Konstrukcja przepisów dotyczących wpłacania przez przedsiębiorców zaliczek na podatek dochodowy w systemie miesięcznym powoduje, że ostatniej w roku wpłaty zobowiązani są oni dokonać w podwójnej wysokości.

Ponieważ zazwyczaj jest to spory wydatek, a na wysokość tej wpłaty ma wpływ dochód osiągnięty przez podatnika w listopadzie, przedsiębiorcy starają się kształtować koszty i przychody podatkowe w tym miesiącu tak, aby kwotę zaliczki zminimalizować. W jaki sposób można to zrobić w zgodzie z obowiązującymi przepisami?

Optymalizacja przychodów

Zazwyczaj sposobu na zmniejszanie dochodów podatnicy upatrują we wzroście kosztów. Tymczasem dochód można optymalizować również poprzez minimalizowanie przychodów.

Koniec roku to okres, w którym przedsiębiorcy przedłużają stare kontrakty i zawierają nowe. Zarówno jedne, jak i drugie przewidują wykonanie świadczeń w przyszłych okresach sprawozdawczych. Nie oznacza to automatycznie, że przed ich wykonaniem przedsiębiorca nie otrzyma od kontrahentów żadnych należności. W zawieranych umowach warto zastrzec, że ewentualne należności wpłacone przed wykonaniem umówionego świadczenia stanowią zaliczkę (zadatek, przedpłatę) na poczet ceny. W takim przypadku kwoty należności otrzymanych od kontrahentów w listopadzie nie będą stanowiły przychodów tego miesiąca. Z art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o pdof wynika bowiem, że za przychody z działalności gospodarczej nie uważa się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. 
@@

Jeżeli chodzi o przychody, to pewne pole manewru mają również podatnicy świadczący usługi o charakterze ciągłym, gdyż mogą sami ustalać okres, w którym następować będzie rozliczenie wykonanych usług. U nich datą powstania przychodu jest ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze (art. 14 ust. 1e ustawy o pdof). Jeżeli zatem ustalą, że termin rozliczenia przypadnie nie na listopad, a na grudzień, to z uzyskanego z tego tytułu przychodu rozliczą się dopiero w zeznaniu podatkowym składanym w następnym roku.

Roczne podsumowanie i bonusy dla pracowników

Zwyczajowo w grudniu pracodawcy organizują firmowe spotkania podsumowujące mijający rok. Tymczasem drobny zabieg polegający na przesunięciu takiego spotkania na listopad i wcześniejszym poniesieniu związanych z nim wydatków, może obniżyć wysokość ostatniej zaliczki.

Wydatki na doroczną imprezę sfinansowane środkami obrotowymi mogą stać się kosztem podatkowym pod warunkiem, że priorytetem na takim spotkaniu będzie cel motywacyjno-integracyjny pracowników, a nie jedynie konsumpcja lub przebywanie w swojej obecności. Wówczas do kosztów listopada pracodawca zaliczy wydatki na poczęstunek, część rozrywkową oraz nagrody wręczane zwyczajowo wyróżniającym się pracownikom.

Z uwagi na ostatnią zaliczkę warto też przyspieszyć termin przyznania pracownikom bożonarodzeniowych bonów towarowych i paczek świątecznych. Jeżeli przedsiębiorca zakupi je ze środków obrotowych, a ich wartości nie zróżnicuje ze względu na sytuację życiową pracowników, wówczas wydatki na ten cel, jako poniesione na rzecz pracowników a niestanowiące działalności socjalnej, o której mowa w art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o pdof, będą podlegały zaliczeniu do kosztów podatkowych listopada.

Odnowienie starych środków trwałych...

Kolejnym legalnym sposobem zmniejszenia omawianej zaliczki jest przeprowadzenie w listopadzie remontów środków trwałych.

Remont ma na celu podtrzymanie lub odtworzenie wartości użytkowej środków trwałych i jest rodzajem konserwacji bądź naprawy. Stąd remontem są działania przywracające pierwotny stan techniczny i użytkowy takiego składnika majątku, w tym również polegające na wymianie zużytych składników technicznych. Dla uznania danych czynności za remont nie ma znaczenia kryterium wartościowe. Jednocześnie do przeprowadzenia remontu mogą być stosowane materiały odpowiadające aktualnym standardom technologicznym.

W odniesieniu do sposobu rozliczania w kosztach istnieje zasadnicza różnica pomiędzy nakładami ponoszonymi na remont i na ulepszenie środków trwałych. Wydatki remontowe podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia. Natomiast ulepszenie niesie ze sobą przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację środka trwałego powodujące wzrost jego wartości użytkowej (art. 22g ust. 17 ustawy o pdof). Jeżeli tego typu nakłady w skali roku nie przekraczają kwoty 3.500 zł, wówczas można je rozliczyć w kosztach tak jak wydatki na remont. Jeśli natomiast kwotę tę przekraczają, wówczas podlegają rozliczeniu w kosztach wyłącznie poprzez odpisy amortyzacyjne.

... i zakup nowych

Grudniową zaliczkę można również obniżyć nabywając najpóźniej w listopadzie nowe środki trwałe.

W tym roku na obniżaniu ostatniej zaliczki poprzez nabycie środków trwałych szczególnie mogą zyskać podmioty uprawnione do tzw. jednorazowej amortyzacji, czyli mali podatnicy oraz podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą. Mają oni prawo zaliczyć w koszty wydatki na nabycie środków trwałych do wysokości nieprzekraczającej równowartości 100.000 euro. Nad tą możliwością podmioty uprawnione powinny się zastanowić szczególnie z uwagi na fakt, że to ostatni moment na skorzystanie z tego przywileju w ramach zwiększonego limitu. W 2011 r. limit jednorazowej amortyzacji zmniejsza się bowiem o połowę i będzie wynosił 50.000 euro w skali roku.

Z uwagi na listopadową zaliczkę ważne jest to, że z jednorazowego odpisu przedsiębiorcy mogą skorzystać już w miesiącu, w którym środki zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych.

Bezpośrednio do kosztów lub poprzez jednorazowy odpis amortyzacyjny podatnicy mogą również zaliczyć w listopadzie wydatki na zakup składników majątku o wartości nieprzekraczającej 3.500 zł (oddanych do używania w listopadzie. W tym drugim przypadku taki składnik musi być wprowadzony do ewidencji środków trwałych.

Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa Nr 712 z dnia 2010-11-04