5 barier na drodze do automatyzacji
W trakcie moich rozmów z przedsiębiorcami, którzy borykają się z niską sprzedażą, często pojawia się jeden wspólny mianownik – przewaga manualnych procesów nad zautomatyzowanymi w ich firmach. Kiedy pytam, dlaczego nie zdecydowali się na automatyzację, słyszę różnorodne argumenty. Poniżej przedstawiam pięć najczęściej powtarzających się powodów. Czy podpisujesz się pod którymś, szanowny czytelniku?
1. Koszty wdrożenia i utrzymania
Jednym z głównych powodów ostrożnego podejścia do automatyzacji jest obawa przed wysokimi kosztami początkowymi. To prawda, tradycyjne systemy do automatyzacji procesów biznesowych rzeczywiście wymagały znacznych nakładów na sprzęt, oprogramowanie i infrastrukturę IT, co stanowiło poważne obciążenie dla wielu firm.
Rozwój nowych technologii np. technologii low-code / no-code znacząco zmienił tę sytuację, ponieważ te innowacyjne rozwiązania znacząco zmniejszają zapotrzebowanie na wysokospecjalistyczne usługi programistyczne, upraszczają integrację nowych rozwiązań z istniejącymi często złożonymi ekosystemami technologicznymi i znacząco skracają czas wdrożenia.
W efekcie firmy, które zdecydują się na automatyzację opartą na nowych technologiach, nie tylko osiągają szybszy zwrot z inwestycji, zyskują także większą elastyczność w dostosowywaniu się do zmian na rynku. Automatyzacja przestaje być kosztownym wyzwaniem, a staje się impulsem do szybszego rozwoju.
2. Skomplikowane procesy biznesowe
Kolejnym czynnikiem niechęci do automatyzacji wśród przedsiębiorców jest złożoność (często pozorna) procesów biznesowych w ich organizacjach. Obawiają się oni, że próba ich automatyzacji może doprowadzić do chaosu, błędów i zakłóceń w codziennym funkcjonowaniu, albo nawet do utraty kontroli nad niektórymi procesami.
Dobrym punktem wyjścia w tej sytuacji jest rozpoczęcia automatyzacji od prostych w swojej strukturze i logice procesów administracyjnych. Jak pisałem w artykule pt. Czy automatyzacja sprzedaży może zwiększyć zyski firmy i zadowolenie klientów? (Gazeta MŚP lipiec 2024) – przykładem takiego procesu jest proces tworzenia spersonalizowanych ofert handlowych lub proces reklamacyjny.
Automatyzacja tych procesów szybko przyniesie wymierne korzyści finansowe, a odniesiony sukces zbuduje pewność siebie wśród załogi, pokazując, że automatyzacja jest możliwa i przynosi realne efekty. Dostarczy też cennych doświadczeń na przyszłość, które będą cenne przy automatyzacji bardziej skomplikowanych procesów.
3. Obawy związane z bezpieczeństwem danych
Automatyzacja wprawdzie przyspiesza, ale napotyka na coraz większe przeszkody w sferze cyberbezpieczeństwa i prywatności. Digitalizacja i centralizacja danych, niezbędna w procesie automatyzacji z jednej strony katalizuje efektywność zarządzania informacjami, z drugiej drastycznie zwiększa ryzyko cyberataków. Ten dwoisty charakter automatyzacji stawia przed przedsiębiorcami palące wyzwanie: jak zrównoważyć innowację z bezpieczeństwem w erze cyfrowej transformacji?
Aby przeciwdziałać tym zagrożeniom, niezbędne jest wdrożenie kompleksowej strategii cyberbezpieczeństwa, obejmującej zarówno aspekty techniczne, organizacyjne, jak i ludzkie. Szczególną wagę należy przywiązać do aspektu ludzkiego. Nawet najbardziej nowoczesne technologie okażą się niewystarczające, jeśli pracownicy nie będą świadomi i zaangażowani w sprawy związane z bezpieczeństwem.
