Do głównych zadań biura rachunkowego należą niezmiennie prowadzenie ksiąg podatkowych, kadr i płac, wyliczanie składek ZUS i zaliczek na podatek oraz sporządzanie deklaracji podatkowych. Czynności te moglibyśmy nazwać core’em usług świadczonych na rzecz zleceniodawców.

Jednak dzisiejsi przedsiębiorcy potrzebują czegoś więcej. Przy obecnej dynamice działalność reaktywna, czyli dokumentowanie przeszłych zdarzeń gospodarczych, jest niewystarczająca. Konieczne jest działanie proaktywne, które pomoże prowadzącym biznes w podejmowaniu mądrych decyzji, bazując na rzetelnych i aktualnych danych, wspomaganych przez nowoczesną technologię.
 

Doradztwo
 

Na pierwszy ogień wysuwa się tu szeroko pojęte doradztwo, począwszy od podatkowego, ale też wsparcie prawne czy rachunkowość zarządcza. Zacznijmy od doradztwa podatkowego. Na wstępie warto zaznaczyć, że zawód doradcy podatkowego jest (w przeciwieństwie do zawodu księgowego) regulowany. Oznacza to, że mogą go wykonywać jedynie osoby, spełniające określone wymogi.

Biura rachunkowe nie mogą zatem świadczyć tego typu usług, chyba że są prowadzonewspółprowadzone przez osoby posiadające odpowiednie uprawnienia lub współpracują z nimi. Doradca podatkowy może pomóc przedsiębiorcy w mądrym planowaniu i zarządzaniu ryzykiem podatkowym, doradztwie w zakresie międzynarodowych aspektów podatkowych, jak również może reprezentować firmę przed organami podatkowymi.
 

Wsparcie prawne
 

Wsparcie prawne jest kolejnym ważnym aspektem z perspektywy przedsiębiorcy. Spośród wielu kluczowych obszarów związanych z zarządzaniem prawnymi aspektami działalności firmy wymienić możemy tutaj: doradztwo prawne w zakresie zakładania firmy (np. spółka z o.o., spółka akcyjna) – kolejny krok po wizycie u doradcy podatkowego, przygotowywanie i negocjowanie umów, doradztwo przy restrukturyzacji i przekształceniach firmy, doradztwo w zakresie prawa pracy czy reprezentacja w sporach sądowych.

Warto w tym miejscu nadmienić, że biuro rachunkowe, które na stałe współpracuje z doradcą podatkowym i kancelarią prawną może część tych konsultacji, dotyczącą bieżącej obsługi księgowej, przeprowadzić we własnym zakresie w ramach bieżącej obsługi księgowej. Minimalizuje to prawdopodobieństwo popełnienia ewentualnej pomyłki w rozliczeniach. Do niektórych, skomplikowanych zdań jak restrukturyzacje i przekształcenia, dobra współpraca na linii doradca podatkowy – prawnik – biuro rachunkowe jest wręcz niezbędna.
 

Rachunkowość zarządcza
 

Ostatnim aspektem związanym z doradztwem, nad którym chciałbym się pochylić, jest rachunkowość zarządcza. Jeszcze do niedawna zarezerwowana dla dużych przedsiębiorstw i korporacji. Obecnie, coraz bardziej pożądana i dostępna dla MŚP. Nie wyłączając z tego mikroprzedsiębiorców. Rachunkowość zarządcza to specjalistyczna dziedzina rachunkowości, która koncentruje się na dostarczaniu informacji finansowych i niefinansowych, które wspierają właścicieli firm i menedżerów w podejmowaniu decyzji dotyczących zarządzania przedsiębiorstwem.

W czym może pomóc rachunkowość zarządcza? Np. w planowaniu i budżetowaniu, kontroli kosztów, podejmowaniu decyzji inwestycyjnych, zarządzaniu ryzykiem. Rachunkowość zarządcza bazuje między innymi na danych, które za sprawą bieżącej obsługi posiada biuro rachunkowe. Pojawia się więc pytanie, jak uzyskać dostęp do tych danych i jak z nich efektywnie korzystać? Wszak nie każdy potrafi „czytać” konta księgowe.

Z pomocą przychodzi nam tutaj aplikacja do zarządzania biznesem i do współpracy z biurem rachunkowym. Nowoczesna aplikacja, a raczej cała platforma webowa plus aplikacja na komórkę, udostępniona przedsiębiorcy przez biuro rachunkowe, dostarcza wielu przydatnych funkcji.

