Rozliczanie projektów unijnych przypomina czasami prawdziwy horror. Można go nazwać ,,strzyżeniem owiec’’, a nieszczęsną owieczką jest oczywiście beneficjent. Często niestety na własne życzenie.

Zgodnie z polityką zrównoważonego rozwoju oraz przyjętą przez rząd Polski Strategią Rozwoju Kraju wszyscy potencjalni beneficjenci funduszy europejskich, w tym Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Funduszu Społecznego powinni ostatecznie rozliczyć swoje projekty do roku 2015. Zanim to jednak nastąpi - po euforii otrzymanych środków finansowych w ramach różnych programów operacyjnych -należy te środki prawidłowo wydać.

I w tym momencie beneficjenci częstokroć stają pod ścianą ze względu na brak do końca przemyślanej strategii wdrażania projektu vide – procedur jego rozliczania. Wiąże się z tym problem składania wniosków o płatności pośrednie lub wnioski o refundację w ramach danego projektu aby otrzymać od Instytucji Zarządzającej lub Wdrażającej upragnione euro. Pamiętać należy także o odpowiednich drukach oraz instrukcjach wypełniania powyższej dokumentacji, aby mieć zrefundowane poniesione środki finansowe lub otrzymać pomostowe finansowanie w postaci zaliczek. 
@@

Strzyżenie owiec, czyli koszty niekwalifikowane

Częstokroć czy to w ramach wdrażania dużych projektów infrastrukturalnych, np. w Programie Operacyjnym Infrastruktura i ¦rodowisko, czy w regionalnych programach operacyjnych zwrot środków finansowych poniesionych przez beneficjentów trwa od miesiąca, a w skrajnych sytuacjach nawet do kilkunastu miesięcy. Sezam refundacji i zaliczkowania w ramach finansowego rozliczania projektów z UE otwiera się zatem dla beneficjentów jedynie za magicznym zaklęciem, czytaj: dobrze zrozumianym kodem procedur rozliczeniowych.

Parafrazując znany bestseller „Milczenie owiec” trzeba zauważyć, że droga beneficjentów w rozliczaniu projektów z perspektywy lat 2007-2013 jest usłana wieloma niebezpieczeństwami, tak jak głównych bohaterów powyższego dzieła. Zadać należy sobie pytanie – jakich niebezpieczeństw możemy jako beneficjenci się spodziewać? Przede wszystkim należy w tym miejscu wspomnieć o ratowaniu przez beneficjentów swojej skóry, aby nie zostać zbyt dogłębnie przystrzyżonym z własnych środków niczym przysłowiowa owca. Co z tym się wiąże, to na pewno brak kontroli nad zaprogramowanymi kosztami lub poniesionymi wydatkami, które z natury rzeczy nie kwalifikują się do uznania za kwalifikowane w ramach projektu. Pamiętać należy o katalogu wszelkich możliwych wydatków, jakie możemy ponieść jako przyszli beneficjenci, które są enumeratywnie wskazane w poszczególnych uszczegółowieniach danych programów operacyjnych, aby mogły zostać ostatecznie uznane za kwalifikowane.

Kontroli ci u nas dostatek

Należy tutaj wskazać także wszelkiego rodzaju zagrożenia związane z możliwością utratą unijnych środków - począwszy od uchybień lub nadużyć w sferze lub obszarze tzw. obszarów newralgicznych w ramach realizacji projektu. Obszarami tymi są: zamówienia publiczne, pomoc publiczna, dokumentacja środowiskowa (OOS), dokumentacja budowlana. Są to główne obszary badawcze weryfikowane przez instytucje kontroli w ramach całego systemu zarządzania funduszami UE w Polsce. Możemy tu wskazać jako instytucję nadrzędną Ministerstwo Rozwoju Regionalnego w charakterze Instytucji Zarządzającej (IZ) wszelkimi funduszami UE na lata 2007-2013, która może delegować swoje uprawnienia na szczeble regionalne, w tym przypadku na zarządy województw w ramach RPO. Oprócz powyższych instytucji mamy także szereg pośrednich instytucji kontrolnych, które strzegą prawidłowości wydatkowania środków z budżetu UE.