4. Obawy pracowników przed zmianami
Kolejnym, a być może najważniejszym, czynnikiem hamującym wdrożenie automatyzacji procesów jest opór pracowników. Ludzie z natury obawiają się zmian, szczególnie tych, które mogą zagrozić ich pozycji zawodowej. Automatyzacja często budzi wśród pracowników lęk, ponieważ postrzegają ją jako zagrożenie dla swojej roli w organizacji, co prowadzi do aktywnego przeciwstawiania się jej wdrożeniu.
Obawy te nie ograniczają się jedynie do pracowników szeregowych; menedżerowie średniego szczebla również mogą obawiać się, że automatyzacja osłabi ich pozycję w strukturze organizacyjnej.
Przezwyciężenie tego oporu wymaga znaczących zmian kulturowych i organizacyjnych, co stanowi poważne wyzwanie dla wielu firm. Kluczowe jest prowadzenie transparentnej i konsekwentnej komunikacji, która pomoże pracownikom zrozumieć cele automatyzacji oraz jej wpływ na ich codzienną pracę. Istotne jest jasne pokazanie, że automatyzacja nie zagraża ich przyszłości, ale raczej otwiera nowe możliwości rozwoju i zdobycia cennych kompetencji, niezbędnych we współczesnym świecie pracy.
To zadanie spoczywa przede wszystkim na przedsiębiorcach, którzy wspólnie z menedżerami powinni odgrywać rolę ambasadorów zmian. Ich rola polega na zapewnieniu zespołom wsparcia oraz niezbędnych szkoleń, co ułatwi adaptację do nowych warunków i pełne wykorzystanie potencjału, jaki niesie ze sobą automatyzacja.
5. Brak wiedzy i doświadczenia
Przekonanie, że wdrożenie i utrzymanie systemów automatyzacji wymaga specjalistycznej wiedzy z zakresu IT, analizy danych czy inżynierii procesów, stanowi kolejną poważną barierę dla ich powszechnego zastosowania. Jednak w obliczu dynamicznego postępu technologicznego, takie podejście staje się przestarzałe.
Nowoczesne technologie, takie jak np. low-code/no-code, rewolucjonizują ten obraz, oferując intuicyjne narzędzia do tworzenia aplikacji biznesowych bez konieczności głębokiej znajomości kodowania. Umożliwiają skupienie się na istocie biznesowych wyzwań, a nie na technicznych szczegółach. Co więcej, narzędzia te posiadają wbudowane funkcje analityczne, które ułatwiają monitorowanie i optymalizację wydajności procesów.
W rezultacie automatyzacja staje się dostępna dla szerszego grona przedsiębiorstw. Ten trend napędza ich cyfrową transformację i wzmacnia kulturę ciągłego udoskonalania procesów. W efekcie przedsiębiorstwa zyskują elastyczność — szybciej reagują na zmiany rynkowe i osiągają lepsze rezultaty. Innowacje te otwierają nowe możliwości, pozwalając firmom nie tylko adaptować się, ale i wyprzedzać konkurencję.
Podsumowanie
Chociaż trudno jest przewidzieć, jak szybko to się stanie, faktem jest, że automatyzacja jest nieunikniona. Firmy, które jako pierwsze wdrożą automatyzację procesów biznesowych, będą miały przewagę nad tymi, które będą się ociągać.
Przedsiębiorco, niezależnie od tego, na jakim etapie cyfrowej transformacji znajduje się Twoja firma, warto rozważyć automatyzację procesów biznesowych. To otworzy nowe możliwości rozwoju dla Twojej firmy i zwiększy jej efektywność. Nie czekaj, tylko aktywnie podejdź do idei automatyzacji procesów biznesowych.
Jeśli chcesz przedyskutować któryś z powyższych punktów albo porozmawiać o tym, od którego procesu zacząć automatyzacje w swoje firmie napisz do mnie mejla, aby zarezerwować darmową 30-minutową rozmowę na ten temat.
Autor: praktyk i mentor sprzedaży B2B, pasjonat automatyzacji procesów.
Planujesz automatyzację procesów biznesowych w swojej firmie?
Umów się na darmowe konsultacje: tadeusz.woronowicz@flowdog.io
