinien zgłosić pracownika do ZUS w ciągu 7 dni, licząc od dnia zawarcia umowy o pracę. Zgłoszenia dokonuje się na druku ZUS ZUA. Składki powinny być opłacane przez pracodawcę do 20. dnia każdego miesiąca.

Prócz składek społecznych i zdrowotnych, pracodawca odprowadza za pracownika również podatek dochodowy (z wyjątkiem osób do 26 roku życia, którzy korzystają z ulgi dla młodych). W tym celu nie musi on specjalnie zgłaszać tego w urzędzie. Musi on natomiast do 20. dnia każdego miesiąca rozliczyć się z fiskusem – wystarczy tu jedynie przelew na rachunek bankowy organu. Z kolei po zakończeniu roku pracodawca sporządza tzw. deklarację roczną o dochodach podatnika na formularzu PIT-11 oraz PIT-4R, w którym wskazuje przesłane zaliczki na podatek dochodowy. Deklaracje należy przesłać organowi skarbowemu do końca stycznia roku następnego.

Zatrudnienie pracownika – należy prowadzić akta pracownicze
 

Na koniec zostaje jeszcze jedna kwestia – ta związana z dokumentacją osobową pracowników. Jest to obowiązek związany nie tylko z zatrudnieniem pracownika, ale z całym okresem jego pracy.

Pracodawca jest zobligowany do prowadzenia akt pracowniczych dla każdej z osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w jego firmie. Akta te składają się z pięciu części.

• w części A przechowuje się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie,
• część B dotyczy dokumentów związanych z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia,
• w części C gromadzone są dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, jak na przykład rozwiązanie umowy o pracę czy odpis świadectwa pracy,
• część D przeznaczona jest na dokumenty związane z ukaraniem pracownika lub poniesieniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej,
• część E to miejsce, w którym gromadzi się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości przeprowadzoną przez pracodawcę lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, a także potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników w organizacji.

Ale w tym pomoże Ci program online 360 Kadry i płace. W programie bowiem jest już ujęte wszystko co musisz wypełnić, wystarczy tylko wprowadzić dane!