Możemy tu wskazać urząd kontroli skarbowej jako wytypowane jednostki organizacyjne Ministerstwa Finansów, w tym bezpośrednio wykonujące zadania Głównego Inspektora Kontroli Skarbowej (GIKS) jako instytucji audytowej. Dodatkowo w całym systemie występuje także instytucja pośrednicząca w certyfikacji wydatków (IPOC), która w programach regionalnych wykonuje zadania zlecone przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Wykonuje je w ramach kompetencji wojewody – urzędów wojewódzkich. Są także ogólne państwowe organy wskazane do weryfikacji poprawności wydatkowania środków unijnych, wszak publicznych - Najwyższa Izba Kontroli oraz wszelkie organy ścigania. Nasuwa się pytanie, po co tyle instytucji kontrolno-weryfikujących w ramach wdrażania i rozliczania projektów UE? Odpowiedź jest oczywista, a mianowicie cały system zarządzania został tak skonstruowany, aby wszelkie możliwe nadużycia oraz uchybienia były wyłapywane na trzech szczeblach zatwierdzania, poświadczania i ostatecznego certyfikowania wydatków przez UE. Beneficjenci, aby nie zostać mimowolnymi ofiarami zbyt dogłębnego ,,strzyżenia owiec” w ramach całego powyższego systemu weryfikacyjnego powinni dobrze dokumentować kolejne kroki wdrażania, a tym bardziej rozliczania projektów. Skupić tu należy całą swoją uwagę i wiedzę na aspektach kontrolnych obszarów newralgicznych w ramach projektów, w tym kategoryzacji i kwalifikacji naszych wydatków kwalifikowanych.

Certyfikacja i liść laurowy

Aby całkowicie odetchnąć z ulgą jako beneficjent, który ostatecznie się rozliczył w ramach zawartej umowy z instytucja zarządzająca i wdrażającą musimy zostać ,,zcertyfikowani’’ w ramach składanych deklaracji poświadczeń wydatków naszego projektu. Problem dotyczy nie tylko stu procent wszystkich płatności, ale także, a może przede wszystkim osiągnięcia przez nas jako beneficjentów zakładanych w aplikacjach efektów rzeczowych, tzw. wskaźników produktu i rezultatu. Pamiętajmy, że wskazany przez nas produkt będzie to wytworzony środek trwały lub świadczona usługa w ramach projektu, która będzie oddziaływać swoim zasięgiem i zakresem na docelowych i pośrednich użytkowników beneficjentów tego produktu. Rezultatem będzie natomiast skala i zasięg oddziaływania produktu lub usługi w ramach projektu na docelowych użytkowników lub pośrednich beneficjentów tego produktu. Aby całkowicie zrealizować zakładane cele oraz funkcje naszego projektu będziemy musieli wykazać przed instytucją zarządzającą osiągnięcie podanych przez nas wskaźników. I w tym miejscu zaznaczyć należy, że może zacząć się problem odnośnie szybkiego i bezproblemowego rozliczenia naszego projektu. Będzie to związane ze zbyt optymistycznym założeniem z naszej strony odnośnie możliwości osiągnięcia w określonym czasie, przy określonych warunkach administracyjno-prawnych i technicznych naszych docelowych wskaźników produktu i rezultatu. Pamiętajmy, że to my jako beneficjenci zobowiązujemy się rozliczyć określoną i przyznaną nam pulę środków finansowych w określonym przez nas czasie – vide aplikacja i umowa o dofinansowanie projektu, w postaci wytworzenia produktu i osiągnięcia rezultatu.

Trzeba tu wspomnieć, że rezultat zwykle jest osiągamy później niż wytwarzany produkt w ramach projektu. Nie zmienia to jednak faktu, że aby się całkowicie rozliczyć w ramach umowy musimy osiągnąć obydwa wskaźniki. Ujmując w sposób liniowy rozliczenia naszego projektu możemy je przyrównać do wzoru: 100 proc. środków otrzymanych z UE powinno być wydanych w czasie X - maksymalnie do 2015r. - i powinny równać się one zapisanym w umowie wskaźnikom produktu i rezultatu. Innymi słowy, 100 procent dofinansowania z UE= 100 proc. produktu i rezultatu. Co jednak wtedy, jeżeli nam jako beneficjentom nie uda się rozliczyć ze 100 proc. efektów produktu i rezultatu? W przypadku badania trwałości projektu w terminie pięciu lat od zakończenia finansowej realizacji projektu może nas czekać konieczność proporcjonalnego zwrotu części środków, które mogą zostać wtedy uznane za niekwalifikowane. Będzie to zależeć od instytucji zarządzających, które będą dopowiadać przed Komisją Europejską za finalne zamknięcie i rozliczenie danego projektu w skali regionu i kraju. Beneficjent w tym momencie będzie miał otwartą drogę prawną - sądową w stosunku do instytucji zarządzającej, która pierwotnie rozliczyła pozytywnie dany projekt, a następnie żąda od beneficjenta zwrotu części wydatków kwalifikowanych, które pierwotnie uznała za prawidłowe.

Tomasz Leszczyński
Ekspert ds. UE, właściciel firmy Euro Business Group, trener i wykładowca Europejskiej Grupy Doradczej

¬ródło: Fundusze Europejskie