Poszczególne moduły umożliwiają między innymi przesyłanie dokumentów do biura i wystawianie faktur sprzedaży. Elektroniczne przesyłanie dokumentów do biura to w czasach pocovidowych standard. Jednak używanie do tego celu specjalnej aplikacji umożliwia późniejszy dostęp 24/7 do wszystkich uprzednio przesłanych dokumentów, filtrując je po słowach kluczowych.

Aplikacje tworzone przez renomowanych, zewnętrznych producentów oprogramowania takich jak np. Saldeo SMART są nieustannie rozwijane i przeważnie dostarczają wielu funkcji niedostępnych dla dedykowanych aplikacji tworzonych na zlecenia biur rachunkowych. Elektroniczny obieg dokumentów, automatyzacja rozrachunków z wykorzystaniem AI czy bieżący podgląd wyliczonych przez biuro podatków i składek do tylko niektóre z nich.

Na koniec wróćmy jeszcze do wspomnianej wcześniej rachunkowości zarządczej. Nowoczesna platforma/aplikacja powinna oferować szereg raportów takich jak struktura kosztów z podziałem na kontrahentów czy kategorie, które umożliwia przedsiębiorcy lepszy wgląd w przepływy pieniężne w jego firmie. Te dane w połączeniu z rachunkiem kosztów bazującym na mądrze zdefiniowanym z księgową zapisem kont analitycznych oraz zaplanowanym wcześniej budżetem pozwalają na podejmowanie świadomych decyzji biznesowych i minimalizację ryzyka prowadzenia działalności.
 

Krok do przodu
 

Co jeszcze może zaoferować nowoczesne biuro rachunkowe? Np. outsourcing usług procesów HR. Do niedawna standardem było dzielenie przez tego samego pracownika biura rachunkowego obowiązków księgowej i kadrowej. Obecnie nowoczesne biura stawiają na specjalizację w danej dziedzinie i rozdzielają te role. Wykwalifikowany ekspert ds. kadr i płac zajmuje się już nie tylko zarządzaniem dokumentacją kadrową i naliczaniem wynagrodzeń oraz świadczeń.

Pomaga też przedsiębiorcy w wielu bardzo ważnych kwestiach takich jak raportowanie i analizy HR, wsparcie w procesach audytowych i kontrolnych, doradza przy tworzeniu polityki kadrowej i trzyma pieczę nad zgodnością działań z przepisami prawa pracy. Szeroki zakres obowiązków z zakresu Human Resources nie pozwala na łączenie tej funkcji z rolą księgowej, gdyż obie te role wymagają ogromnej ilości czasu i zaangażowania w rozwój związany z daną specjalizacją.

Skoro już o wspomniałem o rozwoju, to warto na koniec zaznaczyć jak ważny dla nowoczesnego biura rachunkowego, jest aspekt szkoleń oraz samodoskonalenia. Mam tu na myśli zarówno profesjonalne kursy z zakresu „twardej” wiedzy branżowej jak i rozwój kompetencji miękkich, takich jak zarządzanie sobą w czasie, asertywność czy empatia.

Gwarantuje to nie tylko rzetelne, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa prowadzenie ksiąg podatkowych i akt osobowych, ale też pomaga w zrozumieniu perspektywy przedsiębiorcy, pozwalając tym samym na lepsze wsparcie w podejmowaniu decyzji biznesowych.

Wszyscy doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, w jakim tempie potrafią zmieniać się w naszym kraju regulacje prawne. Świat podatków i kadr nie pozostaje tutaj wyjątkiem. Dlatego też tak ważne jest, by dzisiejsza firma księgowa kładła nacisk na kulturę ciągłego doskonalenia. Dotyczy to nie tylko pracowników, ale także i ich przełożonych, którzy poza wspomnianą wiedzą merytoryczną mogą (i powinni) rozwijać kompetencje związane z zarządzaniem, marketingiem czy też adaptacją nowych technologii.
 

Podsumowując
 

Rola biura rachunkowego w relacji z przedsiębiorcą wciąż się zmienia. Kompleksowa obsługa, w tym: doradztwo podatkowe i prawne, rachunkowość zarządcza i HR są kluczowymi aspektami pozwalającymi na skuteczną i efektywną współpracę z biznesem.

Warto wspierać się nowoczesnymi rozwiązaniami technologicznymi, przykładowo: internetową platformą obsługi i aplikacją mobilną, które nie tylko usprawniają kontakt z biurem, ale też coraz częściej umożliwiają lepsze zarządzanie finansową stroną przedsiębiorstwa. I wreszcie rozwój – jako kluczowy aspekt rzetelnej i profesjonalnej obsługi.
 

Autor: dyrektor ds. innowacji i rozwoju w Tax Office Biuro Rachunkowe www.linkedin.com/in/mrolewicz
www.taxoffice.pro